Provavelmente, estas são as palavras que você mais ouve ao longo do dia: ordem de trabalho. Apesar de a manutenção se organizar essencialmente com ordens de trabalho, ainda há muita coisa que podemos fazer para que elas sejam melhores. Neste artigo, vamos explicar o que é um chamado e uma ordem de trabalho de manutenção, como seria uma ordem de trabalho perfeita e como se tornar mais eficiente ao gerenciar as suas ordens de trabalho.
 
Se você é gestor de manutenção, esperamos que o conteúdo te ajude a melhorar os seus fluxos de trabalho. Pronto para mergulhar no admirável mundo novo das ordens de trabalho e das plataformas de manutenção?

O que é uma ordem de trabalho de manutenção? 

A gente poderia explicar o processo de criação de uma ordem de trabalho (OT) em um artigo mais curto, mas você ia acabar tendo que consultar o nosso glossário ou cruzar referências com outros artigos. Por isso, preparamos um guia completo para explicar cada detalhe e esperamos que fique com a gente até o final. Vamos começar pelo começo de tudo: afinal, o que é uma ordem de trabalho de manutenção?
 
Apesar que.. isso não é bem o começo de tudo. Pense na ordem de trabalho como o nosso “Universo”. Qual foi a origem do nosso Universo? Qual é o Big Bang das OTs? Muitas vezes, antes de existir uma OT, há um chamado (ou solicitação) de manutenção/reparação. Os chamados são submetidos pelos seus clientes (se você é um prestador de serviços) ou por membros da sua equipe (nos outros casos) e reportam um determinado problema ou dano. O cliente pede, o gestor aceita, e a OT nasce.
 
A partir desse momento, um fluxo de trabalho é criado. A ordem de trabalho é, mais do que qualquer outra coisa, uma ferramenta de comunicação, que deve transmitir toda informação necessária para executar uma tarefa. Como vamos ver daqui a pouco, as OTs definem quem está autorizado a executar o trabalho, o seu âmbito, a quem é atribuída e, enfim, tudo o que leva a sua equipe do ponto A ao ponto B. Assim como no Universo, as nossas OTs ganham novas dimensões e uma estrutura mais complexa à medida que os elementos interagem entre si.

 

Quais são os diferentes tipos de ordens de trabalho?

Agora que já esclarecemos a diferença entre chamados de manutenção/reparação e ordens de trabalho, precisamos entender quais são os diferentes tipos de ordens de trabalho. (Será que se trata de um “Multiverso”? Vamos descobrir.)

 

Estes são os diferentes tipos de OTs e o que consiste cada uma:

  • manutenção preventiva: as OTs de manutenção também tem como objetivo prevenir danos. Isto inclui a limpeza das máquinas, lubrificação, mudar os filtros de ar e outras tarefas recomendadas pelo fabricante.
  • emergência: OTs criadas “de urgência”, para proteger os ativos mais caros da empresa e controlar os danos. Relacionadas com a manutenção reativa.
  • elétricas: OTs relacionadas com cabos e instalações elétricas, luzes e fontes de energia, por exemplo.
  • segurança: OTs cujo objetivo é conter riscos de higiene, segurança e saúde pública, quando é preciso eliminar lixos perigosos ou químicos.
  • projetos especiais: OTs que só ocorrem uma vez, como substituir ou reabilitar ativos, montar novos equipamentos, etc.

 

Então… como preparar a ordem de trabalho perfeita?

Se a ordem de trabalho é o seu Universo, você precisa entender os diversos elementos que a compõem. Uma ordem de trabalho detalhada contém muita informação para organizar, atribuir, executar e completar a tarefa. Dizendo de outra forma: você deve pensar que a OT é um “briefing” que será passado para a sua equipe.
 

O processo de criar uma OT

Não basta escrever uma OT detalhada para que ela seja perfeita – longe disso. Você precisa gerenciar as ordens de trabalho ao longo de todo o ciclo para evitar atrasos, inconformidades, custos elevados, tempos de paradas excessivos e um backlog enorme. Por isso, deve existir um processo para determinar como todos os elementos interagem.

