No mundo dinâmico do Facility Management (FM), a procura de soluções eficazes é uma constante.

Às instalações e edifícios modernos é exigido que registem o máximo de uptime possível. Para tal, é necessário otimizar as operações de manutenção e evitar períodos de downtime — o tempo de inatividade não planeado custa até 50 mil milhões de dólares por ano em vários setores.

O papel da gestão da manutenção na redução do tempo de inatividade está bem fundamentado, com a manutenção preventiva eficaz a originar reduções nos custos e incrementos na produtividade.

Durante muito tempo, os sistemas de gestão de manutenção computadorizados (ou CMMS, de Computerised Maintenance Management System) estabeleceram a referência para a gestão da manutenção, juntando várias funcionalidades de organização e controlo da manutenção numa única solução de software.

Mas, à medida que as empresas evoluem, evoluem também as suas necessidades. As soluções de ponta, como as plataformas inteligentes de gestão de manutenção (IMMP), oferecem aos facility managers novas oportunidades de melhorarem o desempenho dos seus edifícios e ativos.

Neste artigo, dizemos-lhe por que razão cada vez mais profissionais de FM estão a deixar de usar os CMMS.

CMMS: o status quo

Os CMMS são um elemento essencial na gestão das tarefas de gestão de manutenção.

Este software específico é um dos pilares da indústria, criado para ajudar os facility managers a gerir, coordenar e acompanhar uma vasta gama de ações de manutenção e ordens de trabalho.

Embora ter um software CMMS seja uma melhoria significativa em comparação com a não utilização de qualquer software de gestão da manutenção, as pressões atuais têm alimentado o desenvolvimento de novas ferramentas.

Os edifícios e a tecnologia são agora mais complexos; as expectativas dos clientes e dos consumidores estão a aumentar e os regulamentos relativos à qualidade, segurança e sustentabilidade estão a tornar-se cada vez mais rigorosos.

As limitações de um CMMS envelhecido

O software CMMS existe há décadas e começam a ser visíveis algumas limitações:

  • Flexibilidade limitada: as soluções CMMS oferecem frequentemente opções de personalização limitadas, o que torna difícil para as empresas adaptarem o sistema às suas necessidades específicas.
  • Tecnologia desatualizada: em comparação com soluções mais atuais, como as plataformas inteligentes de gestão de manutenção (IMMP), a tecnologia CMMS apresenta-se algo ultrapassada.
  • Reativo em vez de proactivo: de acordo com vários estudos, o CMMS é frequentemente mais adequado para questões de manutenção reativa do que para a manutenção preventiva que reduz custos e aumenta a produtividade.
  • Interface complexa: algumas soluções CMMS oferecem uma curva de aprendizagem acentuada devido às suas interfaces complexas, o que pode pôr em causa a utilização eficiente pelos colaboradores.
  • Problemas de integração: as soluções CMMS mais antigas podem não integrar facilmente com outros sistemas ou software, limitando as oportunidades de partilha de dados.
  • Análise inadequada: embora os CMMS possam registar e armazenar dados de manutenção, muitas vezes não dispõem de capacidades analíticas robustas para a tomada criteriosa de decisões.
  • Preocupações com a escalabilidade: à medida que uma empresa cresce e evolui, um CMMS pode não ser capaz de acompanhar e escalar eficazmente, não satisfazendo as crescentes exigências da gestão de manutenção.

“Estávamos a utilizar um sistema diferente, que era suportado por folhas de cálculo Excel e que entregava cerca de 200 ordens de trabalho por semana. Agora, estamos a entregar 2000 — e isto apenas no âmbito da manutenção reativa.”

— Mike Robinson, Director of Business Development na Penguin FM

Colocou-se então a questão: e se pudéssemos levar o CMMS mais longe? E se houvesse uma forma de igualar estes benefícios impressionantes e de os desenvolver?

É exatamente isso que as IMMP fazem.

A ascensão das plataformas inteligentes de gestão de manutenção

As plataformas inteligentes de gestão da manutenção (ou IMMP, de Intelligent Maintenance Management Platform), como a Infraspeak, evoluíram para aliviar as limitações dos CMMS tradicionais. Fornecem aos facility managers mais ferramentas e flexibilidade, mas sem os sobrecarregar com interfaces demasiado complicadas.

