Em muitos aspetos, pode comparar-se a contabilidade e a gestão de faturas à atividade de lavar a loiça. Fazê-lo manualmente, por exemplo, pode ser frustrante. Se deixar os pratos sujos esquecidos por muito tempo, lavá-los depois vai parecer que demora uma eternidade e consome demasiado do seu tempo. No entanto, a tecnologia pode e deve vir em seu auxílio!

Uma ferramenta de contabilidade poderosa, que se integra com a sua IMMP — Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, do inglês Intelligent Maintenance Management Platform — e com o seu software CMMS, é como a máquina de lavar loiça topo de gama em que finalmente investiu: tem um impacto surpreendente na sua qualidade de vida e, uma vez que a tenha, irá perguntar-se como conseguiu viver tanto tempo sem ela!

A gestão eficiente de facilities através de um software gestão de facilities integrado com ferramentas de contabilidade pode transformar completamente os seus processos operacionais, eliminando a papelada desnecessária e automatizando tarefas que antes consumiam horas preciosas.

Este artigo é sobre a máquina de lavar loiça suprema —  desculpe! —, é sobre a ferramenta de contabilidade Xero.

Integrar o Xero com a Infraspeak

Integrar o sistema Xero na plataforma Infraspeak é a forma mais rápida de se livrar da papelada. Reduz o tempo que gasta a gerir faturas, ajuda a manter o controlo de custos através do software gestão de stocks, automatiza e simplifica eficazmente todo o processo de venda, e ainda lhe devolve horas, que antes eram perdidas, todas as semanas. O Xero permite-lhe:

  • Centralizar todas as tarefas de contabilidade;
  • Aceder online às suas faturas, contactos e contas, a partir de qualquer lugar;
  • Conectar-se ao seu banco;
  • Sincronizar facilmente informações bancárias e financeiras;
  • Colaborar remotamente, e em tempo real, com todos: contabilista, pessoal administrativo e outros colaboradores.

Ao ligar a Infraspeak ao Xero, todas as vendas processadas através da sua IMMP são imediatamente refletidas no sistema Xero da sua equipa, quer se trate de matérias-primas, peças novas ou de um serviço. Realiza o seu trabalho e a fatura correspondente aparece — como que por magia! —, no Xero.

Quais as principais vantagens de integrar o Xero na Infraspeak?

O Xero oferece-lhe todos os benefícios que esperaria de um software de manutenção e faturação, tais como:

  • Poupança de tempo através da automatização da criação de faturas,
  • Aumento da transparência e da confiança dos clientes,
  • Maior precisão nos ajustes aos contratos e na definição de preços,
  • Eliminação de papel e de registos duplicados.

Para além disso, a integração Infraspeak-Xero vem com algumas vantagens-chave que vale a pena explorar com mais detalhe:

Tarefas administrativas e contabilísticas mais rápidas

Assim que aprovar uma venda na aplicação de Vendas da Infraspeak, a informação aparece automaticamente no Xero como uma pré-fatura. Isto evita perdas de informação, ou erros de faturação, e reduz o intervalo de tempo entre a execução do trabalho, a criação da fatura e o seu envio ao cliente. Agora, a única coisa que o seu departamento de contabilidade precisa de fazer manualmente é confirmar os pagamentos!

Pagamentos mais rápidos e seguros

O Xero permite-lhe adicionar opções de pagamento online às suas faturas, de forma automática, para que os seus clientes possam pagar a partir de qualquer lugar, através de cartão ou de débito direto. Para além disso, é uma solução segura, uma vez que as faturas online são difíceis de adulterar, ao contrário dos ficheiros PDF.

Para empresas que prestam serviços no terreno, um software field service management integrado com sistemas de contabilidade oferece uma solução completa que permite gerir equipas, validar presenças e processar faturas de forma totalmente automatizada.

Melhor gestão de contratos

Os técnicos validam a sua presença no terreno usando os seus telemóveis, o que significa que os gestores podem ver quanto tempo é gasto com cada cliente, em que ativos estão a trabalhar e que tarefa específica estão a realizar. Isto torna mais fácil a verificação das informações das faturas, a revisão das avenças mensais e a garantia de que se está a pagar pelo que foi acordado.

Colaboração remota

Online, offline, atrás de uma secretária ou no terreno: esta integração permite-lhe realizar, remotamente, todas ações referidas! Tal proporciona maior flexibilidade e, com todas as informações a fluir em tempo real para o seu departamento financeiro, os funcionários podem trabalhar ‘em trânsito’, sem receio de duplicações ou erros!

Configurações de automatização detalhadas

Os utilizadores da integração Infraspeak-Xero podem escolher exatamente quando uma compra na Infraspeak se sincroniza com o sistema Xero, possuindo assim um controlo detalhado sobre os fluxos de trabalho. Pode escolher se isso acontece quando uma venda ou compra é fechada ou quando é confirmada, e gerir cada etapa do seu processo de aquisição.

A integração entre software CAFM e ferramentas de contabilidade permite uma gestão mais eficiente de facilities e ativos, oferecendo controlo detalhado sobre fluxos de trabalho e sincronização precisa de todas as operações financeiras.

Mapeamento detalhado de “Outros custos”

Na Infraspeak, é possível estabelecer uma relação entre materiais, serviços e diferentes “Outros custos” usando contas diferentes do Xero. Desta forma, terá um registo detalhado das despesas associadas, não apenas nas apps de Compras e Vendas, mas também nas ordens de trabalho e nos projetos planeados que gere na Infraspeak. Isto significa que todos os consumos estão devidamente organizados e sincronizados.

Além disso, um software gestão de compliance integrado com sistemas de faturação garante o cumprimento de todas as obrigações regulamentares, mantendo registos detalhados e organizados de todas as despesas e transações.

Como ativar a integração Infraspeak-Xero?

A integração da Infraspeak com o Xero é  plug-and-play: os utilizadores da Infraspeak podem simplesmente aceder à Loja de Integrações da aplicação, selecionar o Xero, clicar em ‘Conectar’ e já está! Pode conectar a IMMP da Infraspeak ao software online de contabilidade do Xero sem precisar de ajustes por parte da equipa da Infraspeak, ou mesmo por parte dos seus clientes, o que significa que pode melhorar as suas operações já, a partir deste momento! De que está à espera?

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