¿Qué es la gestión integral de instalaciones?
La gestión integral de instalaciones (IFM, del inglés Integrated Facilities Management) es un enfoque global que consolida muchos aspectos de las operaciones de las instalaciones en una sola plataforma. Combina mantenimiento, seguridad, limpieza, gestión de proyectos y gestión de espacios de trabajo en un único sistema.
IFM crea un sistema unificado para organizar y coordinar todos los servicios de las instalaciones, ya sean gestionados por equipos internos o externos. Su objetivo es garantizar la continuidad de las operaciones en todas las áreas funcionales de la empresa.
¿Cómo funciona?
En esencia, IFM coordina. Imagínate que tienes varios departamentos que se encargan de diferentes tareas en tus instalaciones. En vez de tener cada equipo trabajando por separado, IFM los reúne en una sola plataforma.
Esto significa lo siguiente: Si hay un problema –por ejemplo, una gotera en el tejado–, el sistema avisará al equipo de instalaciones. Así, pueden solucionarlo rápidamente sin esperar a que un proveedor le pase el problema a otro. Del mismo modo, si todos están en sintonía, la seguridad seguirá siendo estricta, la limpieza se hará en el momento adecuado y todos los departamentos estarán informados.
📈 No es de extrañar que el mercado mundial de IFM esté en auge. Ha pasado de 87.860 millones de dólares en 2021 a 94.180 millones en 2022-2023 y alcanzará los 119.550 millones en 2026.
Componentes clave de IFM
La gestión integral de instalaciones (IFM) abarca todas las áreas necesarias para mantener una instalación en funcionamiento. A continuación, se enumeran los principales componentes de IFM:
- Gestión del mantenimiento: Se centra en la programación, las reparaciones y las medidas de mantenimiento preventivo para mantener los equipos en funcionamiento.
- Gestión del espacio: Optimiza la asignación y utilización del espacio físico.
- Gestión de las relaciones con los proveedores: Coordina y supervisa a los proveedores de servicios externos y los contratos.
- Gestión financiera: Gestiona la elaboración de presupuestos, el control de costes y los informes financieros.
- Gestión de riesgos y cumplimiento: Garantiza la obediencia a las normas de seguridad y minimiza los riesgos potenciales.
- Gestión de la sostenibilidad y la energía: Aplica prácticas ecológicas para mejorar el uso de la energía.
- Integración de la tecnología: Utiliza software y herramientas digitales para agilizar los procesos de facility management.
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Ventajas de la gestión integral de instalaciones
1. Aumento de la eficiencia y la productividad
El FM tradicional es demasiado caótico, especialmente cuando muchos servicios se gestionan individualmente. Esto genera confusión, retrasos y papeleo adicional.
Sin embargo, la gestión integral de instalaciones reduce los obstáculos y los malentendidos. Y lo hace automatizando las operaciones, centralizando la comunicación y proporcionando información en tiempo real. Las empresas pueden operar bajo un sistema unificado adaptado a sus necesidades.
2. Mayor enfoque en la sostenibilidad
La sostenibilidad ya no es una palabra de moda: es un componente fundamental del facility management moderno.
Piensa en los servicios públicos (electricidad, agua, calefacción): son esenciales, pero también uno de los mayores gastos de cualquier organización. Muchas ni siquiera se dan cuenta de cuánto gastan porque no tienen una idea clara de su consumo. Evidentemente, tu proveedor de servicios públicos te proporciona algunos datos, pero son dispersos y seguirlos manualmente en distintos sistemas es una pesadilla.
Las soluciones de facility management sostenibles consolidan los datos de los servicios públicos y proporcionan información sobre tu gasto con ellos. Alinean las operaciones de las instalaciones con los objetivos globales de sostenibilidad, como los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas, que promueven la conservación del medio ambiente.
3. Ahorro de costes mediante una asignación eficaz de los recursos
El efecto económico mundial de COVID-19 ha hecho que muchos empresarios busquen métodos para gestionar y reducir los gastos.
Muchos invierten en múltiples soluciones de software y hardware, pensando que están optimizando las operaciones. Pero la realidad es que esas cuotas de suscripción, costes de mantenimiento y herramientas que se solapan absorben el presupuesto sin aportar valor alguno.
Por ejemplo, los facility managers gastan una media del 30–33% de su presupuesto en reparaciones no planificadas. El enfoque claro y estructurado de IFM identificará las ineficiencias y reducirá el gasto excesivo. Garantiza que las empresas operen de forma más inteligente – no sólo más barata.
4. Flexibilidad y gestión adaptable
Las empresas crecen, se reestructuran y se adaptan a las nuevas exigencias. Si tu sistema de facility Management no es flexible, te retrasará.
Una solución FM escalable ayuda a las empresas a ajustar los servicios de las instalaciones según su necesidad. De este modo, puede adaptarse fácilmente si estás ampliando, reduciendo o haciendo cambios operativos en la empresa. Esto hará que todo funcione sin contratiempos, independientemente de los cambios que se produzcan.
5. Análisis de datos valiosos para tomar decisiones informadas
Gestionar instalaciones es más fácil cuando se dispone de los datos adecuados. Los sistemas modernos de gestión de edificios controlan el rendimiento de los activos, las necesidades de mantenimiento y el consumo de energía. Hacen que los facilities managers tomen decisiones informadas en lugar de basarse en conjeturas.
