Se você chegou aqui, ao blog da Infraspeak, é porque provavelmente já ouviu falar sobre gestão de facilities. Mas, em um campo tão vasto, nem sempre é fácil entender exatamente em que consiste esta atividade e o que faz um gestor de facilities. Hoje, respondemos de uma vez por todas a essa grande questão: o que é a gestão de facilities?
Em que consiste a gestão de facilities?
A gestão de facilities, que em inglês é chamada de facility management — sendo abreviada com a sigla FM —, abrange a manutenção, a segurança, a gestão energética e a otimização dos espaços. Dito de outra forma, garante que edifícios e infraestruturas funcionem de forma eficiente, sustentável e segura.
A gestão de facilities se divide em duas categorias principais:
- Hard FM (gestão técnica de instalações): foca na infraestrutura física, como AVAC (aquecimento, ventilação, ar-condicionado), canalização, segurança contra incêndios, manutenção de edifícios e sistemas elétricos.
- Soft FM (Gestão de serviços direcionados aos usuários): diferente do Hard FM, o Soft FM torna o edifício confortável e melhora a experiência dos ocupantes (ex.: limpeza, segurança humana, recepção).
Ambas as categorias são essenciais e fundamentais para o cumprimento das legislações, que exigem que os proprietários de edifícios os mantenham seguros, limpos e funcionais.
👀 Ainda tem dúvidas? Veja com os exemplos abaixo:
✔ Substituir câmaras de vigilância? → Hard FM
✔ Contratar vigilantes? → Soft FM
👨💻 Quer saber mais sobre as categorias de gestão de facilities? Leia o artigo: Gestão de Facilities Soft e Hard: qual é a diferença?
Os 10 principais serviços da gestão de facilities
Veja a seguir os serviços mais comuns em gestão de facilities:
1. Gestão de facilities integrada (IFM)
A gestão de facilities integrada consolida todos os serviços em um único fornecedor. Imagine que a climatização, a limpeza, a segurança e até a jardinagem são gerenciadas pela mesma equipe. Reduz custos e simplifica a logística.
2. Gestão de facilities sustentável (SFM)
Os edifícios são responsáveis por 39% das emissões globais de CO₂ (WorldGBC, 2022). O SFM combate isto com eficiência energética, redução de resíduos e reutilização de água.
Aqui fica um exemplo prático de como o SFM é uma decisão financeiramente rentável: A universidade californiana UC Davis poupou 120.000 dólares/ano ao instalar iluminação LED inteligente (Brightway LED, 2023).
🌱 Leia também: 6 benefícios da gestão de facilities sustentável
3. Gestão de facilities assistida por computador (CAFM)
O CAFM usa tecnologia IoT e outros sistemas inteligentes para monitorar equipamentos, consumo energético e ocupação de espaços, melhorando a gestão operacional.
Os sensores de detecção de vazamentos nos sistemas de canalização, por exemplo, identificam antecipadamente esta anomalia. Este processo é designado por manutenção preditiva e ajuda as empresas a evitar danos inesperados.
A McKinsey concluiu que a manutenção preditiva reduz custos de reparação em 18% a 25%. Paralelamente, o Departamento de Energia dos EUA verificou que este tipo de manutenção permite cortar os custos em 25% a 30% e prevenir 70% dos danos.
4. Gestão da conformidade
A gestão da conformidade é parte integrante da gestão de facilities. Garante que o funcionamento dos edifícios obedece à lei geral e às normas ambientais. Além disso, protege as empresas de multas, litígios e danos à reputação.
Os gestores de facilities monitoram as alterações à legislação para manter as empresas atualizadas e protegidas. Não importa se são leis de proteção contra incêndios, acessibilidade ao local de trabalho, ou outras. Se estas medidas não estiverem em vigor, a sua empresa poderá enfrentar consequências legais ou mesmo o encerramento forçado.
