A gestão de operações de manutenção é um desafio diário. Os gestores e técnicos têm que responder a novos pedidos, enquanto, em simultâneo, precisam cumprir planos de manutenção detalhados. É um compromisso constante. Mas, com a tecnologia certa, é possível renovar as operações de manutenção. A tecnologia melhora a manutenção preventiva, reduz a manutenção corretiva, e diminui os níveis de estresse. Você tem a nossa palavra!

 

Como a tecnologia molda a manutenção

A manutenção passou de um “mal necessário” para uma atividade que cria valor. Parece que estamos “ensinando a missa para o padre”, mas sem manutenção não há confiabilidade. A confiabilidade, por sua vez, proporciona um serviço ininterrupto, rentável, e seguro. Quando a manutenção falha, o efeito dominó pode ser perigoso.

 

As empresas de renome mundial sabem disso, e a pressão está aumentando. Os gestores de manutenção precisam evitar os tempos de paradas, aumentar a vida útil dos ativos, garantir o retorno dos investimentos, e gerar a menor quantidade possível de desperdício em todo o processo. É preciso ser, praticamente, o Super-Homem ou a Mulher Maravilha…  E, de fato, podemos dizer que seria impossível alcançar estes objetivos sem os superpoderes modernos da tecnologia de gestão de manutenção.

 

O software de gestão de manutenção está em constante evolução. No início, ele podia ser resumido a caneta e papel. Depois, planilhas de excel. Então, apareceram CMMSs (Sistemas de Gestão de Manutenção Computadorizados), um atrás do outro. As bases de dados do Microsoft Access foram substituídas rapidamente por CMMS hospedados em servidores, CMMS baseados em browsers, e finalmente sistemas na nuvem.

 

Estes sistemas tinham uma coisa em comum: organizar dados. Os novos sistemas, como as plataformas inteligentes, garantem uma vantagem aos gestores. A Inteligência Artificial (AI) consegue identificar padrões e automatizar fluxos de trabalho, e os gestores não precisam se multiplicar para conseguir controlar tudo. É um renascimento para as operações de gestão de manutenção.

 

Igualmente revolucionárias, estas plataformas também envolvem toda a equipe. Qualquer pessoa pode reportar danos e comunicar com a equipe de manutenção, o que diminui o MTTR (tempo médio de reparação). Os diretores ou clientes (se fizer assistência técnica) podem ver o progresso em tempo real no dashboard. A manutenção está finalmente recebendo a devida atenção, e isso é uma mudança muito bem-vinda.

 

Foco na manutenção corretiva e preventiva

Já percorremos um longo caminho desde o “se não está estragado, não precisa de manutenção”. A manutenção corretiva (ou reativa) é imprevisível, aumenta o downtime e diminui a vida útil dos equipamentos. Isso é incompatível com o mundo acelerado em que vivemos. Felizmente, há alternativas, incluindo manutenção preventiva, manutenção baseada na condição e manutenção preditiva. 

 

Para a maioria dos gestores, a manutenção preventiva é a única opção viável. Mesmo que seja trabalhosa e arrisque sobre-manutenção, as vantagens ultrapassam – e muito – as desvantagens. As vantagens são indiscutíveis: redução de custos, menos danos e reparações de larga escala, e maior vida útil dos ativos. E a cereja do bolo? É mais barata que a manutenção preditiva.

 

Quanto à manutenção reativa, esse é o mal necessário. Mas há soluções. Como dissemos, os gestores de manutenção podem evitar grandes danos com planos de manutenção preventiva. Podem também melhorar os tempos de resposta com uma comunicação mais rápida, atribuição eficiente de tarefas, e gestão de estoque. No total, apenas 10% do tempo deve ser gasto em reparações.

 

Não é de se espantar, então, que a maioria dos gestores de manutenção tenham duas grandes preocupações. A primeira é como reduzir a manutenção corretiva. A segunda, que é a resposta à primeira, é como melhorar a manutenção preventiva. A nossa resposta para ambas é sempre a mesma: tecnologia. E tecnologia, neste momento, significa uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP — do inglês intelligent maintenance management platform)

 

Em relação às operações de manutenção, atualmente há três categorias de empresas:

  • aquelas que ainda usam papel e caneta para organizar as ordens de trabalho, o que significa que as equipes no terreno têm apenas uma ligação mínima com o escritório;
  • empresas que já usam apps móveis que conectam as equipes no terreno com o escritório, com ganhos de produtividade e melhores tempos de reação;
  • empresas que estão avançando para a automação com AI, procurando agilizar as operações e fornecer aos clientes um serviço no terreno impecável.

