Como melhorar a conformidade em manutenção preventiva com dados e automação

O que é a conformidade em manutenção preventiva? 

Nem sempre a manutenção preventiva é a melhor estratégia de manutenção. Mas, se não tem dispositivos de monitoramento da condição à sua disposição nem consegue desenvolver algoritmos de manutenção preditiva, é a estratégia mais segura. O grande problema é que, muitas vezes, resulta em listas intermináveis de tarefas preventivas que raramente consegue cumprir.

O cumprimento do plano de manutenção preventiva também é conhecido como conformidade. No mesmo sentido, uma falha no cumprimento do plano é conhecida como “não-conformidade”. Em relação aos indicadores de desempenho (KPI), avaliamos a conformidade em manutenção preventiva através da taxa de cumprimento da manutenção preventiva. 

Como calcular a conformidade em manutenção preventiva/ taxa de cumprimento da manutenção preventiva?

A taxa de cumprimento da manutenção preventiva é a percentagem de manutenção preventiva executada dentro do tempo esperado. Portanto, basta calcular a proporção entre as tarefas executadas e as tarefas planejadas e multiplicar por 100. A fórmula para calcular a taxa de cumprimento da manutenção preventiva é a seguinte:

Por exemplo, se você tinha planejado 200 tarefas de manutenção e só executou 178, pode calcular a conformidade com o plano de manutenção preventiva assim:

Mas atenção! Em manutenção preventiva, existe a regra dos 10%. Uma tarefa que deve ser concluída com uma margem de 10% da data estipulada. Por exemplo, se você tem uma tarefa agendada a cada 30 dias, então deve concluir três dias antes (no dia 27 do ciclo) ou 3 dias depois (no dia 33). Então, se concluiu a tarefa no dia 33, ainda está em “conformidade” com o plano. Contudo, não deve abusar desta regra!

Se em um mês usa essa exceção para manter a conformidade com o plano, é muito importante que no mês seguinte “recupere” o tempo e cumpra o prazo. Pense na regra dos 10% como uma contracepção de emergência que só se pode usar quando há um imprevisto grave, e não de forma sistêmica!  Imagine: se fizer isso todos os meses, no fim do ano só vai fazer a manutenção periódica 11 vezes (e não 12).  

Como aumentar a conformidade em manutenção preventiva?

Organize todas as tarefas

Você ainda usa papel para organizar os seus planos de manutenção? Está sempre procurando tarefas no Excel? Não sabe quantas tarefas foram concluídas dentro do prazo? Então, comece por organizar todas as suas tarefas em uma plataforma de gestão de manutenção. Ao criar um registro digital, é muito mais fácil organizar o que procura e monitorar a conformidade.

Elimine tarefas desnecessárias

Sabia que 30% da manutenção preventiva é realizada com uma frequência excessiva? Agora que já organizou as suas tarefas, é mais simples ver se tem tarefas duplicadas, tarefas com uma frequência excessiva ou que não correspondem a nenhum modo de falha. Como você elimina tarefas, aumenta a produtividade dos técnicos e até reduz os custos com manutenção.

Analise o seu backlog

Chegamos a um ponto crucial. Depois de registrar todas informações em uma plataforma de gestão de manutenção, você vai tomar decisões com base em dados. Olhe para o seu backlog e faça uma análise cuidadosa. A primeira pergunta que tem que fazer é “quais tarefas estão demorando mais do que o previsto?”. E a segunda questão que deve colocar é “porquê?”.

Pode ser que você esteja subestimando o tempo que determinadas tarefas demoram. Mas também pode, existir outros obstáculos operacionais que não estão sendo considerados. Recomendamos que faça uma análise de causa raiz para descobrir o verdadeiro motivo dos atrasos. Assim, você corrige o problema e evita não conformidades no futuro.  

Possíveis causas para não conformidades recorrentes:

• dificuldade em estimar o tempo que cada tarefa exige (você deve rever a carga de trabalho anualmente, de acordo com o estado do ativo);
• mau agendamento de tarefas, que não otimiza as deslocações (algo que também pode ser melhorado com o software de manutenção inteligente);
• má gestão de inventário MRO e gestão de recursos (veja aqui como uma gestão de MRO acertada reduz os custos de manutenção);
• falhas na formação ou no skillset dos técnicos, que devem ser corrigidas através de formação contínua; 
• a empresa não vê a manutenção como uma prioridade e adota uma estratégia baseada na manutenção corretiva, que “absorve” todos os recursos.  

Automatize fluxos de trabalho

Quando as suas tarefas estão apontadas em uma tabela afixada no quadro de cortiça ou em um Excel que parece o Faroeste… é normal que os técnicos se esqueçam! No fim do mês, não é surpreendente que várias tarefas tenham ficado para trás. Por isso, a automação dos fluxos de trabalho é extremamente útil para aumentar a taxa de cumprimento da manutenção preventiva. 

Com uma plataforma de gestão de manutenção inteligente você pode agendar as tarefas e, quando chegar a altura, os técnicos recebem uma notificação. Também é possível que a plataforma atribua as tarefas automaticamente ao técnico mais apropriado, o que facilita ainda mais o planejamento. Além disso, se escolher um software intuitivo, é fácil captar dados valiosos para continuar a melhorar no futuro.  

Mude de estratégia

E finalmente… mude de estratégia! Se você já eliminou todas as tarefas duplicadas, otimizou todos os fluxos de trabalho e mesmo assim não é suficiente, é preciso alocar melhor os seus recursos. Você pode adotar uma estratégia de manutenção baseada no risco, por exemplo. Embora não seja o ideal, garante a segurança das instalações com os recursos limitados de que dispõe.

Mais uma vez, os dados que recolhe na plataforma são essenciais para avaliar a criticidade dos ativos e definir as suas prioridades. Depois, acompanhe todos os indicadores ao longo do tempo, como a taxa de cumprimento da manutenção preventiva, o tempo médio entre danos (MTBF) e o tempo médio de reparação (MTTR). 

Como viu, a automação e a manutenção inteligente facilitam o cumprimento da manutenção. Se precisa de ajuda para modernizar as suas operações ou para implementar uma solução de manutenção inteligente, fale com um dos nossos especialistas!