A gestão de operações de manutenção é um desafio diário. Os gestores e técnicos têm de responder a novos pedidos, enquanto, em simultâneo, têm de cumprir minuciosos planos de manutenção. É um compromisso constante. Mas, com a tecnologia certa, vai conseguir renovar as operações de manutenção. A tecnologia melhora a manutenção preventiva, reduz a manutenção corretiva, e diminui os níveis de stress. Tem a nossa palavra de honra!

 

Como a tecnologia molda a manutenção

A manutenção passou de um “mal necessário” para uma atividade que cria valor. Estamos a “ensinar a missa ao padre”, mas sem manutenção não há fiabilidade. A fiabilidade, por sua vez, proporciona um serviço ininterrupto, rentável, e seguro. Quando a manutenção falha, o efeito de dominó pode ser perigoso.

 

As empresas de renome mundial sabem disso, e a pressão está a aumentar. Os gestores de manutenção têm de evitar o downtime, aumentar a vida útil dos ativos, garantir o retorno dos investimentos, e gerar a menor quantidade possível de desperdício em todo o processo. Quase que é preciso ser-se o Super-Homem…  E, de facto, diríamos ser impossível alcançar estes objetivos sem os super-poderes da moderna tecnologia de gestão de manutenção.

 

software de gestão de manutenção está em constante evolução. No início, era caneta e papel. A seguir, folhas de cálculo. Depois, apareceram CMMSs (Sistemas de Gestão de Manutenção Computadorizados), um a seguir ao outro. As bases de dados do Microsoft Access foram substituídas rapidamente por CMMS alojados em servidores, CMMS baseados em browsers, e finalmente sistemas alojados na nuvem.

 

Estes sistemas tinham uma coisa em comum: organizar dados. Os novos sistemas, como as plataformas inteligentes, conferem uma vantagem aos gestores. A Inteligência Artificial (AI) consegue identificar padrões e automatizar fluxos de trabalho, e os gestores não precisam de se multiplicar para conseguir controlar tudo. É um renascimento para as operações de gestão de manutenção.

 

Porventura igualmente revolucionário, estas plataformas também envolvem toda a equipa. Qualquer pessoa pode reportar avarias e comunicar com a equipa de manutenção, o que diminui o MTTR (tempo médio de reparação). Os diretores ou clientes (se fizer assistência técnica) podem ver o progresso em tempo real no dashboard. A manutenção está finalmente a receber a devida atenção, e isso é uma mudança muito bem-vinda.

 

Foco na manutenção corretiva e preventiva

Já percorremos um longo caminho desde o “se não está estragado, não precisa de arranjo”. A manutenção corretiva (ou reativa) é imprevisível, aumenta o downtime e diminui a vida útil dos equipamentos. Isso é incompatível com o mundo acelerado de hoje. Felizmente, há alternativas, incluindo manutenção preventiva, manutenção baseada na condição e manutenção preditiva. 

 

Para a maioria dos gestores, a manutenção preventiva é a única opção viável. Embora seja trabalhosa e arrisque sobre-manutenção, as vantagens ultrapassam largamente as desvantagens. As vantagens são indiscutíveis: redução de custos, menos avarias e reparações de larga escala,e maior vida útil dos ativos. E a cereja no topo do bolo? É menos dispendiosa que a manutenção preditiva.

 

Quanto à manutenção reativa, esse é o mal necessário. Mas há soluções. Como dissemos, os gestores de manutenção podem evitar grandes avarias com planos de manutenção preventiva. Podem também melhorar os tempos de resposta com comunicação mais rápida, atribuição eficiente de tarefas, e gestão de stock. No total, apenas 10% do tempo deve ser gasto em reparações.

 

Não é surpreendente, então, que a maioria dos gestores de manutenção tenham duas grandes preocupações. A primeira é como reduzir a manutenção corretiva. A segunda, que é a resposta à primeira, é como melhorar a manutenção preventiva. A nossa resposta para ambas as questões é sempre a mesma: tecnologia. E tecnologia, neste momento, significa uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP — do inglês intelligent maintenance management platform)

 

No que toca a operações de manutenção, hoje em dia há três categorias de empresas:

  • aquelas que ainda usam papel e caneta para organizar as ordens de trabalho, o que significa que as equipas no terreno têm apenas uma ligação mínima com o escritório;
  • empresas que já usam apps móveis que conectam as equipas no terreno com o escritório, com ganhos de produtividade e melhores tempos de reação;
  • empresas que estão a avançar para a automação com AI, procurando agilizar as operações e fornecer aos clientes um serviço no terreno impecável.

