Muitas empresas de manutenção e facility management recorrem ao modelo de faturamento com base em pacotes ou ajustes para manutenção preventiva e soft services. Mas, e aqueles consertos que fogem deste modelo? Cada situação é única e impossível de prever. Isso representa um grande desafio de contabilidade: é preciso monitorar o tempo, a mão de obra e as peças gastas para chegar a um valor, preparar e enviar a fatura.

 

Correção… representava. Antigamente, era preciso esperar pelo relatório dos técnicos para saber quanto tempo demorou e quais peças foram usadas. Com os sistemas de gestão de manutenção, a comunicação começou a ser muito mais imediata. Ainda assim, era preciso um esforço da gestão para converter a informação em faturas rapidamente e confirmar os pagamentos. 

 

Agora, é possível reunir toda informação em uma única plataforma. A plataforma inteligente de gestão de manutenção da Infraspeak tem aplicações nativas para gerenciar vendas, enviar orçamentos aos seus clientes e, se for preciso, cruzar essa informação com estoques e custos. Depois, para que estas vendas se transformem em faturas, basta integrar com o seu software de faturamento. 

 

Vantagens de integrar o software de manutenção com o software de faturamento

 

Emitir uma fatura automaticamente depois de registrar uma venda

Assim que o cliente aprovar o orçamento e registrar a venda na plataforma, a informação aparece automaticamente no seu software de faturamento. Isso agiliza o trabalho do departamento de contabilidade, que só tem que confirmar os pagamentos. Ao não automatizar este processo, será preciso verificar sempre o registro dos serviços prestados em cada ocasião (horas, peças, etc), o que pode gerar perda de informação e erros de faturamento.

 

Aumentar a transparência e confiança que transmite aos seus clientes

Nos serviços que são cobrados por hora, a integração do software de manutenção com o software de contabilidade aumenta a transparência do seu negócio. Os clientes vão saber que você está cobrando exatamente pelo tempo em que o técnico esteve no local e pelos serviços prestados.

 

Definir preços com mais exatidão

Segundo os nossos clientes, uma das vantagens de usar a Infraspeak é o fato de permitir ajustar os preços dos trabalhos realizados com exatidão. Como os técnicos podem assegurar a sua presença com um simples toque, o gestor consegue entender quanto tempo está passando com cada cliente, quantos ativos está vigiando e a dimensão real do trabalho. Ao complementar esta informação com as faturas, pode ajustar os valores e evitar prejuízos. 

 

Eliminar o papel e os registros duplicados

Outra vantagem de integrar o software de manutenção e o software de contabilidade é eliminar o papel de vez. A informação flui para o departamento financeiro sem ter que criar registros diários, registros duplicados ou qualquer tipo de burocracia. Ainda elimina a possibilidade de erro humano e permite ter a contabilidade organizada em tempo real, em vez de esperar para cobrar as faturas.  

 

Como funciona a integração da plataforma Infraspeak com o software de faturamento?

 

A Infraspeak é a plataforma de manutenção mais integrada do mercado. A nossa IMMP integra com várias ferramentas de contabilidade, incluindo o Zoho Invoice, Freshbooks, QuickBooks Online e software certificado pela AT, como o Moloni e o Invoicexpress. Além disso, também integra com processadores de pagamentos como o Paypal ou o Stripe. 

 

Mas como funciona a integração da Infraspeak com a contabilidade?

 

Ao integrar a Infraspeak com o software de contabilidade usado pela sua empresa, você pode gerar e enviar automaticamente uma fatura ao seu cliente sempre que: 

 

  • Confirmar a conclusão de um chamado; 
  • Confirmar a conclusão de trabalho agendado; 
  • Aprovar orçamentos e vendas no app de Vendas da Infraspeak. 

 

Com esta automatização do processo de faturamento, você se livra da papelada, passa menos tempo gerenciando faturas e mantém as suas contas em ordem sem esforço. 

 

Apps chave para otimizar o seu processo de venda

 

⚙️ App de Vendas. A nossa funcionalidade de vendas é a aplicação certa para gerenciar orçamentos e registrar novas vendas. Depois de registrar cada venda, você pode selecionar os recursos alocados a cada trabalho e o seu custo, para conseguir comparar os custos com as receitas. Desta forma, o departamento financeiro pode otimizar o preço dos serviços e o faturamento.

 

⚙️ Gestão de Custos. Um dos add-ons que você pode utilizar para otimizar o seu orçamento é a gestão de custos. Neste caso, os técnicos podem registrar todos os gastos incorridos durante a resolução de um dano ou mesmo durante a manutenção preventiva. Estes são os custos com a sua “matéria-prima” e a Infraspeak gera relatórios automáticos de análise econômica.

 

⚙️ Orçamentos (via Infraspeak Direct). Embora não se relacione diretamente com a contabilidade, lembramos que é possível enviar orçamentos aos seus clientes através do Infraspeak Direct. Quando o orçamento for aprovado, é um chamado é criado automaticamente, onde você pode registrar todas as informações do serviço. 

 

Quanto mais aplicações e software integrar com a Infraspeak, maior será a sua capacidade de automação. Por sua vez, isto aumenta a sua eficiência e agiliza a comunicação com o departamento financeiro para controlar melhor todos os custos e receitas. 

 

Agende uma demonstração com um dos nossos especialistas para saber como a Infraspeak se adapta à sua operação e aos seus desafios.