 

Como a tecnologia inteligente reduz a manutenção corretiva e impulsiona a manutenção preventiva

Não interessa o quão novo e arrojado o software parece, os gestores querem passar rapidamente ao que interessa. E o que interessa é menos tempo de parada. “Ele vai me ajudar a melhorar o planejamento? Como os clientes podem avisar se algo estiver dando errado? Os técnicos vão responder mais rápido?” A resposta é sim. Um CMMS inteligente ou uma IMMP centraliza toda a informação sobre os ativos, o que agiliza todas as operações de manutenção.

 

Criar um Plano de Manutenção Preventiva (PMP)

Como já dissemos, a manutenção preventiva dá muito trabalho. Pode acontecer, inclusive, o caso de não ter técnicos ou recursos suficientes para cada ativo. Então, é preciso priorizar. Em vez de dividir a tela em várias folhas planilhas de excel, compile tudo no software. Crie listas de ativos e tarefas, verifique os recursos disponíveis, programe ordens de trabalho, e acompanhe os KPIs para continuar a melhorar. 

 

A capacidade para agendar é uma das maiores melhorias com o software. Antigamente, você pode ter tido, por exemplo, dificuldade em estimar tempos de execução. Mas, desde que os técnicos sejam diligentes na conclusão das ordens de trabalho, você vai ganhar informações valiosas sobre as operações de manutenção. Mais: pode criar tarefas recorrentes e modelos de ordens de trabalho para ser ainda mais rápido da próxima vez.

 

⚙️ Consulte este plano de manutenção preventiva em 5 passos.

 

Assegure a conformidade

Se deixar o PMP em uma folha de papel, como você vai acompanhar as operações de manutenção? Com um sistema inteligente, os gestores associam planos a ativos, verificam o estado das ordens de trabalho, e recebem notificações se faltar alguma coisa. Você também pode ver se os técnicos estão cumprindo os PMP e, com a AI, nada vai escapar.

 

O software também melhora a conformidade com os regulamentos de segurança, legislação, ISO 55001 e SLAs. A informação relevante pode ser anexada aos ativos, para que os técnicos se tornem também mais conscientes dos riscos. Mais uma vez, as ordens de trabalho automatizadas e as sugestões inteligentes asseguram que você nunca vai esquecer de uma inspeção ou falhar um prazo. Os clientes vão adorá-lo!

 

E se não cumprir… está pronto para enfrentar o problema. Como os softwares registram dados, você não tem que tentar adivinhar nada. Olhe para os KPIs e descubra onde e quando está falhando. Depois, converse com a equipe para descobrir porquê.

 

Comunicação de danos rápida e fácil

Há duas coisas que os gestores de operações de manutenção sabem com toda a certeza. Uma é que o Sol se levanta todos os dias. A outra é que danos acontecem. E, quando acontecem, as empresas precisam os solucionar o mais rapidamente possível. Quanto mais cedo souber, mais rápido consegue salvar o dia. A comunicação de falhas tem de ser rápida, fácil e ágil.

 

Felizmente, não estamos mais nos tempos do fax ou das chamadas telefônicas. O próprio software abre uma nova forma de comunicação. Os clientes podem reportar na plataforma, a AI atribui ao técnico adequado e os gestores só precisam validar a sugestão. A equipe já está em movimento e praticamente não houve papelada administrativa. Reparações mais rápidas, menor MTTR, menos disrupções de serviço.

 

Atribuição de técnicos

Se está curioso sobre como o software atribui um dano a um técnico, vai gostar desta parte. Com um software inteligente, você pode emparelhar categorias de danos com uma lista de técnicos (por exemplo, danos elétricos a eletricistas, e por aí em diante). E, como também acompanha o estado das ordens de trabalho, consegue saber quem está disponível para o trabalho.

 

Se a equipe trabalha em vários locais, pode usar o seguimento por GPS para localizar os utilizadores e saber qual está mais próximo. Todas estas funcionalidades poupam tempo quando o tempo é mais precioso, e reduzem o downtime. Além disso, você vai evitar deslocações desnecessárias, tornando estas paradas inesperadas menos disruptivas para o plano de manutenção preventiva.

 

Facilitar a comunicação

Os colaboradores e clientes podem comunicar falhas, mas não é só essa forma de comunicação que vai mudar. Como explicado anteriormente, os gestores e encarregados podem acompanhar o que está a acontecer no terreno. Assim, eles não precisam esperar por um relatório escrito e podem se comunicar com os técnicos através da plataforma. O administrativo, dessa forma, pode dar um apoio remoto real.

