La gestión de las operaciones de mantenimiento es un reto diario. Los gestores y los técnicos tienen que responder a nuevas solicitudes, al tiempo que tienen que cumplir con meticulosos planes de mantenimiento. Es un compromiso constante. Pero con la tecnología adecuada, podrás reformar tus operaciones de mantenimiento. La tecnología mejora el mantenimiento preventivo, reduce el mantenimiento correctivo y disminuye los niveles de estrés. Te damos nuestra palabra de honor.

 

Cómo la tecnología determina el mantenimiento

El mantenimiento ha pasado de ser un «mal necesario» a una actividad que genera valor. Estamos «enseñando el padrenuestro al cura», pero sin mantenimiento no hay fiabilidad. La fiabilidad, a su vez, proporciona un servicio ininterrumpido, rentable y seguro. Cuando el mantenimiento falla, el efecto dominó puede ser peligroso.

 

Las empresas de renombre mundial lo saben, y la presión va en aumento. Los responsables de mantenimiento tienen que evitar el downtime, prolongar la vida útil de los activos, garantizar el retorno de la inversión y generar el menor número posible de residuos en todo el proceso. Casi tienes que ser Superman…  Y, de hecho, diríamos que es imposible alcanzar estos objetivos sin los superpoderes de la tecnología moderna de gestión de mantenimiento.

 

El software de gestión de mantenimiento está en constante evolución. Al principio, se utilizaba papel y lápiz. Luego, las hojas de cálculo. Después, aparecieron los GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador), uno tras otro. Las bases de datos de Microsoft Access fueron rápidamente sustituidas por GMAO alojadas en servidores, GMAO basadas en navegadores y, finalmente, sistemas alojados en la nube.

 

Estos sistemas tenían algo en común: organizar datos. Los nuevos sistemas, como las plataformas inteligentes, dan una ventaja a los gestores. La Inteligencia Artificial (IA) puede identificar patrones y automatizar los flujos de trabajo, y los gestores no tienen que mutiplicarse para lograr controlar todo. Es un renacimiento para las operaciones de gestión de mantenimiento.

 

Quizás igualmente revolucionario es que estas plataformas también involucran a todo el equipo. Cualquiera puede informar de las averías y comunicarse con el equipo de mantenimiento, lo que reduce el MTTR (tiempo medio de reparación). Los directores o los clientes (si prestas asistencia técnica) pueden ver el progreso en tiempo real en el dashboard. Por fin se presta la debida atención al mantenimiento, lo cual es un cambio muy bienvenido.

Enfoque en el mantenimiento correctivo y preventivo

Ya hemos recorrido un largo camino desde el «si no está roto, no necesita arreglo». El mantenimiento correctivo (o reactivo) es imprevisible, aumenta el downtime y acorta la vida de los equipos. Esto es incompatible con el acelerado mundo actual. Afortunadamente, existen alternativas, como el mantenimiento preventivo, el mantenimiento basado en la condición y el mantenimiento predictivo.

 

Para la mayoría de los gestores, el mantenimiento preventivo es la única opción viable. Aunque requiere mucho trabajo y se corre el riesgo de un exceso de mantenimiento, las ventajas superan con creces los inconvenientes. Las ventajas son indiscutibles: reducción de costes, menos averías y reparaciones a gran escala, y mayor vida útil de los activos. ¿Y la guinda del pastel? Cuesta menos que el mantenimiento predictivo.

 

En cuanto al mantenimiento reactivo, ese es el mal necesario. Pero hay soluciones. Como hemos dicho, los responsables de mantenimiento pueden evitar averías importantes con planes de mantenimiento preventivo. También pueden mejorar los tiempos de respuesta con una comunicación más rápida, la asignación eficiente de tareas y la gestión de existencias. En total, sólo el 10% del tiempo debería dedicarse a las reparaciones.

 

No es de extrañar, pues, que la mayoría de los responsables de mantenimiento tengan dos grandes preocupaciones. La primera es cómo reducir el mantenimiento correctivo. La segunda, que es la respuesta a la primera, es cómo mejorar el mantenimiento preventivo. Nuestra respuesta a ambas preguntas es siempre la misma: tecnología. Y tecnología en este momento significa una plataforma inteligente de  mantenimiento (PIM).

 

Por lo que respecta a las operaciones de mantenimiento, hoy en día existen tres categorías de empresas:

  • las que todavía utilizan el lápiz y el papel para organizar las órdenes de trabajo, lo que significa que los equipos en el terreno solo tienen una conexión mínima con la oficina;
  • empresas que ya utilizan apps móviles que conectan a los equipos en el terreno con la oficina, con ganancias de productividad y mejores tiempos de reacción;
  • empresas que están avanzando hacia la automatización con IA, buscando agilizar las operaciones y proporcionar a los clientes un servicio en el terreno impecable.