5. Gestão de ativos
Um restaurante depende de fornos, geladeiras e equipamentos de cozinha para manter o fluxo de pedidos. Se um freezer estragar, muitos ingredientes serão desperdiçados e causarão perdas inesperadas. O mesmo se aplica aos equipamentos de apoio – notebook, impressora do escritório ou veículo da empresa.
E se, de repente, um ou mais destes ativos deixarem de funcionar?
A gestão de ativos te ajuda a evitar esta situação, monitorando cada equipamento e programando a sua manutenção. Em outras palavras, cuidar continuamente do que faz falta ao seu negócio faz com que você trabalhe melhor e de forma mais inteligente.
⚙️ Leia também: Software de gestão de ativos: 26 razões para ter um
6. Gestão de espaços de trabalho
Desde a pandemia, muitos espaços corporativos deixaram de funcionar de forma plena. As pessoas trabalham à distância e algumas se deslocam até a empresa apenas algumas vezes por semana. Como resultado, grandes áreas de espaço de escritório permanecem desocupadas, levando a um desperdício de recursos.
A vertente da gestão de espaços de trabalho supera este desafio, ajudando as empresas a otimizar a utilização do espaço. Identifica as áreas subaproveitadas e as necessidades a cada momento, atribuindo às secções novas funções. Assim, é possível converter áreas vazias em espaços para conferências, postos de trabalho compartilhados ou salas de reuniões, em vez de os deixar inutilizados.
💡Curiosidade: em 2022, o Google poupou 1 milhão de dólares ao redesenhar os seus espaços (Bloomberg).
7. Gestão das relações com fornecedores
O sucesso de uma empresa depende da força da sua cadeia de fornecimento. A gestão das relações com fornecedores implica que as empresas criem e mantenham parcerias fortes e produtivas com os seus fornecedores.
Sistemas como a Infraspeak Network™ não se limitam a negociar contratos. Transformam a colaboração com os fornecedores, ligando empresas e fornecedores em um único espaço de trabalho digital. Esta plataforma elimina furos e processos manuais, automatizando tarefas repetitivas como as atualizações de contratos, acompanhamento de encomendas e relatórios de conformidade.
8. Gestão de higiene e segurança no trabalho
A gestão da conformidade em relação às regras de higiene, saúde e segurança garante que os edifícios e os equipamentos cumprem as imposições de segurança no trabalho e as normas do setor. Abrange a legislação de proteção contra incêndios, planos de evacuação de emergência e estratégias de redução de riscos.
As lesões e doenças laborais têm um enorme impacto financeiro. De acordo com a Organização Internacional do Trabalho, custam anualmente à economia global perto de 3 bilhões de Euros. Infelizmente, estas perdas poderiam ser evitadas com medidas de segurança proativas.
9. Gestão de edifícios
A gestão de edifícios ajuda a controlar os custos, sem colocar em causa o funcionamento correto das instalações. Esta vertente envolve a gestão do fornecimento de água e energia, a manutenção e a gestão das despesas operacionais diárias (OpEx), com impacto direto na rentabilidade do negócio.
A gestão de edifícios do futuro combina a responsabilidade fiscal com a sustentabilidade. Os sistemas de aproveitamento de águas pluviais, por exemplo, reduzem o valor das faturas da água. Esta otimização também se aplica aos incentivos fiscais, criando valor além da economia.
10. Gestão de imóveis
A gestão de várias instalações em simultâneo é complexa e tem alto custo sem uma supervisão adequada. Muitas empresas pagam a mais por espaços não utilizados ou se debatem com a desorganização relativa aos contratos de arrendamento.
Um software de gestão de facilities, como a Infraspeak, simplifica esta gestão. Automatiza o acompanhamento dos contratos de arrendamento, programa a manutenção e monitora os custos em tempo real. Em vez de ter que fazer malabarismo com planilhas de excel, é possível ter total visibilidade e controle.
O que faz um profissional gestor de facilities?
O gestor de facilities — ou gestor de instalações —, é responsável por supervisionar e gerenciar a infraestrutura física e os serviços de um edifício ou instalação. O seu principal objetivo é garantir que o espaço funcione de forma eficiente e sem falhas, se adaptando às necessidades dos seus ocupantes. A seguir estão as principais responsabilidades de um gestor de facilities.
