¿Qué es el cumplimiento en el Facility Management?
“Cumplimiento” (o “compliance”, en inglés) es ajustarse a un determinado plan, reglamento, legislación o norma. Por lo tanto, el cumplimiento en el Facility Management implica cumplir un determinado plan de tareas, normas de seguridad, legislación del país o normas ISO.
¡Pero esta definición es muy general! Para garantizar el cumplimiento en el mantenimiento y FM, el gestor tiene que familiarizarse con los objetivos de cada empresa y la normativa del país. Además, como la subcontratación es muy común en el sector del FM, también hay que gestionar el cumplimiento de los proveedores.
Fórmula del cumplimiento en el mantenimiento preventivo
El cumplimiento en el mantenimiento preventivo es la relación entre las tareas realizadas y las planificadas. Por ejemplo, si hay 60 tareas planificadas para un mes y sólo se realizan 50, el cálculo del cumplimiento será:
¿Qué importancia tiene el cumplimiento en el Facility Management?
A lo largo de la vida útil de un edificio, los gastos anuales con operaciones y mantenimiento varían entre el 1-2% del coste inicial. Si tenemos en cuenta una vida útil de 40 años, el mantenimiento del edificio puede suponer hasta el 80% del coste inicial. Después de 50 años, el coste de mantenimiento puede ser incluso equivalente al coste de construcción. Así que hay una tendencia a ver la FM como un “coste”.
Sin embargo, el mantenimiento, el FM y la gestión de edificios son esenciales para que la infraestructura siga cumpliendo con las expectativas, las necesidades y los requisitos legales. Ve algunos ejemplos de lo importante que es garantizar el cumplimiento de los proveedores y el cumplimiento del mantenimiento preventivo:
- cumplir con las normas que se aplican a tu área de negocio, es decir, los planes APPCC, la normativa contra incendios y otra legislación aplicable;
- asegurarte de que la Gestión Técnica Centralizada (GTC) del edificio, o los Sistemas de Automatización y Control del Edificio, cumplen los requisitos estipulados por la ley (revisa la legislación portuguesa aquí)
- cumplir con las normas de higiene y seguridad, especialmente en lo que respecta a la prevención de enfermedades (por ejemplo, la legionela) y la Calidad del Aire Interior (CAI);
- garantizar la privacidad de los datos, ya que los proveedores de FM deben asegurar la confidencialidad de toda la información a la que tienen acceso;
- en caso de accidente, demostrar que tus proveedores cumplen todas las normas recomendadas evita que la aseguradora traslade la responsabilidad a tu empresa.
Por tanto, el cumplimiento en mantenimiento y FM no sólo mejoran el rendimiento de tu empresa, ¡sino que te ahorran dinero en multas! Así que, a largo plazo, no cabe duda de que contar con proveedores que cumplan las normas es muy beneficioso para tu empresa. Pero cuidado: fija todas las normas que deben cumplirse en un SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) para evitar disgustos.
Por otro lado, si eres un proveedor de servicios, demostrar el cumplimiento de los planes de mantenimiento debe ser una prioridad. Siempre hay que pensar “¿estoy logrando el cumplimiento? ¿Cómo puedo demostrárselo al cliente?”. Con un software de facility management inteligente, los técnicos pueden registrar la información con facilidad y generar informes automáticos.
¿Cuáles son las áreas clave del cumplimiento en Facility Management?
Como hemos explicado anteriormente, el cumplimiento se aplica a cualquier aspecto que entre en la esfera del FM. Como tal, puede incluir la gestión del cumplimiento del edificio (que se relaciona con el ciclo de vida del edificio, por ejemplo, la eliminación del amianto), los protocolos de seguridad, el mantenimiento de la climatización, etc. Sin embargo, casi siempre se reparten por estas 8 áreas:
- Legislación (por ejemplo, legislación sobre la calidad del aire);
- Requisitos (por ejemplo, utilizar materiales homologados);
- Reglas (por ejemplo, utilizar el equipo de protección individual);
- Normas (por ejemplo, normas ISO, normas OSHA);
- Políticas (por ejemplo, corresponder a la política medioambiental de la empresa);
- Transparencia (por ejemplo, presentar un informe al cliente);
- Reglamentos (por ejemplo, hacer inspecciones periódicas);
- Governance (por ejemplo, no estipular un código ético).
En los últimos años, también ha surgido el reto de garantizar la privacidad de los datos recogidos. En 2021, un estudio de Honeywell descubrió que el 27% de los facility managers experimentaron problemas de ciberseguridad, lo que vulnera los derechos de protección de datos.
Así que si eres un proveedor, debes asegurarte de que tu software está protegido. Si contratas o subcontratas, debes confirmar que el proveedor y los dispositivos IoT siguen el RGPD o la ISO 27001 (Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información).
Además de la privacidad de los datos, JLL considera que los mayores riesgos de falta de cumplimiento en el Facility Management se centran en las siguientes áreas:
- Seguridad (mantener el equipo en funcionamiento según las normas);
- Mano de obra (asegurarte de que tienen los conocimientos adecuados);
- Gestión de proveedores (tanto desde el punto de vista financiero como ético);
- Datos (demostrar el cumplimiento mediante la presentación de informes);
- Contratos (guardar toda la documentación legal y los acuerdos con los proveedores);
- Ética (por ejemplo, asumir la responsabilidad de tus errores, rechazar “ofertas”).
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¿Cómo mejorar el cumplimiento en Mantenimiento y Facility Management?
Lo ideal es que el cumplimiento del mantenimiento preventivo se sitúe en torno al 90%. Si tu cumplimiento está por debajo de este umbral, el primer paso es detectar dónde están los incumplimientos. En la plataforma Infraspeak, puedes encontrar fácilmente los incumplimientos mediante la aplicación de Auditorías.
Cuando se detecta una no conformidad, el primer paso es contener los daños: el mantenimiento correctivo. Sólo cuando tengas una solución -aunque sea temporal- podrás pasar al siguiente paso. La aplicación de un análisis de la causa raíz (por ejemplo, un simple análisis de los 5 por qués) permite encontrar el origen del incumplimiento y evitar que se repita.
Nuestro consejo es que se considere el cumplimiento de forma cíclica. Empieza por definir el evento: qué, quién, cuándo y dónde ha fallado. A continuación, observa los indicadores de rendimiento y realiza un análisis hasta descubrir la causa. Trata de corregir el problema “de raíz” y sigue controlando a lo largo del tiempo. Y así sucesivamente, porque el mundo el mantenimiento nunca para.
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