¿Qué es el cumplimiento en el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo no siempre es la mejor estrategia de mantenimiento. Pero si no dispones de dispositivos de monitorización de la condición o no puedes desarrollar algoritmos de mantenimiento predictivo, es la estrategia más segura. El gran problema es que a menudo da lugar a interminables listas de tareas preventivas que rara vez se pueden llevar a cabo.

La realización del plan de mantenimiento preventivo también se conoce como cumplimiento. En el mismo sentido, la no realización del plan se conoce como “incumplimiento”. En cuanto a los indicadores de rendimiento (KPI), evaluamos el cumplimiento del mantenimiento preventivo a través del índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo.

¿Cómo calcular el cumplimiento en el mantenimiento preventivo / índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo?

El índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo es el porcentaje de mantenimiento preventivo realizado dentro del plazo previsto. Por lo tanto, basta con calcular la relación entre las tareas realizadas y las planificadas y multiplicar por 100. La fórmula para calcular el porcentaje de cumplimiento del mantenimiento preventivo (PMC) es la siguiente:

PMC

Por ejemplo, si has planificado 200 tareas de mantenimiento y sólo has ejecutado 178, puedes calcular el cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo así:

cumplimiento ejemplo

Pero ¡ojo! En el mantenimiento preventivo, existe la regla del 10%. Una tarea debe ser completada dentro de un margen del 10% de la fecha estipulada. Por ejemplo, si tienes una tarea programada cada 30 días, deberás completarla tres días antes (el día 27 del ciclo) o 3 días después (el día 33). Por lo tanto, si has completado la tarea el día 33, todavía estás “cumpliendo” con el plan. Sin embargo, no hay que abusar de esta regla.

Si utilizas esta excepción un mes para mantener el cumplimiento, es muy importante que “recuperes” el mes siguiente y cumplas el plazo. Piensa en la regla del 10% como un anticonceptivo de emergencia que sólo puedes utilizar cuando hay un imprevisto grave, ¡y no de forma sistemática! Imagínate: si haces esto cada mes, al final del año sólo harás el mantenimiento periódico 11 veces (no 12).

¿Cómo aumentar el cumplimiento en el mantenimiento preventivo?

Organiza todas las tareas

¿Sigues utilizando el papel para organizar tus planes de mantenimiento? ¿Sigues desplazándote por Excel para encontrar las tareas que buscas? ¿No sabes cuántas tareas se han completado a tiempo? Entonces, empieza por organizar todas tus tareas en una plataforma de gestión del mantenimiento. Al crear un registro digital, es mucho más fácil organizar lo que se busca y monitorizar el cumplimiento.

Elimina tareas innecesarias

¿Sabías que el 30% del mantenimiento preventivo se realiza con demasiada frecuencia? Ahora que has organizado ya tus tareas, es más fácil ver si tienes tareas duplicadas, tareas demasiado frecuentes o tareas que no corresponden a ningún modo de fallo. A medida que eliminas tareas, aumentas la productividad de los técnicos e incluso reduces los costes con mantenimiento.

Analiza tu backlog

Hemos llegado a un punto crucial. Una vez que hayas registrado toda la información en una plataforma de gestión del mantenimiento, tomarás decisiones basadas en datos. Examina tu backlog y haz un análisis minucioso. La primera pregunta que hay que hacerse es “¿qué tareas están tardando más de lo previsto?”. Y la segunda pregunta que debes hacerte es “¿por qué?”.

Tal vez estés subestimando el tiempo que llevan ciertas tareas. Pero también puede haber otros obstáculos operativos que no estás teniendo en cuenta. Te recomendamos que hagas un análisis de la causa raíz para averiguar la verdadera razón de los retrasos. De este modo, se corrige el problema y se evitan incumplimientos en el futuro.

Posibles causas de los incumplimientos recurrentes:

  • dificultad para estimar el tiempo que requiere cada tarea (deberías revisar la carga de trabajo anualmente, según el estado del activo);
  • una mala programación de las tareas, que no optimiza los desplazamientos (algo que también se puede mejorar con un software de mantenimiento inteligente);
  • una mala gestión del inventario MRO y de los recursos (ve aquí cómo una buena gestión de MRO reduce los costes de mantenimiento);
  • fallos en la formación o las competencias de los técnicos, que debes corregir mediante la formación continua;
  • la empresa no considera prioritario el mantenimiento y adopta una estrategia basada en el mantenimiento correctivo, que “absorbe” todos los recursos.  

Automatiza los flujos de trabajo

Cuando las tareas se anotan en una tabla que se cuelga en la pizarra de corcho de la oficina o en un Excel que es un lío total… ¡es normal que los técnicos se olviden! Al final del mes, no es de extrañar que varias tareas se hayan retrasado. Por ello, la automatización de los flujos de trabajo es extremadamente útil para aumentar el índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo.

Con una plataforma inteligente de gestión del mantenimiento, programas las tareas y, cuando llega el momento, los técnicos reciben una notificación. También es posible que la plataforma asigne automáticamente las tareas al técnico más adecuado, lo que facilita aún más la planificación. Además, si eliges un software intuitivo, es fácil recoger datos importantes para seguir mejorando en el futuro.  

Cambia de estrategia

Y por último… ¡cambia de estrategia! Si ya has eliminado todas las tareas duplicadas, has optimizado todos los flujos de trabajo y aún no es suficiente, necesitas asignar mejor tus recursos. Por ejemplo, puedes adoptar una estrategia de mantenimiento basado en el riesgo. Aunque no es lo ideal, garantiza la seguridad de las instalaciones con los limitados recursos que de que dispones.

Una vez más, los datos que recoges en la plataforma son esenciales para evaluar la criticidad de los activos y establecer tus prioridades. A continuación, haz un seguimiento de todos los indicadores a lo largo del tiempo, entre ellos, el índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo, el tiempo medio entre averías (MTBF) y el tiempo medio de reparación (MTTR).

Como has visto, la automatización y el mantenimiento inteligente facilitan el cumplimiento del mantenimiento. Si necesitas ayuda para modernizar tus operaciones o implementar una solución de mantenimiento inteligente, ¡habla con uno de nuestros expertos!