- Manutenção e reparações: coordenar e supervisionar a manutenção preventiva e corretiva do edifício. Elaborar calendários de manutenção, realizar inspeções e garantir reparações rápidas e eficazes.
- Gestão e otimização de espaços: planejar a disposição e utilização do espaço para maximizar a produtividade e a rentabilidade. Reconfigurar áreas conforme as necessidades (ex.: expansões, mudanças de departamentos).
- Segurança e proteção: assegurar o cumprimento das normas de segurança (ex.: proteção contra incêndios, acessibilidade). Implementar medidas de segurança (câmeras, controle de acessos) e planos de emergência.
- Gestão de fornecedores: negociar contratos com empresas externas (limpeza, manutenção, segurança). Supervisionar a qualidade dos serviços prestados e garantir o cumprimento de prazos.
- Gestão orçamental e controle de custos: definir e monitorar o orçamento operacional das instalações. Identificar oportunidades de economia (ex.: eficiência energética, contratos mais vantajosos).
- Gestão ambiental e sustentabilidade: promover práticas sustentáveis, como redução de consumos energéticos, reciclagem e gestão de resíduos. Implementar sistemas como iluminação LED ou painéis solares para reduzir custos.
- Conformidade legal e normativa: garante que o edifício cumpre as leis locais e setoriais (ex.: licenças, regulamentos de segurança). Se manter atualizado sobre novas obrigações legais.
- Gestão de equipes: liderar equipes de manutenção, de segurança e de serviços gerais. Orientar, formar e avaliar colaboradores para assegurar eficiência operacional.
O âmbito de atuação das empresas de FM varia de acordo com as necessidades do cliente, dimensão do negócio e orçamento. Veja algumas das suas funções específicas:
A. Gestão global
Supervisionar todos os aspectos operacionais do edifício, desde a manutenção preventiva até ao cumprimento legal.
B. Controle de qualidade
Garantir que os produtos ou serviços do cliente mantêm padrões elevados, através de auditorias e análises de processos.
C. Serviços de limpeza
Muitas empresas de FM oferecem serviços que vão desde a limpeza diária a lavagens profundas periódicas, de acordo com as necessidades.
D. Intervenções de manutenção
A equipe de manutenção de uma empresa de FM supervisiona uma variedade de tarefas para garantir que nas instalações do cliente tudo esteja funcionando corretamente. A sua responsabilidade é planejar, avaliar e gerenciar atualizações, verificações ou pequenas reparações, muitas vezes com recurso a um software de manutenção preditiva.
E. Serviços de redes e TI
Os serviços de gestão de facilities são ideais para manter a sua infraestrutura de TI protegida e funcionando corretamente. A equipe de FM vai monitorar e manter a sua rede para resolver qualquer problema que surja.
É importante destacar ainda que as funções das empresas de FM se adaptam a cada situação. As consequências da pandemia de COVID-19, por exemplo, tiveram como resultado exigentes desafios relacionados com o ‘novo normal’ que passou a ser adotado pelas empresas em todo o mundo. O aumento dos horários flexíveis e das configurações de trabalho híbrido obrigou as empresas de FM a alterarem a forma como operavam anteriormente.
Dessa forma, pense no FM como uma fórmula para ganhar jogos. Ninguém gosta de perder. Nem contra amigos e muito menos contra concorrentes comerciais. Ter uma equipe de gestão de facilities ao seu lado é como seguir por um atalho: a vasta gama de recursos e conhecimentos dos especialistas permite melhorias em todos os aspectos das suas operações, de forma mais leve e rápida.
Os 4 pilares da gestão de facilities
Para ser bem-sucedido, a gestão de facilities adota uma abordagem estratégica e sistemática ao tratamento dos ativos de uma empresa. Os quatro principais pilares do FM são:
I. Definição de processos de trabalho eficientes
O papel do gestor de facilities é ajudar a otimizar operações administrativas para que os funcionários possam fazer o seu trabalho de forma mais eficiente. Para o efeito, o gestor pode criar procedimentos de trabalho desenhados a pensar em cada departamento da organização, garantindo que cada processo segue diretrizes rigorosas e eliminando etapas desnecessárias.
