Em muitos aspetos, pode comparar-se a contabilidade e a gestão de faturas à atividade de lavar a loiça. Fazê-lo manualmente, por exemplo, pode ser frustrante. Se deixar os pratos sujos esquecidos por muito tempo, lavá-los depois vai parecer que demora uma eternidade e consome demasiado do seu tempo. No entanto, a tecnologia pode e deve vir em seu auxílio!

Uma ferramenta de contabilidade poderosa, que se integra com a sua IMMP — Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, do inglês Intelligent Maintenance Management Platform —,  é como a máquina de lavar loiça topo de gama em que finalmente investiu: tem um impacto surpreendente na sua qualidade de vida e, uma vez que a tenha, irá perguntar-se como conseguiu viver tanto tempo sem ela!

Este artigo é sobre a máquina de lavar loiça suprema —  desculpe! —, é sobre a ferramenta de contabilidade Xero.

Integrar o Xero com a Infraspeak

Integrar o sistema Xero na plataforma Infraspeak é a forma mais rápida de se livrar da papelada. Reduz o tempo que gasta a gerir faturas, ajuda a manter o controlo de custos, automatiza e simplifica eficazmente todo o processo de venda, e ainda lhe devolve horas, que antes eram perdidas, todas as semanas. O Xero permite-lhe:

  • Centralizar todas as tarefas de contabilidade;
  • Aceder online às suas faturas, contactos e contas, a partir de qualquer lugar;
  • Conectar-se ao seu banco;
  • Sincronizar facilmente informações bancárias e financeiras;
  • Colaborar remotamente, e em tempo real, com todos: contabilista, pessoal administrativo e outros colaboradores.

Ao ligar a Infraspeak ao Xero, todas as vendas processadas através da sua IMMP são imediatamente refletidas no sistema Xero da sua equipa, quer se trate de matérias-primas, peças novas ou de um serviço. Realiza o seu trabalho e a fatura correspondente aparece — como que por magia! —, no Xero.

Quais as principais vantagens de integrar o Xero na Infraspeak?

O Xero oferece-lhe todos os benefícios que esperaria de um software de manutenção e faturação, tais como:

  • Poupança de tempo através da automatização da criação de faturas,
  • Aumento da transparência e da confiança dos clientes,
  • Maior precisão nos ajustes aos contratos e na definição de preços,
  • Eliminação de papel e de registos duplicados.

Para além disso, a integração Infraspeak-Xero vem com algumas vantagens-chave que vale a pena explorar com mais detalhe:

Tarefas administrativas e contabilísticas mais rápidas

Assim que aprovar uma venda na aplicação de Vendas da Infraspeak, a informação aparece automaticamente no Xero como uma pré-fatura. Isto evita perdas de informação, ou erros de faturação, e reduz o intervalo de tempo entre a execução do trabalho, a criação da fatura e o seu envio ao cliente. Agora, a única coisa que o seu departamento de contabilidade precisa de fazer manualmente é confirmar os pagamentos!

Pagamentos mais rápidos e seguros

O Xero permite-lhe adicionar opções de pagamento online às suas faturas, de forma automática, para que os seus clientes possam pagar a partir de qualquer lugar, através de cartão ou de débito direto. Para além disso, é uma solução segura, uma vez que as faturas online são difíceis de adulterar, ao contrário dos ficheiros PDF.

Melhor gestão de contratos

Os técnicos validam a sua presença no terreno usando os seus telemóveis, o que significa que os gestores podem ver quanto tempo é gasto com cada cliente, em que ativos estão a trabalhar e que tarefa específica estão a realizar. Isto torna mais fácil a verificação das informações das faturas, a revisão das avenças mensais e a garantia de que se está a pagar pelo que foi acordado.

Colaboração remota

Online, offline, atrás de uma secretária ou no terreno: esta integração permite-lhe realizar, remotamente, todas ações referidas! Tal proporciona maior flexibilidade e, com todas as informações a fluir em tempo real para o seu departamento financeiro, os funcionários podem trabalhar ‘em trânsito’, sem receio de duplicações ou erros!

Configurações de automatização detalhadas

Os utilizadores da integração Infraspeak-Xero podem escolher exatamente quando uma compra na Infraspeak se sincroniza com o sistema Xero, possuindo assim um controlo detalhado sobre os fluxos de trabalho. Pode escolher se isso acontece quando uma venda ou compra é fechada ou quando é confirmada, e gerir cada etapa do seu processo de aquisição.

Mapeamento detalhado de “Outros custos”

Na Infraspeak, é possível estabelecer uma relação entre materiais, serviços e diferentes “Outros custos” usando contas diferentes do Xero. Desta forma, terá um registo detalhado das despesas associadas, não apenas nas apps de Compras e Vendas, mas também nas ordens de trabalho e nos projetos planeados que gere na Infraspeak. Isto significa que todos os consumos estão devidamente organizados e sincronizados.

Como ativar a integração Infraspeak-Xero?

A integração da Infraspeak com o Xero é  plug-and-play: os utilizadores da Infraspeak podem simplesmente aceder à Loja de Integrações da aplicação, selecionar o Xero, clicar em ‘Conectar’ e já está! Pode conectar a IMMP da Infraspeak ao software online de contabilidade do Xero sem precisar de ajustes por parte da equipa da Infraspeak, ou mesmo por parte dos seus clientes, o que significa que pode melhorar as suas operações já, a partir deste momento! De que está à espera?

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