  • Identificação. Primeiro, alguém identifica o problema e decide reportá-lo.
  • Alguém cria o chamado. Alguém cria um chamado e o gestor recebe essa notificação. Ele precisa avaliar a criticidade, os planos que já existem para esse ativo, a sua idade e a gravidade do problema reportado, assim como os recursos disponíveis, antes de transformar esse chamado em uma OT.
  • Priorizar e agendar. Depois de receber a notificação, o gestor precisa priorizar a tarefa e agendá-la de acordo com a ordem de prioridades.
  • Atribuir & completar. A OT vai ser atribuída a um técnico específico ou a uma equipe no terreno, que a deve completar no tempo previsto. Se você usa a plataforma da Infraspeak, o Infraspeak Gear™ vai sugerir um técnico automaticamente.
  • Fechar & criar o relatório. Depois de executar a tarefa, o técnico deve fechá-la. O software gera um relatório automático no fim de cada OT que pode ser compartilhada com os seus clientes.
  • Analisar e melhorar. Como a plataforma guarda todas as informações sobre a OT, você pode usar os dados que recolhe para melhorar ao longo do tempo e ser mais eficaz em tarefas semelhantes no futuro.

 

Quais informações devem estar incluídas em uma ordem de trabalho?

Em um Universo perfeito, você deve incluir pelo menos

  • Identificação do equipamento e descrição do problema. Identifique o equipamento e a sua localização claramente. Tente descrever o dano que foi reportado. Se a causa não for clara, os seus técnicos podem adicionar essa informação mais tarde.
  • Responsável. Obviamente, é preciso indicar quem é o responsável pela OT.
  • Prioridade. Não vale a pena criar OTs no software sem atribuir uma prioridade! É importante manter a equipe informada para que saibam sempre quais são as tarefas mais urgentes.
  • Os materiais e ferramentas necessários. Uma OT deve incluir sempre os materiais e as ferramentas que serão necessários. Se você está usando uma plataforma de manutenção inteligente, também consegue gerenciar os custos dos materiais e o inventário automaticamente ao inserir esta informação.
  • Avisos de higiene e segurança. Se existem riscos associados à OT, você deve avisar os técnicos. Anexe informações sobre as medidas de segurança que devem ser adotadas ou crie um checklist no nosso App Gatekeeper.
  • Uma previsão das horas necessárias e data de conclusão. O relatório final deve incluir quando foi feita a OT, quando foi executada, a previsão para fechar a OT e data de conclusão real. Estes dados ajudam os gestores a planejar melhor e permite que eles determinem quanto tempo o equipamento esteve fora de serviço, o tempo médio das reparações, e por aí em diante.
  • Outras notas ou documentos. Se há mais alguma informação que seja relevante para os seus técnicos, ou se os técnicos quiserem adicionar informação posteriormente, adicione espaço para outras notas.

 

Modelo de Ordem de Trabalho em Excel Grátis

Crie ordens de trabalho completas e personalizadas para intervenções de manutenção preventiva ou reativa com este modelo em Excel muito intuitivo. Partilhe o arquivo com todos os potenciais “solicitantes” para agilizar a comunicação com a equipe de manutenção.
 
Work Order Template by Infraspeak

 

Este modelo permite:

  • criar uma lista de todos os seus ativos e técnicos;
  • usar menus dropdown (opcionais) para preencher as OTs mais rápido;
  • adaptar os campos para manutenção preventiva ou reativa.

 

→ Faça Download do seu Modelo Grátis Aqui.

 

Como ser mais eficiente ao gerenciar ordens de trabalho?

Agora que o seu conhecimento do Universo é mais amplo – já sabe como começou, como é que o hidrogênio e o hélio se juntaram para formar a estrelas, etc – você pode estar perguntando qual a melhor e a mais eficiente forma de organizar todas estas informações.

