Muchas empresas de mantenimiento y facility management recurren al modelo de facturación basado en paquetes o abonos para el mantenimiento preventivo y los soft services. Pero, ¿qué pasa con las reparaciones que escapan a este modelo? Cada una es única e imposible de predecir. Esto supone un gran reto de contabilidad: hay que controlar el tiempo, la mano de obra y las piezas gastadas para llegar a una cifra, preparar y enviar la factura.

 

Corrección… suponía. Antes, había que esperar el informe de los técnicos para saber cuánto tiempo habían tardado y qué piezas habían utilizado. Con los sistemas de gestión del mantenimiento, la comunicación se hizo mucho más inmediata. Aun así, se requería un esfuerzo en el back office para convertir la información en facturas rápidamente y confirmar los pagos. 

 

Ahora es posible reunir toda la información en una sola plataforma. La plataforma inteligente del mantenimiento de Infraspeak cuenta con aplicaciones nativas para gestionar las ventas, enviar presupuestos a tus clientes y, si es necesario, cruzar esa información con las existencias y los costes. Luego, para convertir estas ventas en facturas, basta con integrarlas con tu software de facturación. 

 

Ventajas de integrar tu software de mantenimiento con tu software de facturación

 

Emitir una factura automáticamente tras registrar una venta

En cuanto el cliente aprueba el presupuesto y registra la venta en la plataforma, la información aparece automáticamente en tu software de facturación. Esto agiliza el trabajo del departamento de contabilidad, que sólo tiene que confirmar los pagos. Si no se automatiza este proceso, hay que comprobar siempre el registro de los servicios prestados en cada ocasión (horas, piezas, etc.), lo que puede generar pérdidas de información y errores de facturación.

 

Aumentar la transparencia y la confianza que transmites a tus clientes

En los servicios que se cobran por horas, la integración del software de mantenimiento con el de contabilidad aumenta la transparencia de tu negocio. Los clientes sabrán que estás cobrando exactamente por el tiempo que el técnico estuvo en el local y por los servicios prestados.

 

Ajustar los abonos y fijar los precios con mayor precisión

Según nuestros clientes, una de las ventajas de utilizar Infraspeak es que permite «ajustar los abonos al trabajo realizado». Dado que los técnicos pueden asegurar su presencia simplemente pasando el dedo, el gestor puede ver cuánto tiempo pasa con cada cliente, cuántos activos está supervisando y el alcance real del trabajo. Al complementar esta información con las facturas, puede ajustar los abonos y evitar pérdidas. 

 

Eliminar el papel y los registros duplicados

Otra ventaja de integrar el software de mantenimiento y el de contabilidad es eliminar definitivamente el papel. La información fluye hacia el departamento financiero sin tener que crear libros contables, registros duplicados o cualquier tipo de papeleo. Además, elimina la posibilidad de que se produzcan errores humanos y te permite tener la contabilidad organizada en tiempo real, en lugar de esperar a cobrar las facturas.  

 

¿Cómo funciona la integración de la plataforma Infraspeak con el software de facturación?

 

Infraspeak es la plataforma de mantenimiento más integrada del mercado. Nuestra PIM se integra con varias herramientas de contabilidad, incluyendo Zoho Invoice, Freshbooks, QuickBooks Online y software certificado por la Agencia Tributaria como Moloni e Invoicexpress. Junto a esto, también se integra con procesadores de pago como Paypal o Stripe. 

 

Pero, ¿cómo funciona la integración de Infraspeak con la contabilidad?

 

Integrando Infraspeak con el software de contabilidad utilizado por tu empresa, podrás generar y enviar automáticamente una factura a tu cliente cada vez que: 

 

  • Se confirme la realización de una orden de trabajo;  
  • Se confirme la conclusión de trabajo programado;  
  • Se aprueben presupuestos y ventas en la app de Ventas de Infraspeak. 

 

Con esta automatización del proceso de facturación, te libras del papeleo, pasas menos tiempo gestionando las facturas y mantienes tus cuentas en orden sin esfuerzo. 

 

Aplicaciones Clave para optimizar tu proceso de venta

 

⚙️ App de Ventas. Nuestra aplicación de ventas es la aplicación adecuada para gestionar presupuestos y registrar nuevas ventas. Después de registrar cada venta, puedes seleccionar los recursos asignados a cada trabajo y su coste, para poder comparar los costes con los ingresos. De este modo, el departamento financiero puede optimizar el precio de los servicios y la facturación.

 

⚙️ Gestión de Costes. Uno de los complementos que puedes utilizar para optimizar tu presupuesto es la gestión de costes. Aquí, los técnicos pueden registrar todos los gastos tenidos durante la resolución de una avería o incluso durante el mantenimiento preventivo. Estos son tus costes de «materia prima» e Infraspeak genera informes automáticos de análisis económico.

 

⚙️ Presupuestos (vía Infraspeak Direct). Aunque no está relacionado con tu contabilidad, te recordamos que puedes enviar presupuestos a tus clientes a través de Infraspeak Direct. Cuando se aprueba el presupuesto, se crea automáticamente una orden de trabajo, en la que se pueden registrar todas las informaciones del servicio. 

 

Cuantas más aplicaciones y software integres con Infraspeak, mayor será tu capacidad de automatización. A su vez, esto aumenta tu eficiencia y agiliza la comunicación con el departamento financiero, para que puedas controlar mejor todos los costes e ingresos. 

 

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