Isso melhora a coordenação entre departamentos, bem como a comunicação entre eles. A racionalização do fluxo de trabalho também reduz a curva de aprendizagem dos novos funcionários, já que não precisam passar tanto tempo aprendendo os processos de cada departamento. Deste modo, é possível obter eficiência operacional.
II. Apoio às pessoas
Os profissionais que trabalham nas suas instalações são ativos essenciais e é importante investir no seu bem-estar. Ao proporcionar boas condições e espaços de trabalho confortáveis, você contribui para que os seus recursos humanos sejam felizes e produtivos.
Além disso, trabalhar com uma empresa de FM também significa proporcionar um local de trabalho seguro e protegido, seja em relação à segurança física ou de proteção contra ameaças como incêndios. É também importante garantir que os trabalhadores contam com equipamentos e instalações adequadas para realizarem o seu trabalho de forma eficaz.
III. Integração de tecnologia
As empresas de gestão de facilities integram a tecnologia na sua abordagem sempre que possível, utilizando-a como uma ferramenta para melhorar a eficiência e não para acrescentar mais uma camada de complexidade ao seu negócio.
Vamos usar o serviço de teleconsultas para idosos como exemplo. Para que este negócio funcione com sucesso, a integração da tecnologia no local é crucial para conectar os idosos aos profissionais de saúde. É aqui que as empresas de FM podem desempenhar um papel vital, permitindo que os idosos e os profissionais de saúde se comuniquem facilmente.
Para permitir o contato à distância e a prestação de cuidados aos idosos, as empresas de gestão de facilities podem ajudar a empresa de teleconsultas para idosos a instalar o software, proteger os dados dos idosos e a resolver problemas, quando necessário. As empresas de FM também podem ajudar a instalar os sistemas nas instalações do paciente, o que torna todo o processo mais simples, especialmente porque os idosos podem precisar de mais assistência técnica.
Além disso, as empresas de FM contam com muitas ferramentas que permitem o acesso à avançadas soluções tecnológicas. Assim, você pode utilizar softwares concebidos para melhorar a programação das atividades de manutenção, permitindo identificar bloqueios nos fluxos de trabalho das suas instalações e propor medidas para os resolver.
Um programa de manutenção preventiva ajuda também a identificar quando um determinado equipamento vai apresentar um dano, para que as reparações possam ser efetuadas antes que o problema se agrave.
IV. Manutenção e melhoria das instalações e equipamentos
O quarto pilar da gestão de facilities envolve a manutenção da infraestrutura existente e dos ativos físicos da empresa, assim como a implementação de melhorias quando necessário. Isto pode incluir a realização de reparações após uma falha no equipamento ou a atualização do sistema AVAC do edifício, por exemplo. Também pode envolver a instalação de novos equipamentos para melhorar a eficiência das operações existentes ou a construção de novas estruturas para acomodar o crescimento.
Em alguns casos, é necessária a identificação da abordagem mais rentável, seja ela investir na renovação das instalações existentes ou na construção de algo novo. A limpeza e a manutenção de rotina das áreas comuns também são da responsabilidade das empresas de FM.
Porque você deve contratar uma empresa de gestão de facilities?
Agora que você já sabe o que as empresas de FM fazem e os tipos de serviços que oferecem, chegou a hora de saber porque você deve contratar uma.
1. Mantém os seus custos mais baixos
Independentemente do setor em que sua empresa opera, estamos certos de que um dos seus principais objetivos é economizar dinheiro. Você poderá se perguntar por que razão deve pagar a uma empresa de gestão de facilities, se o seu objetivo é reduzir custos.
A resposta é simples: os custos de NÃO manter as suas instalações corretamente podem ser bem maiores do que o valor do investimento nos serviços de FM!