 

O outro lado da moeda é que os técnicos também podem solicitar materiais e recursos. Responder rapidamente diminui atrasos e apoia a equipe no terreno nos momentos mais urgentes. Os técnicos já não necessitam perder tempo voltando ao escritório ou à espera de validações. Todos ficam conectados: a gestão, os técnicos e, se for o caso, também os clientes.

 

E sim, aumenta a disponibilidade dos ativos 

A disponibilidade dos ativos é um problema complexo com uma equação simples. Ao fazer manutenção preventiva, é menos provável que o equipamento estrague. Isto resulta em um maior tempo entre falhas (MTBF — do inglês mean time between failures), menos downtime inesperado, e maior disponibilidade. E há ainda o MTTR, que reflete a estratégia de manutenção corretiva.

 

Como já explicamos, você pode melhorar ambos com uma plataforma inteligente de gestão de manutenção. Por um lado, é mais fácil cumprir com um PMP. Por outro lado, todos ficam alertas em relação às falhas. Quando feito de forma correta, a disponibilidade de ativos e o OEE vão aumentar. Além disso, os dados e a IA ajudam a encontrar cada vez mais oportunidades de melhoria.

 

A Infraspeak ajuda os gestores e técnicos de manutenção. Mas, como?

Mais de 40.000 equipes no mundo usam a Infraspeak. É uma quantidade enorme de trabalho todos os dias. Além das funcionalidades nativas de manutenção preventiva e corretiva, você pode adicionar muito mais à plataforma. Veja como estamos ajudando as equipes a terem o melhor desempenho possível: 

 

Infraspeak Direct 

Em primeiro lugar, o Infraspeak Direct permite a comunicação de falhas por colaboradores ou clientes. Depois, pode usá-lo para controlar o estado de cada tarefa e acompanhar o progresso. E por fim, mas não menos importante, as mensagens diretas entre os utilizadores melhoram a comunicação entre as equipes no terreno e os encarregados. Este é o melhor amigo da manutenção corretiva dos nossos clientes — e dos clientes dos nossos clientes.

 

Etiquetas NFC

O sistema de gestão de manutenção da Infraspeak foi o primeiro no mundo a funcionar com NFC. Como não gostar? As etiquetas NFC permitem aos técnicos registrar entradas e saídas, são fáceis de ler, e duram uma eternidade. Toda a informação que necessite de um ativo cabe numa única etiqueta NFC — e uma única leitura é suficiente para registrar novos dados. Quanto ao papel, vai ficar no passado.

 

Integrações

A gestão de operações de manutenção não é uma lista de coisas a fazer. Os nossos clientes precisam integrar as operações de manutenção com o resto do negócio. É por isso que providenciamos dezenas de integrações com calendários, software de gestão de projetos e tarefas de propriedades, ERPs, etc. A lista não para de crescer.

 

Infraspeak Gear™

Já falamos muito sobre usar AI para melhorar os planos de manutenção preventiva e a conformidade. O Infraspeak Gear™ recebe todos os dados (das etiquetas NFC e integrações) e os transforma em sugestões práticas. Você pode automatizar fluxos de trabalho, validar sugestões inteligentes, receber alertas, e, claro, melhorar as operações de manutenção.

 

Recapitulando: Gestão de Operações de Manutenção & Tecnologia

Vivemos em uma época sem tempo para erros. Não há espaço para atrasos na produção. As empresas precisam prestar um serviço sempre impecável para manter a lealdade dos clientes. Caso contrário, basta pegar no celular para encontrarem uma alternativa! E isso requer equipamento confiável. As operações de manutenção são grande parte do dia-a-dia em hotéis, no varejo, na produção, e em negócios com grande infraestrutura. 

 

Isto traz vários desafios. Mas, se pensar bem, ultrapassá-los depende de um ponto em comum: organização de informação. Armazenar dados de ativos, planejar, programar, formar equipes, entender qual técnico está disponível. Como juntar todas as peças? Quando se torna muito para o cérebro humano, ou até para uma planilha de Excel, lembre-se que todas as épocas trazem progressos.

 

O século XXI nos deu conectividade sem precedentes. Não há dúvidas que software, IoT, AI e os apps móveis facilitam as operações de manutenção inteligentes. O planejamento demora menos tempo, os danos são reportados imediatamente e é possível tomar decisões com base em dados. O resultado é melhor gestão, desempenho e mais eficiência.

 

Se você necessita gerenciar um pequeno número de ativos ou milhares de clientes, há uma Infraspeak para você. Agende uma chamada com um dos nossos especialistas para ver qual das nossas funcionalidades nativas e integrações se adequam melhor às suas operações de manutenção.