O que é a conformidade em Facility Management?
“Conformidade” (ou “compliance”, em Inglês) é “estar em concordância” com um determinado plano, regulamento, legislação ou norma. Portanto, a compliance em Facility Management implica cumprir um determinado plano de tarefas, regulamentos de segurança, a legislação do país ou normas ISO.
Mas essa definição é muito geral! Para garantir a conformidade em manutenção e FM, o gestor tem de se familiarizar com os objectivos de cada empresa e com o regulamento do país. Além disso, como o outsourcing é extremamente comum em FM, também se deve fazer a gestão da conformidade dos fornecedores.
Fórmula da conformidade em manutenção preventiva
A conformidade em manutenção preventiva é a relação entre as tarefas cumpridas e as planeadas. Por exemplo, se houver 60 tarefas planeadas para um mês e só forem executadas 50, o cálculo da conformidade será:
Qual é a importância da conformidade em Facility Management?
Ao longo da vida útil de um edifício, as despesas anuais com operação e manutenção variam entre 1-2% do custo inicial. Se tivermos em conta uma vida útil de 40 anos, a manutenção do edifício pode chegar a ser 80% do custo inicial. Ao fim de 50 anos, o custo da manutenção pode até ser equivalente ao de construção. Por isso, há uma tendência para o ver o FM como um “custo”.
No entanto, a manutenção, o FM e a gestão de edifícios são essenciais para que as infraestruturas continuem a corresponder às expectativas, às necessidades e às exigências legais. Veja alguns exemplos de como é importante garantir a conformidade dos fornecedores e o cumprimento da manutenção preventiva:
- cumprir normas que se aplicam à sua área de negócio, nomeadamente planos HACCP, regulamento contra-incêndios e outra legislação aplicável;
- certificar-se que a Gestão Técnica Centralizada (GTC) do edifício, ou Sistemas de Automação e Controlo do Edifício, segue os requisitos estipulados pela lei (reveja aqui o que diz a legislação Portuguesa);
- cumprir normas de higiene e segurança, sobretudo no que diz respeito à prevenção de doenças (por exemplo, a Legionella) e à Qualidade do Ar Interior (QAI);
- garantir a privacidade dos dados, já que os fornecedores de FM devem assegurar a confidencialidade de toda a informação a que têm acesso;
- em caso de acidente, demonstrar a conformidade dos seus fornecedores com todas as normas recomendadas evita que a seguradora transfira o ónus para a sua empresa.
Portanto, a compliance em manutenção e FM não só melhora o desempenho do seu negócio, como lhe poupa dinheiro em multas! Assim sendo, a longo prazo não restam dúvidas que ter fornecedores cumpridores é muito benéfico para a sua empresa. Mas atenção: estabeleça todos os padrões a cumprir num SLA (Acordo de Nível de Serviço) para evitar dissabores.
Por outro lado, se é fornecedor de serviços, demonstrar a conformidade com os planos de manutenção deve ser uma prioridade. Deve pensar sempre “estou a conseguir cumprir? Como é que o posso provar ao cliente?”. Com um software de manutenção inteligente, os técnicos conseguem registar a informação com facilidade e pode gerar relatórios automáticos.
Quais são as áreas-chave da compliance em Facility Management?
Como explicamos acima, a conformidade aplica-se a qualquer aspeto que caia na esfera do FM. Assim sendo, pode incluir a gestão de compliance predial (que diz respeito ao ciclo de vida do edifício, por exemplo, a remoção de amianto), protocolos de segurança, manutenção AVAC, e por aí em diante. No entanto, quase sempre se dividem nestas 8 áreas:
- Legislação (ex., legislação sobre a qualidade do ar);
- Requisitos (ex., usar materiais homologados);
- Regras (ex., usar equipamento individual de proteção);
- Normas (ex., normas ISO, normas da OSHA);
- Políticas (ex., corresponder à política ambiental da empresa);
- Transparência (ex., apresentar um relatório ao cliente);
- Regulações (ex., fazer inspeções periódicas);
- Governance (ex., não estipular um código ético).
Nos últimos anos, também surgiu o desafio de garantir a privacidade dos dados recolhidos. Em 2021, um estudo da Honeywell concluiu que 27% dos facility managers tiveram problemas de cibersegurança, o que viola os direitos de proteção de dados.
Por isso, se é fornecedor, deve garantir que o seu software está protegido. Se contrata ou subcontrata, deve confirmar se o fornecedor e os dispositivos IoT seguem o GDPR ou a ISO 27001 (Sistemas de Gestão da Segurança de Informação).
Além da privacidade dos dados, a JLL considera que os maiores riscos de não confimidade em Facility Management se concentram nas seguintes áreas:
- Segurança (manter o equipamento a funcionar dentro do padrão);
- Mão-de-obra (garantir que têm os conhecimentos adequados);
- Gestão de fornecedores (tanto do ponto de vista financeiro como ético);
- Dados (demonstrar a conformidade através de relatórios);
- Contratos (guardar toda a documentação legal e acordos com fornecedores);
- Ética (por exemplo, responsabilizar-se pelos seus erros, recusar “ofertas”).
📝 Leia também: Porque não deve usar um CMMS como software de manutenção
Como melhorar a compliance em Manutenção e Facility Management?
Idealmente, a compliance em manutenção preventiva ronda os 90%. Se a sua conformidade está abaixo deste patamar, o primeiro passo é detetar onde estão as não conformidades. Na plataforma da Infraspeak, consegue encontrar não conformidades facilmente através da app Auditorias.
Quando deteta uma não conformidade, o primeiro passo é conter os danos: manutenção corretiva. Só depois de ter uma solução – ainda que seja temporária – é que pode passar para o passo seguinte. Aplicar uma análise de causa raiz (por exemplo, uma simples análise dos 5 porquês) permite descobrir a origem dessa não conformidade e evitar que se volte a repetir.
O nosso conselho é olhar para a compliance de forma cíclica. Comece por definir o evento: o quê, quem, quando e onde falhou. A seguir, olhe para os indicadores de desempenho e faça uma análise até descobrir a causa. Tente corrigir o problema “de base” e continue a controlar ao longo do tempo. E assim sucessivamente, porque o mundo a manutenção nunca pára.
Quer melhorar a sua conformidade em Facility Management? Gostava de oferecer mais transparência aos seus clientes? Fale connosco e veja o que uma plataforma de gestão de manutenção inteligente pode fazer por si.