Uma IMMP não é apenas uma versão avançada de um CMMS — significa antes uma mudança de paradigma.

As IMMP libertam-no do “sistema de registos” estático que caracteriza os CMMS.

E vão para além da simples gestão de manutenção — oferecem integração IoT, análise de dados através de AI (Inteligência Artificial) e integrações de software.

“A utilização da Infraspeak permite-nos controlar os tempos e os custos de todas as nossas intervenções, permite-nos ter uma visão global do que está a acontecer em cada uma das tarefas de manutenção dos nossos operadores.”

— Danyel Guzmán, CEO da Verdtical

Naturalmente, também são capazes de processar aspetos básicos, como a programação da manutenção preventiva e reativa e a gestão das ordens de trabalho.

É importante salientar que as IMMP não pesam na carga tecnológica do facility manager. Pelo contrário, os utilizadores referem que são sistemas mais fáceis de utilizar, o que é excelente para formar rapidamente os colaboradores e delegar tarefas a não profissionais de IT.

“A Infraspeak estar baseada na nuvem significa que posso aceder ao sistema em qualquer lugar, desde que tenha uma ligação à internet. Isto é inestimável para a minha equipa, uma vez que podem comunicar a necessidade de recursos através de imagens na app, assegurando uma boa qualidade do trabalho da equipa, podem relatar falhas e tarefas concluídas e carregam imagens, dando uma grande visibilidade remota a mim e à minha equipa. A plataforma é fácil de utilizar e a configuração foi apoiada pela equipa de integração a cada passo do processo. As visitas ao local e a formação da equipa foram bem conduzidas e conto com a adesão coletiva de técnicos e utilizadores de relatórios, tornando todas as tarefas visíveis e registadas para referência futura.”

— Mike Kelley, Maintenance Manager na Sundeala

As vantagens das IMMP

As IMMP utilizam eficazmente tecnologias avançadas como AI e IoT (Internet of Things).

Tal permite que as IMMP recolham e analisem dados diversificados e abrangentes de manutenção e ordens de trabalho, transformando-os em informações e sugestões valiosas, que podem ser colocadas em prática. Aproveite os seus dados para reduzir custos e melhorar o desempenho das suas instalações. Os seus clientes e consumidores vão agradecer-lhe por isso!

Eis algumas das principais características das IMMP:

Interface dinâmica e flexível

As IMMP funcionam como sistemas de manutenção dinâmicos, que funcionam em tempo real — um verdadeiro sistema de inteligência.

Isto significa que são muito mais adaptáveis e reativas às necessidades operacionais em mudança do que os antigos CMMS. Além disso, pode utilizar uma IMMP para criar as suas próprias soluções otimizadas, não estando preso a uma interface complicada e a funcionalidades excessivas.

Automatização: simplifica as tarefas de manutenção

As IMMP oferecem funcionalidades baseadas em AI, tais como alertas semanais e relatórios automáticos de avarias.

Isto não só alivia a carga de trabalho do pessoal de manutenção, permitindo-lhes concentrar-se em tarefas mais importantes, como aumenta significativamente a produtividade em todas as operações de manutenção.

Integração: elimina o fosso entre sistemas

Uma das vantagens distintivas das IMMP é a sua capacidade de se integrarem perfeitamente com outras ferramentas digitais e sistemas de hardware.

Esta interoperabilidade permite uma melhor partilha de dados e colaboração entre diferentes plataformas.

“Costumávamos utilizar três sistemas diferentes para gerir o nosso departamento de manutenção. Agora, é praticamente tudo feito na plataforma Infraspeak.”

— Mark Durrans, Maintenance and Service Manager na Rentec

“A Infraspeak tornou a vida muito mais fácil. Colocou tudo sob um único guarda-chuva, para que possamos gerir, criar relatórios, ver onde estamos a gastar dinheiro e onde podemos investir, numa única plataforma.”

— Jordan Tesfamichael, EL&N Londres

Um excelente exemplo é a integração com o software de contabilidade Xero. A integração com o Xero permite aos gestores de manutenção partilhar automaticamente faturas e dados de compra com o seu software de contabilidade.