É claro que você pode tratar da manutenção internamente, mas não é aconselhável. Se você contratar funcionários para esse fim, terá que oferecer o pacote completo, como todos os benefícios trabalhistas. Além disso, o recrutamento de profissionais especializados para gerenciar estas responsabilidades pode levar a contratempos, uma vez que a sua empresa não é especialista nesta área.
A subcontratação pode ser mais vantajosa. Além de representar uma economia, pode ficar descansado sabendo que a empresa é especialista em FM e que irá ajudar a sua empresa a minimizar os riscos e os erros. Isto acaba por levar a custos mais baixos, uma vez que não tem que estar sempre corrigindo falhas e refazendo tarefas.
2. Faz economizar muito tempo
Contratar uma empresa de gestão de facilities também pode te ajudar a poupar tempo, muito tempo! Normalmente, você teria que passar pelo processo de publicar anúncios de emprego, entrevistar candidatos, formar novos colaboradores e gerenciar todo um departamento responsável por essa área.
Porquê ter todo esse trabalho? Porquê acrescentar algo pesado à sua longa lista de responsabilidades, quando você pode compartilhar a carga de trabalho, externalizando-a para uma empresa de FM?
O processo de criação de uma equipe de FM é extenso e moroso. Mas tudo fica mais fácil se você entregar tudo o que está relacionado com FM a uma empresa especializada. Comunique o que pretende que seja feito e eles tratam do assunto.
3. Ajuda a manter os seus espaços limpos
Ninguém quer trabalhar em um escritório desarrumado e sujo, especialmente depois da pandemia de COVID-19. É por isso que manter as suas instalações limpas e desinfetadas deve ser uma preocupação. As empresas de gestão de facilities podem fornecer à sua companhia assistentes operacionais, assim como material de higiene.
Ao contratar uma empresa, é mais fácil manter a limpeza e a desinfeção dos seus espaços. Isso também incentiva os seus empregados a serem cuidadosos com a higiene e reduz o risco de ficarem doentes por conta de germes ou poeiras. Além disso, também ajudará a reduzir o número de faltas e atestados por doença e resultará em um maior número de colaboradores ativos.
Mas isso não é tudo. O papel das empresas de gestão de facilities se torna ainda mais importante em certas indústrias onde as regras de higiene são uma prioridade máxima, especialmente as do setor da saúde. As empresas de FM podem, por exemplo, ajudar companhias que fabricam medicamentos, suplementos alimentares, máscaras faciais e outros produtos de saúde e bem-estar, a cumprir a legislação e as normas de higiene do setor.
4. Garante um local de trabalho seguro
Para a maioria das pessoas, o seu local de trabalho é a sua segunda casa. A importância de ter um local de trabalho seguro e confortável não deve ser subestimada. Com a ajuda de uma empresa de gestão de facilities, você pode garantir que a sua empresa e os seus empregados cumpram as regras de proteção e segurança.
O prestador de serviços de FM é responsável por avaliar e verificar se todos os equipamentos e componentes elétricos estão em boas condições de funcionamento e são seguros para utilização, por exemplo.
Algumas empresas de FM tratam ainda da formação dos seus funcionários para que estejam sempre preparados em caso de emergência. Isso pode incluir aprendizados sobre como lidar com incêndios, estratégias de saída em caso de ocorrências graves ou a maneira adequada de manusear equipamentos.
5. Te dá acesso a melhores recursos
Ao contratar uma empresa de gestão de facilities, você tem acesso a especialistas, tecnologia e ferramentas que contribuem para que o seu negócio funcione de maneira mais eficiente. Dependendo de quem contratar, a equipe de FM pode tratar de várias dimensões da sua companhia. A contratação de uma equipe de FM pode te ajudar a alcançar os seguintes objetivos:
- Dar formação os seus colaboradores
- Obter apoio permanente
- Organizar as suas instalações
- Melhorar os seus sistemas e fluxos de trabalho
De um modo geral, contratar uma empresa de FM é um excelente investimento. Vai possibilitar tirar muita coisa das suas funções, proporcionando mais tempo para lidar com outras responsabilidades.
