O que é a conformidade em manutenção preventiva? 

 

Nem sempre a manutenção preventiva é a melhor estratégia de manutenção. Mas, se não tem dispositivos de monitorização da condição à sua disposição nem consegue desenvolver algoritmos de manutenção preditiva, é a estratégia mais segura. O grande problema é que, muitas vezes, resulta em listas intermináveis de tarefas preventivas que raramente consegue cumprir.

 

O cumprimento do plano de manutenção preventiva também é conhecido como conformidade. No mesmo sentido, uma falha no cumprimento do plano é conhecida como “não-conformidade”. No que toca a indicadores de desempenho (KPI), avaliamos a conformidade em manutenção preventiva através da taxa de cumprimento da manutenção preventiva

 

Como calcular a conformidade em manutenção preventiva/ taxa de cumprimento da manutenção preventiva?

 

A taxa de cumprimento da manutenção preventiva é a percentagem de manutenção preventiva executada dentro do tempo esperado. Portanto, basta calcular o rácio entre as tarefas executadas e as tarefas planeadas e multiplicar por 100. A fórmula para calcular a taxa de cumprimento da manutenção preventiva é a seguinte:

 

formula conformidade

 

Por exemplo, se tinha planeado 200 tarefas de manutenção e só executou 178, pode calcular a conformidade com o plano de manutenção preventiva assim:

 

formula conformidade exemplo

 

Mas atenção! Em manutenção preventiva, existe a regra dos 10%. Uma tarefa que deve ser concluída com uma margem de 10% da data estipulada. Por exemplo, se tem uma tarefa agendada a cada 30 dias, então deve concluir três dias antes (no dia 27 do ciclo) ou 3 dias depois (no dia 33). Então, se concluiu a tarefa no dia 33, ainda está em “conformidade” com o plano. Contudo, não deve abusar desta regra!

 

Se num mês usa essa exceção para manter a conformidade com o plano, é muito importante que no mês seguinte “recupere” o tempo e cumpra o prazo. Pense na regra dos 10% como uma contraceção de emergência que só se pode usar quando há um imprevisto grave, e não de forma sistémica!  Imagine: se fizer isso todos os meses, no fim do ano só vai fazer a manutenção periódica 11 vezes (e não 12).  

 

Como aumentar a conformidade em manutenção preventiva?

 

Organize todas as tarefas

Ainda usa papel para organizar os seus planos de manutenção? Está sempre a fazer scroll no Excel para encontrar as tarefas que procura? Não sabe quantas tarefas foram concluídas dentro do prazo? Então, comece por organizar todas as suas tarefas numa plataforma de gestão de manutenção. Ao criar um registo digital, é muito mais fácil organizar o que procura e monitorizar a conformidade.

 

Elimine tarefas desnecessárias

Sabia que 30% da manutenção preventiva é realizada com uma frequência excessiva? Agora que já organizou as suas tarefas, é mais simples ver se tem tarefas duplicadas, tarefas com uma frequência excessiva ou que não correspondem a nenhum modo de falha. Como elimina tarefas, aumenta a produtividade dos técnicos e até reduz os custos com manutenção.

 

Analise o seu backlog

Chegamos a um ponto crucial. Depois de registar toda a informação numa plataforma de gestão de manutenção, vai tomar decisões com base em dados. Olhe para o seu backlog e faça uma análise cuidadosa. A primeira pergunta que tem de fazer é “que tarefas estão a demorar mais do que o previsto?”. E a segunda questão que deve colocar é “porquê?”.

 

Se calhar, está a subestimar o tempo que determinadas tarefas demoram. Mas também pode haver outros obstáculos operacionais que não está a ter em consideração. Recomendamos que faça uma análise de causa raiz para descobrir o verdadeiro motivo dos atrasos. Assim, corrige o problema e evita não conformidades no futuro.  

 

Possíveis causas para não conformidades recorrentes:

 

  • dificuldade em estimar o tempo que cada tarefa exige (deve rever a carga de trabalho anualmente, consoante o estado do ativo);
  • mau agendamento de tarefas, que não otimiza as deslocações (algo que também pode melhorar com o software de manutenção inteligente);
  • má gestão de inventário MRO e gestão de recursos (veja aqui como uma gestão de MRO acertada reduz os custos de manutenção);
  • falhas na formação ou no skillset dos técnicos, que deve corrigir através de formação contínua; 
  • a empresa não vê a manutenção como uma prioridade e adopta uma estratégia assente na manutenção corretiva, que “absorve” todos os recursos.  

 

Automatize fluxos de trabalho

Quando as suas tarefas estão apontadas numa tabela que afixa no quadro de cortiça ou num Excel que parece o Faroeste… é normal que os técnicos se esqueçam! No fim do mês, não é surpreendente que várias tarefas tenham ficado para trás. Por isso, a automação dos fluxos de trabalho é extremamente útil para aumentar a taxa de cumprimento da manutenção preventiva. 

 

Com uma plataforma de gestão de manutenção inteligente agenda as tarefas e, quando chegar a altura, os técnicos recebem uma notificação. Também é possível que a plataforma atribua as tarefas automaticamente ao técnico mais apropriado, o que facilita ainda mais o planeamento. Além disso, se escolher um software intuitivo, é fácil captar dados valiosos para continuar a melhorar no futuro.  

 

Mude de estratégia

E finalmente… mude de estratégia! Se já eliminou todas as tarefas duplicadas, otimizou todos os fluxos de trabalho e mesmo assim não é suficiente, tem de alocar melhor os seus recursos. Pode adotar uma estratégia de manutenção baseada no risco, por exemplo. Embora não seja o ideal, garante a segurança das instalações com os recursos limitados de que dispõe.

 

Mais uma vez, os dados que recolhe na plataforma são essenciais para avaliar a criticidade dos ativos e definir as suas prioridades. Depois, acompanhe todos os indicadores ao longo do tempo, nomeadamente a taxa de cumprimento da manutenção preventiva, o tempo médio entre avarias (MTBF) e o tempo médio de reparação (MTTR)

 

Como viu, a automação e a manutenção inteligente facilitam o cumprimento da manutenção. Se precisa de ajuda a modernizar as suas operações ou a implementar uma solução de manutenção inteligente, fale com um dos nossos especialistas!