Muitas empresas de manutenção e facility management recorrem ao modelo de faturação com base em pacotes ou avenças para manutenção preventiva e soft services. Mas e aquelas reparações que fogem a este modelo? Cada uma é única e impossível de prever. Isso representa um grande desafio de contabilidade: é preciso monitorizar o tempo, a mão-de-obra e as peças despendidas para chegar a um valor, preparar e enviar a fatura.

 

Correção… representava. Antigamente, era preciso esperar pelo relatório dos técnicos para saber quanto tempo demorou e que peças usaram. Com os sistemas de gestão de manutenção, a comunicação começou a ser muito mais imediata. Ainda assim, era preciso um esforço no backoffice para converter a informação em faturas rapidamente e confirmar os pagamentos. 

 

Agora, é possível reunir toda a informação numa única plataforma. A plataforma inteligente de gestão de manutenção da Infraspeak tem aplicações nativas para gerir vendas, enviar orçamentos aos seus clientes e, se for preciso, cruzar essa informação com stocks e custos. Depois, para que estas vendas se transformem em faturas, basta integrar com o seu software de faturação. 

 

Vantagens de integrar o software de manutenção com o software de faturação

 

Emitir uma fatura automaticamente depois de registar uma venda

Assim que o cliente aprovar o orçamento e registar a venda na plataforma, a informação aparece automaticamente no seu software de faturação. Isso agiliza o trabalho do departamento de contabilidade, que só tem de confirmar os pagamentos. Se não automatizar este processo, tem de verificar sempre o registo dos serviços prestados em cada ocasião (horas, peças, etc), o que pode gerar perda de informação e erros de faturação.

 

Aumentar a transparência e confiança que transmite aos seus clientes

Nos serviços que são cobrados à hora, integração do software de manutenção com o software de contabilidade aumenta a transparência do seu negócio. Os clientes vão saber que está a cobrar exatamente pelo tempo em que o técnico esteve no local e pelos serviços prestados.

 

Ajustar avenças e definir preços com mais exatidão

Segundo os nossos clientes, uma das vantagens de usar a Infraspeak é o facto de permitir“ajustar as avenças ao trabalho feito”. Como os técnicos podem assegurar a sua presença com um simples swipe, o gestor consegue perceber quanto tempo está a passar com cada cliente, quantos ativos está a vigiar e a dimensão real do trabalho. Ao complementar esta informação com as faturas, pode ajustar as avenças e evitar prejuízos. 

 

Eliminar o papel e os registos duplicados

Outra vantagem de integrar o software de manutenção e o software de contabilidade é eliminar o papel de vez. A informação flui para o departamento financeiro sem ter de criar livros diários ou um livro razão, registos em duplicado ou qualquer tipo de burocracia. Mais, elimina a possibilidade de erro humano e permite ter a contabilidade organizada em tempo real, em vez de esperar para cobrar as faturas.  

 

Como funciona a integração da plataforma Infraspeak com o software de faturação?

 

A Infraspeak é a plataforma de manutenção mais integrada do mercado. A nossa IMMP integra com várias ferramentas de contabilidade, incluindo o Zoho Invoice, Freshbooks, QuickBooks Online e software certificado pela AT, como o Moloni e o Invoicexpress. A par disso, também integra com processadores de pagamentos como o Paypal ou o Stripe. 

 

Mas como funciona a integração da Infraspeak com a contabilidade?

 

Ao integrar a Infraspeak com o software de contabilidade usado pela sua empresa, pode gerar e enviar automaticamente uma fatura ao seu cliente sempre que: 

 

  • Confirmar a conclusão de uma ordem de trabalho; 
  • Confirmar a conclusão de trabalho agendado; 
  • Aprovar orçamentos e vendas na app de Vendas da Infraspeak. 

 

Com esta automatização do processo de faturação, livra-se da papelada, passa menos tempo a gerir faturas e mantém as suas contas em ordem sem esforço. 

 

Aplicações Chave para otimizar o seu processo de venda

 

⚙️ App de Vendas. A nossa aplicação de vendas é a aplicação certa para gerir orçamentos e registar novas vendas. Depois de registar cada venda, pode selecionar os recursos alocados a cada trabalho e o seu custo, para conseguir comparar os custos com as receitas. Desta forma, o departamento financeiro pode otimizar o preço dos serviços e a faturação.

 

⚙️ Gestão de Custos. Um dos add-ons que pode utilizar para otimizar o seu orçamento é a gestão de custos. Neste caso, os técnicos podem registar todos os gastos incorridos durante a resolução de uma avaria ou mesmo durante a manutenção preventiva. Estes são os custos com a sua “matéria-prima” e a Infraspeak gera relatórios automáticos de análise económica.

 

⚙️ Orçamentos (via Infraspeak Direct). Embora não se relacione com a sua contabilidade, recordamos que pode enviar orçamentos aos seus clientes através do Infraspeak Direct. Quando o orçamento for aprovado, cria automaticamente uma ordem de trabalho, onde pode registar todas as informações do serviço. 

 

Quanto mais aplicações e software integrar com a Infraspeak, maior será a sua capacidade de automação. Por sua vez, isto aumenta a sua eficiência e agiliza a comunicação com o departamento financeiro, de modo a controlar melhor todos os custos e receitas. 

 

Agende uma demonstração com um dos nossos especialistas para saber como é que a Infraspeak se adapta à sua operação e aos seus desafios.