O que é a conformidade em Facility Management?
“Conformidade” (ou “compliance”, em Inglês) é “estar em concordância” com um determinado plano, regulamento, legislação ou norma. Portanto, a compliance em Facility Management implica cumprir um determinado plano de tarefas, regulamentos de segurança, a legislação do país ou normas ISO.
Mas essa definição é muito geral! Para garantir a conformidade em manutenção e FM, o gestor tem de se familiarizar com os objectivos de cada empresa e com o regulamento do país. Além disso, como o outsourcing é extremamente comum em FM, também se deve fazer a gestão da conformidade dos fornecedores, preferencialmente com o apoio de um software gestão de compliance.
Para gerir eficazmente a conformidade em FM, especialmente quando há outsourcing envolvido, uma abordagem integrada pode beneficiar significativamente do uso de um software CAFM que combine gestão de ativos com facility management.
Fórmula da conformidade em manutenção preventiva
A conformidade em manutenção preventiva é a relação entre as tarefas cumpridas e as planeadas. Por exemplo, se houver 60 tarefas planeadas para um mês e só forem executadas 50, o cálculo da conformidade será:
Qual é a importância da conformidade em Facility Management?
Ao longo da vida útil de um edifício, as despesas anuais com operação e manutenção variam entre 1-2% do custo inicial. Se tivermos em conta uma vida útil de 40 anos, a manutenção do edifício pode chegar a ser 80% do custo inicial. Ao fim de 50 anos, o custo da manutenção pode até ser equivalente ao de construção. Por isso, há uma tendência para o ver o FM como um “custo”.
No entanto, a manutenção, o FM e a gestão de edifícios são essenciais para que as infraestruturas continuem a corresponder às expectativas, às necessidades e às exigências legais. Com um software gestão de facilities adequado, é possível garantir melhor controlo sobre estes processos. Veja alguns exemplos de como é importante garantir a conformidade dos fornecedores e o cumprimento da manutenção preventiva:
- cumprir normas que se aplicam à sua área de negócio, nomeadamente planos HACCP, regulamento contra-incêndios e outra legislação aplicável;
- certificar-se que a Gestão Técnica Centralizada (GTC) do edifício, ou Sistemas de Automação e Controlo do Edifício, segue os requisitos estipulados pela lei (reveja aqui o que diz a legislação Portuguesa);
- cumprir normas de higiene e segurança, sobretudo no que diz respeito à prevenção de doenças (por exemplo, a Legionella) e à Qualidade do Ar Interior (QAI);
- garantir a privacidade dos dados, já que os fornecedores de FM devem assegurar a confidencialidade de toda a informação a que têm acesso;
- em caso de acidente, demonstrar a conformidade dos seus fornecedores com todas as normas recomendadas evita que a seguradora transfira o ónus para a sua empresa.
Portanto, a compliance em manutenção e FM não só melhora o desempenho do seu negócio, como lhe poupa dinheiro em multas! Assim sendo, a longo prazo não restam dúvidas que ter fornecedores cumpridores é muito benéfico para a sua empresa. Mas atenção: estabeleça todos os padrões a cumprir num SLA (Acordo de Nível de Serviço) para evitar dissabores.
Por outro lado, se é fornecedor de serviços, demonstrar a conformidade com os planos de manutenção deve ser uma prioridade. Deve pensar sempre “estou a conseguir cumprir? Como é que o posso provar ao cliente?”. Com um software CMMS inteligente, os técnicos conseguem registar a informação com facilidade e pode gerar relatórios automáticos.
Para demonstrar conformidade de forma eficaz, é fundamental contar com ferramentas adequadas, como um software gestão de ativos que permita controlar todos os equipamentos e infraestruturas de forma centralizada, facilitando a geração de relatórios automáticos.
Quais são as áreas-chave da compliance em Facility Management?
Como explicamos acima, a conformidade aplica-se a qualquer aspeto que caia na esfera do FM. Assim sendo, pode incluir a gestão de compliance predial (que diz respeito ao ciclo de vida do edifício, por exemplo, a remoção de amianto), protocolos de segurança, manutenção AVAC, e por aí em diante. No entanto, quase sempre se dividem nestas 8 áreas:
- Legislação (ex., legislação sobre a qualidade do ar);
- Requisitos (ex., usar materiais homologados);
- Regras (ex., usar equipamento individual de proteção);
- Normas (ex., normas ISO, normas da OSHA);
- Políticas (ex., corresponder à política ambiental da empresa);
- Transparência (ex., apresentar um relatório ao cliente);
- Regulações (ex., fazer inspeções periódicas);
- Governance (ex., não estipular um código ético).
Nos últimos anos, também surgiu o desafio de garantir a privacidade dos dados recolhidos. Em 2021, um estudo da Honeywell concluiu que 27% dos facility managers tiveram problemas de cibersegurança, o que viola os direitos de proteção de dados.
Por isso, se é fornecedor, deve garantir que o seu software está protegido. Se contrata ou subcontrata, deve confirmar se o fornecedor e os dispositivos IoT seguem o GDPR ou a ISO 27001 (Sistemas de Gestão da Segurança de Informação).
Além da segurança de dados, manter a conformidade operacional exige controlo rigoroso sobre materiais e peças de reposição através de um software gestão de stocks integrado, garantindo disponibilidade para manutenções preventivas.
Além da privacidade dos dados, a JLL considera que os maiores riscos de não confimidade em Facility Management se concentram nas seguintes áreas:
- Segurança (manter o equipamento a funcionar dentro do padrão);
- Mão-de-obra (garantir que têm os conhecimentos adequados);
- Gestão de fornecedores (tanto do ponto de vista financeiro como ético);
- Dados (demonstrar a conformidade através de relatórios);
- Contratos (guardar toda a documentação legal e acordos com fornecedores);
- Ética (por exemplo, responsabilizar-se pelos seus erros, recusar “ofertas”).
📝 Leia também: Porque não deve usar um CMMS como software de manutenção
Como melhorar a compliance em Manutenção e Facility Management?
Idealmente, a compliance em manutenção preventiva ronda os 90%. Se a sua conformidade está abaixo deste patamar, o primeiro passo é detetar onde estão as não conformidades. Na plataforma da Infraspeak, consegue encontrar não conformidades facilmente através da app Auditorias.
Quando se deteta uma não conformidade, a coordenação eficaz das equipas técnicas no terreno torna-se crucial. Nestes casos, um software field service management pode otimizar a resposta e garantir que as correções são implementadas rapidamente.
Quando deteta uma não conformidade, o primeiro passo é conter os danos: manutenção corretiva. Só depois de ter uma solução – ainda que seja temporária – é que pode passar para o passo seguinte. Aplicar uma análise de causa raiz (por exemplo, uma simples análise dos 5 porquês) permite descobrir a origem dessa não conformidade e evitar que se volte a repetir.
O nosso conselho é olhar para a compliance de forma cíclica. Comece por definir o evento: o quê, quem, quando e onde falhou. A seguir, olhe para os indicadores de desempenho e faça uma análise até descobrir a causa. Tente corrigir o problema “de base” e continue a controlar ao longo do tempo. E assim sucessivamente, porque o mundo a manutenção nunca pára.
Quer melhorar a sua conformidade em Facility Management? Gostava de oferecer mais transparência aos seus clientes? Fale connosco e veja o que uma plataforma de gestão de manutenção inteligente pode fazer por si.