 

Lembre-se do que falamos no início: as ordens de trabalho são, mais do que qualquer outra coisa, uma ferramenta de comunicação. Preparar uma ordem de trabalho perfeita consiste em passar as informações certas em todas as etapas do processo.

 

Como organizar OTs de manutenção?

O papel e a caneta têm sido grandes aliados desde os primórdios da manutenção. São baratos e fáceis de usar e não demanda instruções. Mas todas as rosas têm os seus espinhos! Os papéis se perdem (ou são mal arquivados) facilmente, ocupam muito espaço e não são muito amigos do ambiente. Foi por isso que algumas pessoas começaram a usar quadros brancos para gerenciar os fluxos de trabalho, mesmo que também não sejam uma opção muito viável em termos de espaço.
 
Depois, as planilhas de Excel se tornaram as melhores amigas dos gestores de manutenção. Elas também são relativamente simples, mais difíceis de perder e fáceis de arquivar. Aliás, temos outro modelo em Excel para que você possa gerenciar todos os chamados de manutenção e OTs.

 

Com este modelo, você pode reduzir o seu tempo médio de reparação e o tempo de paradas não planejadas ao registrar, priorizar, gerir e fechar todos os chamados. Em um único lugar.

Managing Maintenance Requests in Excel

Faça download do seu Registro de Danos em Excel aqui.

 
Apesar disso, o Excel não é necessariamente uma tecnologia de ponta. Por isso talvez não seja a sua melhor aposta, especialmente se você tem uma equipe média ou grande (mais do que 3 ou 4 técnicos) e quer se destacar da concorrência.

 

É aqui que entra um CMMS ou uma plataforma inteligente de manutenção. Agora você pode guardar cada OT na nuvem, o que significa que estarão disponíveis para toda equipe a qualquer momento. Um simples smartphone é o suficiente para manter a equipe atualizada com notificações e novos chamados. Os seus clientes conseguem solicitar a sua ajuda com mais facilidade, assim como a comunicação com a sua equipe que fica mais simples. 
 

Como um CMMS ou uma Plataforma de Manutenção funcionam para gerenciar as ordens de trabalho?

Em primeiro lugar, é mais fácil escrever ordens de trabalho detalhadas com um software. O sistema vai guardar a informação sobre cada equipamento, cada OT e controlar o inventário. Você pode até associar uma OT a mais de um ativo.

 

Os técnicos encontram os documentos que precisam em um piscar de olhos, o que poupa ainda mais tempo da equipe. Eles ainda recebem notificações em tempo real e são capazes de dar uma resposta imediata, o que é essencial nos chamados urgentes. Também é possível agendar inspeções e OTs de manutenção preventiva automaticamente, com uma determinada frequência. Se  você ainda faz tudo isto manualmente, com ligações, no papel e no lápis, vai poupar muito tempo.

 

Por fim, você consegue monitorar e recolher dados sobre todos os trabalhos de manutenção preventiva e reativa. O software, seja um CMMS ou uma Plataforma Inteligente, calcula indicadores de desempenho (KPIs) como a conformidade com o plano de manutenção, o tempo médio entre danos e o tempo médio de reparação. Pode parecer muita informação, mas o segredo para gerenciar mais efetivamente as OTs está nos detalhes. Faça as contas: perder 15 minutos por dia vai tirar de você uma (preciosa) hora de trabalho a cada 4 dias!

 

É dessa maneira que tudo devia funcionar, pelo menos em teoria. No limite, independentemente do seu método favorito para organizar e gerir ordens de trabalho, tudo depende do uso que dá às ferramentas que tem. Um software depende dos dados que  são inseridos. Se a sua equipe fizer um bom uso da solução que escolheu e registrar todas as OTs, você vai recolher dados fiéis e funcionar sem problemas. Caso contrário, é tão falível como qualquer outro método de registro. Para evitar este tipo de situações, sugerimos que ofereça uma formação a todos os funcionários durante o processo de implementação. (E escolha um software intuitivo, claro!)

 

Estamos aqui para te ajudar! Quer descobrir mais sobre a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção da Infraspeak? Fale conosco!