 

Cómo la tecnología inteligente reduce el mantenimiento correctivo e impulsa el mantenimiento preventivo

Por muy nuevo y novedoso que parezca el software, los directivos quieren pasar a lo más importante rápidamente. Y lo que importa es menos downtime. «¿Me ayudará a mejorar la planificación? ¿Cómo pueden los clientes avisarme si algo va mal? ¿Los técnicos responderán más rápido?» La respuesta es sí. Una GMAO inteligente o PIM centraliza toda la información de los activos, lo que agiliza todas las operaciones de mantenimiento.

 

Crear un Plan de Mantenimiento Preventivo (PMP)

Como ya hemos dicho, el mantenimiento preventivo cuesta mucho trabajo. Es posible que te encuentres con que no tienes suficientes técnicos o recursos para cada activo. Así que hay que priorizar. En lugar de dividir la pantalla en varias hojas de cálculo, compila todo en el software. Crea listas de activos y tareas, comprueba los recursos disponibles, programa órdenes de trabajo y sigue los KPI para seguir mejorando.

 

La posibilidad de programar es una de las mayores mejoras del software. En el pasado, puede que hayas tenido dificultades para estimar los plazos de entrega, por ejemplo. Pero mientras los técnicos sean diligentes a la hora de cerrar las órdenes de trabajo, obtendrás información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento. Además, puedes crear tareas recurrentes y plantillas de órdenes de trabajo para que sea aún más rápido la próxima vez.

⚙️ Consulta este plan de mantenimiento preventivo en 5 pasos.

 

Garantiza el cumplimiento

Si se deja el PMP en una hoja de papel, ¿cómo se hace un seguimiento de las operaciones de mantenimiento? Con un sistema inteligente, los gestores asocian los planes con los activos, comprueban el estado de las órdenes de trabajo y reciben notificaciones si falta algo. Puedes ver si los técnicos están cumpliendo los PMP y, con la IA, no se te escapará nada.

 

El software también mejora el cumplimiento de las normas de seguridad, la legislación, la ISO 55001 y los acuerdos de nivel de servicio. Se puede adjuntar información relevante a los activos, para que los técnicos sean también más conscientes de los riesgos. Una vez más, las órdenes de trabajo automatizadas y las sugerencias inteligentes garantizan que nunca te olvidarás de una inspección ni te saltarás un plazo. Tus clientes te adorarán.

 

Y si no cumples… estás preparado para afrontar el problema. Como los softwares registran los datos, no tienes que intentar adivinar nada. Mira los KPI y descubre dónde y cuándo está fallando, y luego habla con el equipo para saber por qué.

 

Comunicación de fallos rápida y sencilla

Hay dos cosas que los gestores de operaciones de mantenimiento saben con seguridad. Una es que el sol sale todos los días. La otra es que las averías ocurren. Y cuando ocurren, las empresas tienen que solucionarlas lo antes posible. Cuanto antes lo sepas, antes podrás salvar el día. La comunicación de fallos debe ser rápida, fácil y ágil.

 

Afortunadamente, los días de los faxes y las llamadas telefónicas han quedado atrás. El propio software abre una nueva vía de comunicación. Los clientes pueden informar en la plataforma, la AI lo asigna al técnico adecuado y los gestores sólo tienen que validar la sugerencia. El equipo ya está en marcha y prácticamente no ha habido papeleo administrativo. Reparaciones más rápidas, menor MTTR, menos interrupciones del servicio.

 

Asignación de técnicos

Si tienes curiosidad por saber cómo el software asigna una avería a un técnico, te gustará esta parte. Con un software inteligente, puedes emparejar las categorías de averías con una lista de técnicos (por ejemplo, averías eléctricas a electricistas, etc.). Y como también haces un seguimiento del estado de las órdenes de trabajo, puedes saber quién está disponible para el trabajo.

 

Si el equipo trabaja en varios lugares, puedes utilizar el seguimiento por GPS para localizar a los usuarios y saber quién está más cerca. Todas estas funciones ahorran tiempo cuando el tiempo es más valioso, y reducen el downtime. Además, evitarás desplazamientos innecesarios, lo que hará que estas paradas inesperadas perturben menos el plan de mantenimiento preventivo.

 

Facilitar la comunicación

Los empleados y los clientes pueden comunicar los fallos, pero no sólo esa forma de comunicación cambiará. Como se ha explicado anteriormente, los gestores y encargados pueden hacer un seguimiento de lo que está ocurriendo en el terreno. No tienen que esperar un informe escrito y pueden comunicarse con los técnicos a través de la plataforma. El personal administrativo puede realmente dar apoyo a distancia.

