El sector del facility management está experimentando un cambio pronunciado hacia prácticas sostenibles e impulsadas por la tecnología, con un énfasis creciente en los edificios inteligentes, la eficiencia energética y la gestión medioambiental.
La integración de tecnologías avanzadas como Internet de las Cosas (IoT), la inteligencia artificial y el análisis de datos se están convirtiendo en parte integral para optimizar las operaciones de las instalaciones y mejorar las experiencias de los ocupantes.
Sin embargo, estos avances plantean una serie de retos, como los riesgos de ciberseguridad, la necesidad de capacitar a los trabajadores y garantizar la interoperabilidad sin contratiempos de diversos sistemas. A medida que las organizaciones se esfuerzan por alinear las estrategias de FM con objetivos empresariales más amplios, el sector está a la vanguardia de la adaptación al cambiante panorama mundial, impulsando la innovación y garantizando unas instalaciones resistentes y preparadas para el futuro.
Una cosa es cierta: se mire por donde se mire, parece que la clave está en los “datos”.
Gestión inteligente de la cadena de suministro
La gestión de suministros es cada día más importante. El mantenimiento es cada vez más caro, sobre todo si tenemos en cuenta la escasez de mano de obra y la inflación.
Júntate con los proveedores, considéralos socios y libera todo el potencial de colaboración en la nueva era de las relaciones entre empresas. La gestión y las cadenas de suministro ya no son un juego de suma cero: ambas partes ganarán o perderán al mismo tiempo si no se centran en la colaboración, la innovación y la transparencia.
Más allá de las adquisiciones, los equipos de FM de hoy en día establecen alianzas estratégicas con los proveedores, considerándolos socios colaboradores que pueden ayudar a innovar y sostener las operaciones. Al alinearse con los proveedores para garantizar precios transparentes, control de calidad y disponibilidad de recursos, las instalaciones pueden mitigar las presiones inflacionistas y evitar interrupciones.
Flexibilidad, diversidad e inclusión
Ya no son sólo palabras de moda. ¿Recuerdas cuando todo el mundo decía que los consumidores del futuro exigirían que las empresas y las instalaciones fueran más diversas e inclusivas? Pues, noticia de última hora: esos consumidores del futuro han crecido y son una parte importante del mercado hoy en día.
Los facility managers tendrán que tener en cuenta elementos como el lenguaje inclusivo en sus espacios, acoger la diversidad de creencias y orientación sexual e incluso ir más allá, como diseñar y gestionar baños de género neutro.
Las empresas que dan prioridad a la inclusión mejoran la satisfacción de los usuarios y el cumplimiento de las normas, al tiempo que fomentan una reputación de diversidad. Esta capacidad de respuesta a las cambiantes expectativas sociales está demostrando ser una ventaja competitiva que genera confianza tanto entre los empleados como entre los visitantes.
Trabajo híbrido y uso del espacio
Es justo decir que ya no somos los mismos tras la pandemia de COVID-19. Las jornadas laborales probablemente nunca volverán a ser lo que eran, y todo apunta hacia el trabajo híbrido. Los trabajadores seguirán acudiendo a la oficina unas cuantas veces a la semana y trabajarán a distancia el resto del tiempo. Dado que la gente ha dejado de venir a trabajar todos los días, las empresas necesitan menos espacio de oficina y pueden adoptar una política de “hot-desk”.
De hecho, los trabajadores no son los únicos que pueden beneficiarse de estos cambios. Un informe reciente de Deloitte señala que la reducción de la huella inmobiliaria tiene varias ventajas, como la reducción de los gastos de desplazamiento, el consumo de energía y la huella de carbono. Sin embargo, optimizar estos espacios de trabajo limitados es todo un reto para los facility managers. Sólo hay una forma de evitarlo: monitorizar cómo se utiliza el espacio.
Esto nos lleva a una nueva tendencia: una mayor conciencia de la ubicación y la tecnología de sensores. Los sensores, que deberían pasar desapercibidos, pueden utilizarse para controlar la ocupación, la temperatura y humedad de las salas, etc. Esos datos permiten a los facility managers ajustarse al uso real del espacio, optimizarlo y proporcionar comodidad en todo momento.
