Se há alguma coisa que 2020 nos provou, é que há mais do que uma maneira de atingir os mesmos objetivos. Aliás, provavelmente  fomos, até mesmo, agradavelmente surpreendidos! Apesar de todos os desafios que a pandemia nos trouxe, o trabalho remoto mostrou que é possível ter mais equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e evitar horas perdidas no trânsito. Foi uma curva de aprendizagem, claro. Mas quem sabe esse não é o futuro?

 

O que queremos dizer é que tudo pode melhorar, mesmo que esteja satisfeito com o método atual. Se você não tentar, nunca vai descobrir. Algumas empresas já fazem este esforço com o Kaizen. Não é uma ferramenta, nem uma metodologia – é uma cultura. Em Japonês, “kaizen” significa “mudar para melhor”, que algumas organizações interpretam como um sinônimo de “melhoria contínua”. Esta cultura é muito associada ao lean manufacturing, à manutenção lean e à Manutenção Produtiva Total (TPM). 

O que é o modelo de melhoria contínua?

A melhoria contínua é essencial tanto para o lean manufacturing, como para a TPM. O Kaizen tenta encontrar processos que podem se tornar mais eficientes e eficazes, geralmente de uma forma organizada e consistente.

 

O Kaizen pode ser aplicado a quase tudo, desde a gestão ao plano de manutenção de um equipamento, passando pela logística e pela cadeia de fornecimento. Se estende a todos os membros da equipe, dos gestores aos técnicos, uma característica compartilhada com a TPM. Para o lean manufacturing, e até para a manutenção lean, o Kaizen ganha outra dimensão. A melhoria contínua das atividades, com o objetivo de aumentar a eficiência, implica eliminar o desperdício.

 

⏳ Sobre “Eventos Kaizen” ou “Kaizen blitz”

Neste artigo, estamos focando no Kaizen sistemático. No entanto, o Kaizen pode ser usado em eventos esporádicos. Segundo o Sistema de Produção da Toyota, a equipe deve se reunir depois de um dano. Estas falhas inesperadas podem anular ‘eventos Kaizen’ (ou Kaizen Blitz) para reagir ao problema e propor melhorias que o resolvem.

Também é possível usar o Kaizen para atingir metas específicas, tais como diminuir o MTTR ou melhorar a gestão de estoques.

 

Mas, como já dissemos, o Kaizen é uma cultura – não uma ferramenta. Então, quais ferramentas e métodos podem ser aplicados para reforçar esta cultura? Há quatro métodos principais para sustentar uma melhoria contínua, que vamos explorar de seguida.

 

Planejar, Desenvolver, Confirmar, Agir (PDCA)

O ciclo PDCA (o nome vem do inglês “Plan, Do, Check, Act”, que nós adaptamos livremente acima), é uma das ferramentas mais úteis para implementar melhorias contínuas.

 

Apesar de ter nascido como um método de controle de qualidade, pode ser usado para estabelecer novos objetivos e processos (planejar). Comece por um período de testes (desenvolver). Depois, compare os resultados com aquilo a que se propunha (confirmar). Se os novos processos melhoraram o seu desempenho, implemente-os (agir). Só há um pequeno truque para que o PDCA funcione: definir metas mensuráveis e segui-las.

 

  • Tome nota: para eventos Kaizen esporádicos, o ciclo PDCA pode se converter em Descobrir o problema, Demonstrar, Clarificar e Reconhecer. 

 

Análise de Causa Raiz

Há um conjunto de métodos, conhecidos como análise de causa raiz, que pode ser usado para descobrir a origem de um dano. As organizações que se focam em melhorias contínuas precisam deste tipo de análise para melhorar processos e evitar que volte a acontecer. Aliás, este é um tema que já falamos muito por aqui. Veja 5 ferramentas de análise de causa raiz, como fazer uma FMEA, quais são as aplicações de uma FTA e o que é a análise dos 5 Porquês. Esta última e os diagramas Ishikawa são usados com frequência nos ciclos PDCA.

 

Kanban

O Kanban é outra ferramenta lean. A palavra significa “quadro” em Japonês e consiste num sistema de planejamento para produção “just in time” e processos lean. No fundo, é um quadro que mapeia cada elo do processo, dividido entre “pedidos”, “em progresso” e “concluídos”. Ao longo do tempo, este workflow visual tem se mostrado muito útil em promover melhorias. Todos conseguem visualizar rapidamente onde estão os problemas, como as interrupções ou atrasos, e agir nestes pontos críticos.

 

CMMS ou um software equivalente

Nada de surpreendente! Um CMMS ou uma plataforma equivalente são fontes de informação preciosas que dão insights sobre a sua operação. Não só vai ajudar a descobrir oportunidades para melhorias, como também a monitorar os resultados. E claro, para obedecer ao lean, você deve procurar um software que seja user-friendly, fácil de integrar com outras ferramentas, capaz de gerar relatórios e work orders baseadas num calendário automaticamente.

 

Quais são os benefícios do Kaizen?

É uma pergunta justa. Quando adota uma abordagem lean, todas as mudanças devem contribuir para esse objetivo, em vez de aumentar o desperdício de tempo e de recursos humanos. No entanto, se já mergulhou a fundo na TPM e na manutenção lean, o Kaizen não é negociável. Estes são alguns dos benefícios que você vai notar ao implementar as estratégias que mencionamos:

 

  • maior qualidade do produto final após ciclos sucessivos de PDCA;
  • minimizar o desperdício através da melhoria contínua de processos; 
  • menor tempo de entrega devido à eliminação de bloqueios na produção;
  • aumento da segurança, especialmente se aplicar análise de causa raiz na fase de design;
  • estimulo e motivação da equipe, uma vez que os trabalhadores se sentem ouvidos; 
  • diminuição de custos e gestão mais eficiente no geral, como consequência de todos os pontos acima.