 

Como tecnologia inteligente reduz a manutenção corretiva e impulsiona a manutenção preventiva

Não interessa o quão novo e arrojado o software parece, os gestores querem passar rapidamente ao que interessa. E o que interessa é menos downtime. “Vai ajudar-me a melhorar o planeamento? Como é que os clientes me podem avisar se algo estiver a correr mal? Os técnicos vão responder mais rápido?” A resposta é sim. Um CMMS inteligente ou uma IMMP centraliza toda a informação sobre os ativos, o que agiliza todas as operações de manutenção.

 

Criar um Plano de Manutenção Preventiva (PMP)

Como já dissemos, a manutenção preventiva dá muito trabalho. Pode dar-se o caso de não ter técnicos ou recursos suficientes para cada ativo. Então tem de priorizar. Em vez de dividir o ecrã em várias folhas de cálculo, compile tudo no software. Crie listas de ativos e tarefas, verifique os recursos disponíveis, programe ordens de trabalho, e acompanhe os KPIs para continuar a melhorar. 

 

A capacidade para agendar é uma das maiores melhorias com o software. Antigamente, talvez tenha tido, por exemplo, dificuldade em estimar tempos de execução. Mas, desde que os técnicos sejam diligentes no fecho das ordens de trabalho, vai ganhar informações valiosas sobre as operações de manutenção. Mais, pode criar tarefas recorrentes e modelos de ordens de trabalho para ser ainda mais rápido da próxima vez.

 

⚙️ Consulte este plano de manutenção preventiva em 5 passos.

 

Assegure a conformidade

Se deixar o PMP numa folha de papel, como acompanha as operações de manutenção? Com um sistema inteligente, os gestores associam planos a ativos, verificam o estado das ordens de trabalho, e recebem notificações se faltar alguma coisa. Pode ver se os técnicos estão a cumprir os PMP e, com a AI, nada lhe escapará.

 

O software também melhora a conformidade com os regulamentos de segurança, legislação, ISO 55001 e SLAs. A informação relevante pode ser anexada aos ativos, para que os técnicos se tornem também mais conscientes dos riscos. Mais uma vez, as ordens de trabalho automatizadas e as sugestões inteligentes asseguram que nunca se vai esquecer de uma inspeção ou falhar um prazo. Os clientes vão adorá-lo!

 

E se não cumprir… está pronto para enfrentar o problema. Dado que os softwares registam dados, não tem de tentar adivinhar nada. Olhe para os KPIs e descubra onde e quando está a falhar, e depois converse e com a equipa para descobrir porquê.

 

Comunicação de avarias rápida e fácil

Há duas coisas que os gestores de operações de manutenção sabem com toda a certeza. Uma é que o Sol se levanta todos os dias. A outra é que avarias acontecem. E, quando acontecem, as empresas precisam de as solucionar o mais rapidamente possível. Quanto mais cedo souber, mais rápido consegue salvar o dia. A comunicação de falhas tem de ser rápida, fácil e ágil.

 

Felizmente, longe vão os dias dos faxes e das chamadas telefónicas. O próprio software abre uma nova forma de comunicação. Os clientes podem reportar na plataforma, a AI atribui ao técnico adequado e os gestores só precisam de validar a sugestão. A equipa já está em movimento e praticamente não houve papelada administrativa. Reparações mais rápidas, menor MTTR, menos disrupções de serviço.

 

Atribuição de técnicos

Se está curioso sobre como o software atribui uma avaria a um técnico, vai gostar desta parte. Com software inteligente, pode emparelhar categorias de avarias com uma lista de técnicos (i.e., avarias elétricas a eletricistas, e por aí em diante). E, como também acompanha o estado das ordens de trabalho, consegue saber quem está disponível para o trabalho.

 

Se a equipa trabalha em vários locais, pode usar o seguimento por GPS para localizar os utilizadores e saber qual está mais próximo. Todas estas funcionalidades poupam tempo quando o tempo é mais precioso, e reduzem o downtime. Além disso, vai evitar deslocações desnecessárias, tornando estas paragens inesperadas menos disruptivas para o plano de manutenção preventiva.

 

Facilitar a comunicação

Os colaboradores e clientes podem comunicar falhas, mas não é só essa forma de comunicação que vai mudar. Como explicado anteriormente, os gestores e encarregados podem acompanhar o que está a acontecer no terreno. Não precisam de esperar por um relatório escrito e podem comunicar com os técnicos através da plataforma. O pessoal administrativo pode verdadeiramente dar apoio remoto.

 

O outro lado da moeda é que os técnicos podem também solicitar materiais e recursos. Responder-lhes rapidamente diminui atrasos e apoia a equipa no terreno nas alturas mais urgentes. Os técnicos já não necessitam de perder tempo a voltar ao escritório ou à espera de validações. Todos ficam conectados: a gestão, os técnicos e, se for o caso, também os clientes.