Servicios digitales para el lugar de trabajo
Los datos de los sensores pueden recogerse directamente en el sistema de gestión de edificios o en el software de facility management. Pero esta no es la única tendencia digital a la que tendrán que enfrentarse los facility managers. La experiencia del usuario es la mayor tendencia de la última década, y el FM y el mantenimiento centrados en el ser humano crecerán aún más con la Industria 5.0. La pregunta es, ¿cómo se puede ofrecer una gran experiencia en lugares de trabajo híbridos?
En primer lugar, recomendamos integrar el software de facility management con otras herramientas o aplicaciones que la empresa utilice habitualmente. Por ejemplo, integra tu software de FM con aplicaciones para reservar salas de conferencias o reuniones, utiliza herramientas de comunicación para recibir comentarios, etc. También deberás agilizar las solicitudes de servicio (por ejemplo, informes sobre impresoras, máquinas de café averiadas y otros equipos comunes).
Sostenibilidad, eficiencia de los edificios y prácticas de economía circular
Otro tema candente para 2025 es la sostenibilidad. Se ha convertido en un componente esencial del FM, que va más allá de la simple reducción de costes para abarcar principios de economía circular que minimizan los residuos y promueven la eficiencia de los recursos. Al reutilizar materiales y reducir el consumo de energía, los facility managers ayudan a reducir el impacto medioambiental y apoyan los objetivos de sostenibilidad a largo plazoLa adopción de fuentes de energía renovables, la optimización del uso del agua y la inversión en infraestructuras energéticamente eficientes desempeñan un papel crucial. Estas prácticas también alinean las estrategias de FM con los objetivos organizativos de responsabilidad social corporativa, atrayendo a partes interesadas e inquilinos preocupados por la sostenibilidad.
Además de la economía circular, la eficiencia de los edificios es otro pilar de los esfuerzos de sostenibilidad de FM. Los sensores inteligentes, como ya se ha mencionado, ayudan a rastrear los patrones de uso de la energía, lo que permite a los facility managers identificar y abordar las ineficiencias. Soluciones sencillas como las luces con sensor de movimiento y los sistemas automatizados de climatización reducen considerablemente los costes energéticos. Una vez que la optimización alcanza sus límites, la evaluación comparativa del uso de la energía puede justificar la modernización o la instalación de un mejor aislamiento. Estas medidas garantizan que las instalaciones no sólo sean respetuosas con el medio ambiente, sino también financieramente sostenibles a largo plazo.
Mantenimiento proactivo
Las ventajas del mantenimiento proactivo (ya sea preventivo o predictivo) son evidentes. No hay otra forma de resolver los problemas antes de que tus clientes se den cuenta de ellos. Pero es más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad? Por increíble que parezca, el mantenimiento proactivo puede ser finalmente un subproducto de todas las tendencias que hemos visto hasta ahora. Si los facility managers se rinden ante las últimas tecnologías y empiezan a recopilar datos, podrán lograr algún tipo de previsibilidad.
Una vez que tengas esa previsibilidad, tu plan de mantenimiento puede ser más proactivo e incluso más incisivo. Hay menos exceso de mantenimiento y menos reparaciones. Como hemos hablado recientemente con Cláudio Celino, ingeniero especializado en mantenimiento de edificios, hay que utilizar los datos y el software para “estabilizar por fin la cantidad de mantenimiento preventivo” y “reducir el número de reparaciones” al mismo tiempo.
Sin embargo, esas no son las únicas ventajas. Como todos sabemos, en tiempos de crisis, el facility management puede ser uno de los primeros departamentos en sufrir un recorte de presupuesto. Eso significa que es más importante que nunca tener previsibilidad y averiguar qué tareas de mantenimiento pueden aplazarse hasta que el presupuesto lo permita.
IA y facility management inteligente
Las tecnologías de inteligencia artificial (IA) e Internet de las Cosas (IoT) están permitiendo a los facility managers alcanzar niveles de eficiencia y adaptabilidad sin precedentes. Los edificios inteligentes aprovechan el mantenimiento predictivo impulsado por IA, que puede evitar costosas averías abordando los problemas antes de que surjan. Por otra parte, los datos en tiempo real de los sensores IoT proporcionan información procesable, lo que permite una utilización más eficiente del espacio y la gestión de los recursos.
Materiales y equipos avanzados
Los materiales y equipos utilizados en FM están avanzando, lo que conduce a edificios más fuertes y sostenibles. Innovaciones como el hormigón autorreparable, el aislamiento avanzado y los sistemas de climatización de alto rendimiento proporcionan durabilidad y eficiencia, reduciendo las necesidades de mantenimiento a largo plazo.