 

La otra cara de la moneda es que los técnicos pueden también solicitar materiales y recursos. Responder a esas solicitudes rápidamente reduce los retrasos y apoya al equipo en el terreno en los momentos más urgentes. Los técnicos ya no tienen que perder tiempo volviendo a la oficina o esperando las validaciones. Todo el mundo está conectado: la dirección, los técnicos y, si es el caso, también los clientes.

 

Y sí, aumenta la disponibilidad de activos 

La disponibilidad de activos es un problema complejo con una ecuación sencilla. Cuando se realiza un mantenimiento preventivo, es menos probable que el equipo se averíe. Esto se traduce en un mayor tiempo entre fallos (MTBF — del inglés mean time between failures), menos downtime inesperado y una mayor disponibilidad. Luego está el MTTR, que refleja la estrategia de mantenimiento correctivo.

 

Como hemos explicado anteriormente, puedes mejorar ambas cosas con una plataforma inteligente de mantenimiento. Por un lado, es más fácil cumplir con un PMP. Por otro lado, todo el mundo está alerta con respecto a los fallos. Si lo haces bien, la disponibilidad de los activos y la OEE aumentarán. Además, los datos y la IA te ayudan a encontrar cada vez más oportunidades de mejora.

 

Infraspeak ayuda a los gestores y técnicos de mantenimiento, pero ¿cómo?

Más de 40.000 equipos en todo el mundo utilizan Infraspeak. Es una gran cantidad de trabajo todos los días. Más allá de las aplicaciones nativas de mantenimiento preventivo y correctivo, hay mucho más que se puede añadir a la plataforma. Ve cómo estamos ayudando a los equipos a rendir al máximo:

 

Infraspeak Direct 

En primer lugar, Infraspeak Direct permite que los empleados o los clientes comuniquen los fallos. A continuación, puedes utilizarlo para supervisar el estado de cada tarea y hacer un seguimiento del progreso. Y por último, pero no menos importante, los mensajes directos entre usuarios mejoran la comunicación entre los equipos en el terreno y los encargados. Este es el mejor amigo del mantenimiento correctivo de nuestros clientes — y de los clientes de nuestros clientes.

 

Etiquetas NFC

El sistema de gestión de mantenimiento de Infraspeak fue el primero del software de mantenimiento del mundo compatible con NFC. ¿Cómo puede no gustarte? Las etiquetas NFC permiten a los técnicos registar entradas y salidas, son fáciles de leer y duran una eternidad. Toda la información que necesitas de un activo cabe en una sola etiqueta NFC, y una sola lectura es suficiente para registrar nuevos datos. En cuanto al papel… hasta la vista, baby.

 

Integraciones

La gestión de las operaciones de mantenimiento no es una lista de cosas que hacer. Nuestros clientes necesitan integrar las operaciones de mantenimiento con el resto del negocio. Por eso ofrecemos decenas de integraciones con calendarios, software de gestión de proyectos y tareas de propiedades, ERPs, etc. La lista sigue creciendo.

 

Infraspeak Gear™

Ya hemos hablado mucho de utilizar la IA para mejorar los planes de mantenimiento preventivo y el cumplimiento. Infraspeak Gear™ toma todos los datos (de las etiquetas NFC y las integraciones) y los convierte en sugerencias prácticas. Puedes automatizar flujos de trabajo, validar sugerencias inteligentes, recibir alertas y, por supuesto, mejorar las operaciones de mantenimiento.

 

Recapitulando: Gestión de Operaciones de Mantenimiento y Tecnología

Vivimos en una época en la que no hay lugar para el error. No hay lugar para los retrasos en la producción. Las empresas deben ofrecer un servicio impecable en todo momento para mantener la fidelidad de sus clientes. De lo contrario, ¡solo tienen que coger su teléfono móvil para encontrar una alternativa! Y eso requiere equipos fiables. Las operaciones de mantenimiento son una parte importante del día a día en hoteles, comercios, producción y empresas con grandes infraestructuras.

 

Esto conlleva una serie de retos. Pero, si lo piensas bien, superarlos depende de un punto común: la organización de la información. Almacenar los datos de los activos, planificar, programar, formar equipos, saber qué técnico está disponible. ¿Cómo unir todas las piezas? Cuando es demasiado para el cerebro humano, o incluso para una hoja de Excel, recuerda que cada época trae consigo progresos.

 

El siglo XXI nos ha traído una conectividad sin precedentes. No hay duda de que el software, IoT, la IA y las apps móviles facilitan las operaciones inteligentes de mantenimiento. La planificación lleva menos tiempo, las averías se comunican inmediatamente y se pueden tomar decisiones basadas en datos. El resultado es una mejor gestión, rendimiento y mayor eficiencia.

 

Tanto si necesitas gestionar un pequeño número de activos como miles de clientes, hay una Infraspeak para ti. Concerta una llamada con uno de nuestros expertos para ver cuáles de nuestras apps nativas e integraciones se adaptan mejor a tus operaciones de mantenimiento.