No entanto, faça uma pesquisa de mercado para que possa escolher bem o parceiro e tirar o máximo proveito desta contratação. Avalie o que uma determinada empresa de FM pode te oferecer e os recursos que a acompanham.
6. Aumenta a produtividade dos funcionários e impulsiona o negócio
No mundo dos negócios, tempo é dinheiro. Se houver muitos períodos de paradas ou downtime, a empresa perde dinheiro. Para impulsionar as suas vendas, os funcionários têm que ser produtivos e há muitos fatores que prejudicam este KPI.
Por exemplo, é impossível se manter motivado quando o escritório tem cheiro de lixo, as mesas estão cheias de pó e as pernas da cadeira estão prestes a quebrar a qualquer momento. Isso só vai aumentar o estresse da equipe, desnecessariamente. Quando os seus colaboradores estão confortáveis e se sentem seguros, são capazes de produzir resultados de forma eficiente.
Com uma empresa de FM, as suas instalações podem ser mantidas limpas, higiênicas, seguras, organizadas e eficazes, o que satisfaz os funcionários. E funcionários satisfeitos são sinônimo de prazos cumpridos, clientes satisfeitos e melhores resultados financeiros.
7. Protege dados e ativos
O mundo digital apresenta uma série de benefícios, mas implica igualmente desvantagens. Uma delas é a potencial ameaça de ataques digitais. De fato, a violação de dados é um grande problema, independente do setor. Estas situações podem quebrar a confiança dos seus clientes e fazer com que sua empresa perca dinheiro rapidamente.
As empresas de FM podem ajudar a aliviar as suas preocupações relativamente a esta questão, garantindo que a sua empresa e os seus clientes estão seguros. Protegem os seus ativos e dados online de eventuais invasões com a sua tecnologia e experiência em redes e TI, seja através de software, criação de firewalls ou outros sistemas de segurança.
Os 5 erros mais comuns na gestão de facilities — e que provavelmente estão impactando a sua empresa
1. Não utilizar o software de FM adequado
Ficar no passado e resistir a um software de gestão de facilities personalizável é um erro fatal. Não só porque este tipo de soluções ajuda a manter a sua rotina de trabalho organizada, mas também porque fornecem relatórios e dados sobre todo o fluxo de trabalho. O que nos leva a outro erro…
2. Não basear as suas decisões em dados concretos
Um dos maiores erros da gestão de facilities é tomar decisões com base na intuição ou na experiência. Com a ajuda de um software adequado, você pode controlar o seu estoque em tempo real, acompanhar cada chamado de manutenção e monitorar as tendências. Juntamente com vários indicadores de manutenção, é possível melhorar a gestão com base em dados concretos e evitar fazer estimativas desajustadas.
3. Não controlar o estoque
Nunca é demais insistir neste ponto: você precisa de informações organizadas em tempo real. Não controlar o inventário é um erro imperdoável em FM, que se traduz invariavelmente em longos períodos de reparação. Isto, por sua vez, se traduz em custos enormes com taxas de urgência para envios de peças e material, tempos de inatividade longos, perda de lucro, etc.
4. Não ter em conta as contribuições dos trabalhadores
Para ter uma noção completa do que acontece com os seus funcionários e as suas tarefas diárias, você depende das informações que eles próprios fornecem. Por esta razão, você deve se certificar de que promove uma cultura empresarial de confiança e apoio mútuo, para que a sua equipe se sinta à vontade para falar com você — em outras palavras, evite cenários e danos de reputação como vemos em famosos casos de outras corporações…
5. Separar a manutenção preventiva da manutenção preditiva
Esta é uma questão ainda controversa: você deve investir na manutenção preventiva ou na manutenção preditiva? O maior erro dos gestores de facilities começa aqui mesmo. Não é uma questão de uma ou outra: as duas andam de mãos dadas. Elabore um plano de manutenção que integre ambas e avalie qual a solução que oferece o melhor custo-benefício para os diferentes equipamentos.