Análise perspicaz para decisões baseadas em dados

As IMMP podem gerar relatórios automáticos sobre edifícios, utilities, ordens de trabalho e manutenção.

Isto não só otimiza o planeamento e a execução da manutenção, como também contribui para a eficiência dos custos e para uma gestão eficaz dos riscos. Utilize os seus dados para reduzir custos e melhorar o desempenho das suas instalações.

O papel das IMMP em diferentes setores

As IMMP são revolucionárias em vários setores, oferecendo uma abordagem inteligente e integradora à gestão de manutenção.

Acima de tudo são aplicáveis a uma ampla gama de setores e podem ser personalizadas tendo em conta diferentes fluxos de trabalho. Vejamos como as IMMP estão a reformular as operações em vários setores.

Retalho

Em ambientes de comércio, é crucial para clientes e consumidores manter os ativos a funcionar.

As unidades de retalho apresentam uma ampla variedade de sistemas, desde elevação (elevadores, escadas rolantes), unidades AVAC, iluminação, etc., que precisam de ser mantidos nas melhores condições.

Com uma IMMP, todos os dados de manutenção são agregados a um sistema centralizado, fornecendo informações valiosas sobre desempenho de ativos, custos de manutenção e taxas de conclusão de tarefas. Isto capacita os gestores para tomarem decisões baseadas em dados, o que faz aumentar a eficiência e reduzir os custos.

Serviços de instalação

No mundo dos serviços técnicos de instalação, é normal gerir muitos ativos diversos por vários edifícios e, frequentemente, distribuídos por diferentes indústrias ou setores.

Uma IMMP simplifica esse processo através de recursos avançados como a criação e a atribuição automatizada de ordens de trabalho, rastreamento de ativos em tempo real e relatórios inovadores.

As IMMP também garantem a conformidade regulamentar através da conservação meticulosa de registos e da gestão dos SLA (acordos de nível de serviço).

Hotelaria

A indústria hoteleira depende de uma boa manutenção. As IMMP agilizam os processos de manutenção, reduzindo a probabilidade de falha dos ativos e mantendo altos níveis de atendimento ao cliente.

Para além disso, altos padrões de manutenção estão associados a melhores avaliações por parte dos clientes e à uma maior taxa de fidelização.

As IMMP podem ainda funcionar de forma integrada com outros sistemas hoteleiros, permitindo uma visão holística das operações e a resolução rápida de problemas.

Saúde

No setor médico e de saúde, o downtime de ativos não é apenas um inconveniente — pode ser uma questão de vida ou morte. As IMMP permitem uma gestão de manutenção robusta, garantindo o máximo de tempo de atividade do equipamento médico, crucial para alcançar os resultados clínicos.

As IMMP dão ainda um apoio fundamental à conformidade com os rigorosos regulamentos de saúde, através do agendamento automatizado de inspeções, conservação de registos detalhados e manutenção oportuna de dispositivos médicos.

As IMMP no facility management virado para o futuro

A pressão para que edifícios e instalações apresentem uma elevada performance ao nível da manutenção e, consequentemente, forneçam níveis máximos de uptime, é cada vez maior.

As IMMP oferecem a tão necessária adaptabilidade, combinando interfaces fáceis de usar com profunda funcionalidade técnica. Acima de tudo, as IMMP são flexíveis e podem ser personalizadas de acordo com os utilizadores de diferentes setores, incluindo hotelaria, retalho, saúde, indústria e muitos outros.

A Infraspeak tem clientes e utilizadores dos mais diversos setores, mas todos dizem a mesma coisa, que a nossa IMMP aumenta a eficiência, reduz custos e simplifica as operações. Alguns usavam 2 ou 3 plataformas diferentes antes de descobrirem a Infraspeak.

Agora, usam apenas a Infraspeak, que tanto oferece ferramentas para a gestão de manutenção preventiva e reativa, como para a gestão de ordens de trabalho, análises avançadas e integração com dispositivos IoT e outras plataformas de software.

O futuro do Facility Management está aqui e é inteligente, integrado e eficiente.