No mundo competitivo da gestão de manutenção, as ferramentas certas podem fazer a diferença entre um fluxo de trabalho eficiente e períodos de inatividade dispendiosos. À medida que as organizações procuram otimizar os seus budgets e as suas operações, optar por um software de gestão de manutenção a custo zero pode parecer uma solução muito atraente. Mas será a melhor decisão a longo prazo?
O que é um CMMS gratuito?
Comecemos por explicar o que é um CMMS. As letras da sigla remetem para Computerised Maintenance Management System/Software, ou seja, trata-se de um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado. Por outras palavras, é um software projetado para ajudar as empresas a lidar com as suas operações de manutenção de maneira eficiente e eficaz.
Estes sistemas permitem que as empresas mantenham registos dos seus ativos, agendem tarefas de manutenção, mantenham atualizado o inventário de peças, criem relatórios e monitorizem atividades de manutenção preventiva e corretiva.
Quando falamos de um CMMS gratuito, significa que este software está disponível sem qualquer custo e que as organizações podem utilizá-lo sem ter de pagar uma licença. Estes sistemas costumam ser uma opção atraente para pequenas e médias empresas com orçamentos limitados, bem como para projetos de menor escala.
No entanto, é importante destacar que os CMMS gratuitos apresentam muitas limitações quando comparados com as versões pagas, e ainda mais em relação às plataformas inteligentes de gestão de manutenção (IMMP). Tais limitações podem incluir barreiras a uma quantidade alargada de ativos ou utilizadores, funcionalidades reduzidas ou falta de apoio técnico.
Assim, antes de optar por um CMMS gratuito, é importante avaliar as necessidades específicas de manutenção da sua empresa e determinar se essa solução preenche os requisitos ou se é necessário investir num sistema mais completo e robusto.
🧑🏽💻 Leia também: Porque é que os facility managers estão a abandonar os CMMS
9 desvantagens de um CMMS gratuito
Os CMMS gratuitos costumam manifestar várias limitações em comparação com as versões pagas ou premium. Tais restrições podem variar de acordo com o software específico, mas algumas das desvantagens mais comuns, entre as soluções gratuitas, são:
Número limitado de utilizadores
Frequentemente, os CMMS gratuitos colocam limites à quantidade de utilizadores que podem aceder ao sistema sem qualquer custo. Isto pode dificultar a colaboração e a gestão de equipas de maior dimensão.
Quantidade limitada de ativos ou equipamentos
Muitos softwares CMMS gratuitos colocam restrições quanto à quantidade de ativos ou equipamentos que podem ser geridos pelo sistema. Tal pode ser problemático para empresas com um grande número de ativos a exigir monitorização e manutenção.
🧑🏽💻 Leia também: Como fazer o rastreamento de ativos passo a passo
Poucas funcionalidades
Geralmente, os CMMS gratuitos oferecem um conjunto básico de recursos e funcionalidades. Características avançadas, como a programação automática de manutenção preventiva, a gestão otimizada de inventário e a criação de relatórios personalizados, muitas vezes só estão disponíveis nas versões pagas.
Suporte técnico limitado ou inexistente
As soluções de gestão de manutenção gratuitas carecem, habitualmente, de apoio técnico abrangente, oferecendo apenas suporte limitado através de recursos online, como fóruns ou informações genéricas. Tal pode dificultar a resolução de problemas e a obtenção de ajuda específica no momento em que esta é realmente necessária.
Atualizações e manutenção limitadas
As atualizações de software e a manutenção regular podem não estar disponíveis nas versões gratuitas, o que significa que podem não ser corrigidos erros ou adicionados novos recursos, pelo menos com a mesma frequência que nas versões pagas.
Segurança e privacidade limitadas
Os CMMS gratuitos podem ter características de segurança e privacidade menos fortes em comparação com as versões pagas, o que pode ser um problema para empresas que lidam com dados confidenciais.
Escalabilidade limitada
À medida que uma organização cresce, um CMMS gratuito pode mostrar-se incapaz de atender às suas necessidades em termos de número de ativos, utilizadores e complexidade das operações de manutenção.
Publicidade ou contrapartidas comerciais
Alguns CMMS gratuitos podem incluir publicidade ou imposições comerciais, como a necessidade de partilhar dados ou recomendar o software a novos utilizadores para obter acesso completo.