Con información en tiempo real, las empresas pueden predecir los problemas de mantenimiento antes de que causen interrupciones.
Además, pueden aumentar la vida útil de los activos y reducir costes innecesarios. Un enfoque basado en datos garantiza unas operaciones más fluidas, una mejor planificación y un facility management más eficiente en general.
6. Comunicación y colaboración mejoradas
Las plataformas de IFM están diseñadas para ayudar a todos a trabajar juntos de forma más fluida. Incluyen herramientas integradas que permiten a los facility managers, proveedores de servicios y técnicos comunicarse de forma rápida y sencilla.
El uso de Infraspeak Network™, por ejemplo, permite establecer canales de comunicación directa con los proveedores y acelerar la incorporación de nuevos socios, garantizando que se adhieran inmediatamente a los protocolos de tus instalaciones. Este enfoque integrado minimiza el trabajo administrativo mediante la gestión unificada del flujo de trabajo, y esto es lo que hace:
- Crea canales de comunicación directa entre los facilities managers, los proveedores de servicios y los técnicos
- Agiliza las interacciones con los proveedores
- Acelera la incorporación de nuevos socios al alinearlos con los protocolos de tus instalaciones
- Minimiza los errores y reduce la carga de trabajo administrativo mediante la gestión unificada del flujo de trabajo
- Centraliza la gestión de las órdenes de trabajo
- Automatiza las tareas rutinarias de mantenimiento
- Proporciona actualizaciones en tiempo real
- Ofrece informes y análisis sólidos para una toma de decisiones proactiva
- Mantiene una pista de auditoría transparente de todas las actividades
- Integra la supervisión del presupuesto con el seguimiento de los gastos
- Mejora la capacidad de respuesta y la responsabilidad en el día a día
- Impulsa el ahorro de costes y respalda la planificación estratégica
- Eleva la calidad general del servicio
¿Hay alguna desventaja en la gestión integral de instalaciones?
A algunos facility managers les preocupa perder el control directo, depender de un único proveedor o enfrentarse a problemas de transición. Estas preocupaciones son válidas. Sin embargo, no son un gran problema con el socio de IFM adecuado.
Un enfoque IFM bien estructurado garantiza la transparencia y reduce los errores y repeticiones que conlleva la gestión de múltiples proveedores. En lugar de inconvenientes, IFM proporciona una solución centralizada, proactiva y basada en la tecnología que ayuda a las empresas a escalar.
Aunque algunos softwares de facility management ofrecen paquetes completos, lo mejor es elegir las herramientas que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Puedes utilizar un único proveedor de FM o incluso combinar distintas soluciones. Además, una revisión cuidadosa te ayudará a asegurarte de que las herramientas de IFM que selecciones apoyan de manera eficaz tus objetivos empresariales.
Entonces, ¿es la IFM la solución adecuada para tu empresa? Sí, por supuesto, si se hace bien.
Caso de éxito: Grupo Rohloff
El Grupo Rohloff es la franquicia maestra sudafricana de KFC y supervisa cientos de restaurantes repartidos por Western Cape, Gauteng y Free State.
La gestión de una red de esta magnitud requiere un sistema ágil capaz de hacer frente a diversos retos operativos y tareas de gestión de activos.
Históricamente, el grupo dependía de un sistema heredado que no podía satisfacer las necesidades integrales de las operaciones de KFC. Este sistema antiguo tenía dificultades para gestionar los activos. Además, carecía de funciones avanzadas, como gestión de órdenes de trabajo, automatización de tareas, supervisión de proveedores y presupuestos, integración de software y análisis de datos. Esto provocaba retrasos, fallos de comunicación y dificultades para mantener una calidad de servicio constante.
En busca de una solución mejor, el Rohloff Group se pasó a Infraspeak, que cambió la situación. Infraspeak Network™ mejoró la comunicación, la coordinación y la transparencia en todas las operaciones.
Los beneficios de esta transición fueron evidentes casi de inmediato. En el primer año, el grupo gestionó 18.000 solicitudes de presupuestos y órdenes de trabajo a través del sistema y colaboró con más de 60 proveedores diferentes. Todo gracias a la capacidad de la plataforma para automatizar tareas rutinarias, centralizar datos y permitir a los equipos internos y a los proveedores de servicios externos trabajar como uno solo.
Un factor clave de su éxito fue la adopción temprana de la función de flujo de aprobación. Esta funcionalidad proporcionó al grupo un mayor control sobre las aprobaciones de presupuesto, garantizando que cada gasto fuera meticulosamente rastreado y justificado. A continuación, aumentó la supervisión financiera, lo que les permitió minimizar los gastos innecesarios y optimizar la asignación de recursos.
Prácticas de facility management preparadas para el futuro
La demanda de IFM aumenta a medida que las empresas se dan cuenta de la necesidad de sostenibilidad y rentabilidad. Se trata de una estrategia con visión de futuro que combina mantenimiento, seguridad, limpieza y mucho más en un sistema ágil.
Al centralizar todas las operaciones en una única plataforma, el IFM garantiza una mayor eficiencia, reduce costes y proporciona información en tiempo real para una toma de decisiones más inteligente. Tomemos como ejemplo el Grupo Rohloff. Su adopción de Infraspeak Network™ muestra cómo una solución IFM sólida puede preparar tu facility management para el futuro.
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