 

E sim, aumenta a disponibilidade dos ativos 

A disponibilidade é um problema complexo com uma equação simples. Quando faz manutenção preventiva, é menos provável que o equipamento avarie. Isto resulta num maior tempo entre falhas (MTBF — do inglês mean time between failures), menos downtime inesperado, e maior disponibilidade. E há ainda o MTTR, que reflete a estratégia de manutenção corretiva.

 

Como já explicamos em cima, pode melhorar ambos com uma plataforma inteligente de gestão de manutenção. Por um lado, é mais fácil cumprir com um PMP. Por outro lado, está toda a gente alerta no que toca a falhas. Se o fizer bem, a disponibilidade de ativos e o OEE vão aumentar. Além disso, os dados e a IA ajudam a encontrar cada vez mais oportunidades de melhoria.

 

A Infraspeak ajuda os gestores e técnicos de manutenção, mas como?

Mais de 40 000 equipas à volta do mundo usam a Infraspeak. É uma quantidade enorme de trabalho todos os dias. Para além das aplicações nativas de manutenção preventiva e corretiva, há muito mais que pode adicionar à plataforma. Veja como estamos a ajudar as equipas a terem o melhor desempenho possível: 

 

Infraspeak Direct 

Em primeiro lugar, o Infraspeak Direct permite a comunicação de falhas por colaboradores ou clientes. Depois, pode usá-lo para controlar o estado de cada tarefa e acompanhar o progresso. E por fim, mas não menos importante, as mensagens diretas entre os utilizadores melhoram a comunicação entre as equipas no terreno e os encarregados. Este é o melhor amigo da manutenção corretiva dos nossos clientes — e dos clientes dos nossos clientes.

 

Infraspeak Operations

Provavelmente já percebeu a dica, mas o Infraspeak Operations é a nossa aplicação de gestão inteligente de operações de manutenção. Se não houver clientes ou muitos ativos envolvidos, pode simplificar as ordens de trabalho, tarefas internas, e avarias, tudo num só lugar. Os gestores de instalações nas indústrias hospitalar, de retalho, e produção estão entre os maiores fãs. 

 

Etiquetas NFC

sistema de gestão de manutenção da Infraspeak foi o primeiro no mundo a funcionar com NFC. Como não gostar? As etiquetas NFC permitem aos técnicos registar entradas e saídas, são fáceis de ler, e duram uma eternidade. Toda a informação que necessite de um ativo cabe numa única etiqueta NFC — e uma única leitura é suficiente para registar novos dados. Quanto ao papel, é hasta la vista, baby.

 

Integrações

A gestão de operações de manutenção não é uma lista de coisas a fazer. Os nossos clientes precisam de integrar as operações de manutenção com o resto do negócio. É por isso que providenciamos dezenas de integrações com calendários, software de gestão de projetos e tarefas de propriedades, ERPs, etc. A lista não para de crescer.

 

Infraspeak Gear™

Já falamos imenso sobre usar AI para melhorar os planos de manutenção preventiva e a conformidade. O Infraspeak Gear™ recebe todos os dados (das etiquetas NFC e integrações) e transforma-os em sugestões práticas. Pode automatizar fluxos de trabalho, validar sugestões inteligentes, receber alertas, e, claro, melhorar as operações de manutenção.

 

Recapitulando: Gestão de Operações de Manutenção & Tecnologia

Vivemos numa época sem espaço para erros. Não há espaço para atrasos na produção. As empresas precisam de prestar um serviço sempre impecável para manter a lealdade dos clientes. Caso contrário, basta pegar no telemóvel para encontrarem uma alternativa! E isso requer equipamento fiável. As operações de manutenção são grande parte do dia-a-dia em hotéis, no retalho, na produção, e em negócios com grande infraestrutura. 

 

Isto traz vários desafios. Mas, se pensar bem, ultrapassá-los depende de um ponto em comum: organização de informação. Armazenar dados de ativos, planear, programar, formar equipas, perceber que técnico está disponível. Como juntar todas as peças? Quando se torna demasiado para o cérebro humano, ou até para uma folha de Excel, lembre-se que todas as épocas trazem progressos.

 

O século XXI deu-nos conectividade sem precedentes. Não há dúvidas que software, IoT, AI e as apps móveis facilitam as operações de manutenção inteligentes. O planeamento demora menos tempo, as avarias são reportadas imediatamente e pode tomar decisões com base em dados. O resultado é melhor gestão, desempenho e mais eficiência.

 

Quer necessite de gerir um pequeno número de ativos ou milhares de clientes, há uma Infraspeak para si. Agende uma chamada com um dos nossos especialistas para ver qual das nossas apps nativas e integrações se adequam melhor às suas operações de manutenção.

 

infraspeak demo