Falta de personalização
A capacidade de personalizar o sistema para responder às necessidades específicas da empresa é geralmente limitada nas versões gratuitas.
Principais diferenças entre uma IMMP e um CMMS gratuito
Já falamos aqui nas principais diferenças entre uma IMMP e um CMMS. No que diz respeito a um CMMS gratuito, podemos agrupar as principais distinções em quatro categorias: Funcionalidades avançadas, Automatização, Antecipação & Prevenção de avarias e Custos.
Funcionalidades avançadas
✅ As IMMP estão equipadas com as mais modernas tecnologias, como Internet of Things (IoT), análise de dados, inteligência artificial (AI) e machine-learning. Isto permite a monitorização em tempo real de ativos, a previsão de falhas, a otimização da programação de manutenção e a tomada de decisões baseada em dados.
❌ Já os CMMS gratuitos costumam oferecer um conjunto de funcionalidades básicas, como gestão de ativos, programação de manutenção, inventário e acompanhamento de tarefas, não disponibilizando capacidades avançadas de análise e previsão de falhas.
Automatização
✅ Uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção automatiza muitas tarefas, desde a recolha de dados até à programação de manutenção. Inclui o envio de alertas automáticos e a geração de recomendações com base na análise de dados em tempo real.
❌ Um CMMS, pelo contrário, requer introdução manual de dados e depende muito da intervenção humana na gestão e programação de manutenção.
Antecipação e Prevenção de Avarias
✅ Uma IMMP utiliza a análise de dados e o machine-learning automático para prever possíveis falhas e evitar dispendiosos períodos de downtime não planeado.
❌ Os CMMS gratuitos, no geral, não dispõem da capacidade de prever e prevenir avarias, focando-se mais na manutenção programada e corretiva.
Custos
✅ Optar por uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção requer um investimento significativo, devido à sua tecnologia de ponta e às funcionalidades avançadas. No entanto, pode gerar poupanças significativas a longo prazo, ao evitar períodos de downtime e reparações onerosas.
❌ No caso de um CMMS gratuito, este é de acesso livre, mas pode ter custos escondidos associados à gestão manual de ativos e à falta de automatização.
Um CMMS gratuito é compatível com a manutenção preditiva?
Os CMMS gratuitos apresentam diferenças significativas face às IMMP, quanto à sua compatibilidade com a manutenção preditiva e a eficácia da sua implementação. Na verdade, a maioria dos sistemas gratuitos de gestão de manutenção oferecem capacidades de manutenção preditiva limitadas ou nulas — faltam-lhes as funções avançadas de recolher e analisar dados em tempo real, identificar padrões e prever falhas de forma eficaz.
As plataformas inteligentes de gestão de manutenção, pelo contrário, são projetadas para serem altamente compatíveis com a manutenção preditiva. Frequentemente, possuem capacidades inovadoras de IoT, análise de dados em tempo real e algoritmos de aprendizagem automática.
Uma IMMP leva a sua operação mais longe
Uma IMMP como a Infraspeak não é gratuita, mas oferece-lhe uma ampla gama de funcionalidades avançadas, incluindo gestão de ativos, programação de manutenção preventiva e corretiva, gestão de inventário, acompanhamento de tarefas e muitas outras, que irão otimizar e reduzir os seus custos operacionais em pouco tempo.
A Infraspeak pode integrar-se com dispositivos IoT para recolher dados em tempo real dos ativos e assim permitir uma monitorização mais precisa e uma tomada de decisões baseada em dados — algo que os CMMS gratuitos, por norma, não conseguem oferecer.
🧑🏽💻 Leia também: As 5 melhores integrações com a Infraspeak
Outra grande vantagem das IMMP é permitir que as equipas de manutenção acedam à plataforma e registem informações a partir de qualquer lugar, o que melhora a eficiência e a capacidade de resposta. Pelo contrário, vários CMMS gratuitos não dispõem de aplicações mobile ou estas são limitadas.
Optar pela manutenção inteligente é garantir que dispõe de uma plataforma escalável, que pode adaptar-se às necessidades do seu negócio a longo prazo, sendo indicada tanto para pequenas e médias empresas como para grandes organizações.
Para concluir: será um CMMS gratuito a melhor opção?
Bem, sem dúvida de que é melhor do que papel e caneta, ou até mesmo do que uma folha de Excel, mas isto já não chega.
Estamos na era da Manutenção 5.0 e a palavra-chave é inteligência.