Las técnicas de construcción modular reducen los residuos y los costes de mano de obra, permitiendo que las instalaciones se adapten rápidamente a las necesidades de la organización o se amplíen cuando sea necesario. Mediante la adopción de equipos y métodos de construcción de última generación, los facility managers pueden construir infraestructuras resistentes y preparadas para el futuro, apoyando objetivos sostenibles y minimizando el impacto medioambiental.
La capacitación como nueva contratación
No había habido una crisis de escasez de mano de obra como la actual desde las dos guerras mundiales. De alguna manera fue la tormenta perfecta: el rápido envejecimiento de la población occidental, la popularización del trabajo a distancia y la jubilación anticipada por COVID-19 y tendencias emergentes como el quiet quitting han dejado por los suelos al mercado laboral.
Según un informe de GlobalData, la escasez de mano de obra está costando a las empresas una buena cantidad de dinero en aumento de sueldos y salarios, así como en interrupciones de la cadena de suministro. Más empresas que nunca están preocupadas por el tema y lo mencionan en encuestas y conferencias de líderes.
Si no quieres pagar de más incluso antes de saber si un nuevo trabajador te conviene, la respuesta es sencilla: mejora o recapacita a tus equipos actuales. Piénsalo un segundo: en una época en la que los empleados quieren sentirse valorados y son cada vez más exigentes, ¿qué mejor que formar a tu equipo actual para que aporte valor añadido y suprima una necesidad?
En caso de duda, busca entre los que ya conoces y en quienes confías. Habilítalos, potencia sus carreras y aumenta los niveles de bienestar y productividad dentro de tu empresa. Y esto nos lleva a la última tendencia principal para 2025…
Afrontar la escasez de talento en FM
La tecnología está ayudando a superar la brecha laboral en el sector del FM mediante la automatización de tareas rutinarias y la optimización de los flujos de trabajo, lo que permite a los equipos de FM centrarse en proyectos estratégicos. Además, la colaboración con contratistas permite a las empresas de FM acceder a competencias especializadas en función de las necesidades, sin tener que comprometerse a contratar personal a tiempo completo.
Este enfoque flexible ayuda a las empresas a escalar sus operaciones al tiempo que garantiza que la calidad del servicio sigue siendo alta. Las herramientas digitales que apoyan el trabajo remoto, la colaboración y el desarrollo de habilidades también están contribuyendo a una fuerza de trabajo más adaptable, que es esencial en el entorno actual de mano de obra limitada.
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Cómo puede ayudar una plataforma colaborativa de FM?
Una plataforma de FM colaborativa y centralizada como Infraspeak permite al personal acceder a recursos de formación y guías de tareas, lo que les capacita para adquirir nuevas habilidades, resolver problemas de forma autónoma y asumir tareas más complejas con confianza.
Los datos históricos sobre las necesidades de mantenimiento están garantizados, lo que ayuda a los facility managers a tomar decisiones basadas en datos a la hora de actualizar equipos o modificar estructuras.
Por otro lado, Infraspeak Network™ conecta a clientes, proveedores, contratistas y técnicos para mejorar la colaboración en todos los frentes. Permite el acceso bajo demanda a proveedores de confianza y a una comunidad de colegas, facilitando el desarrollo de habilidades y las oportunidades de intercambio de conocimientos que mejoran el rendimiento del equipo. Al establecer vínculos con proveedores afines, proveedores de equipos innovadores y contratistas experimentados, los facility managers pueden optimizar la obtención de recursos y adaptarse a las exigencias de los lugares de trabajo híbridos.
Además, Infraspeak se integra con otras aplicaciones y herramientas, y apoya iniciativas de sostenibilidad: los facility managers pueden monitorizar el uso de energía, el consumo de agua y la gestión de residuos, planificando así prácticas de economía circular, como el reciclaje de recursos o la ampliación de la vida útil de los equipos.
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— La importancia de la IA, el IoT y las tecnologías de mantenimiento predictivo para agilizar las operaciones y reducir los costes.
— Cómo llevar a cabo una operación basada en la eficiencia sin comprometer la sostenibilidad.
— Enfoques colaborativos para fomentar la inclusividad, integrando prácticas de FM centradas en el ser humano.
— Los retos de la mano de obra, la necesidad de capacitar a los trabajadores y el equilibrio entre las prioridades medioambientales y las limitaciones de presupuesto.
