Guide de la conformité réglementaire en facility management

Qu’est-ce que la conformité dans la gestion des installations ?

La conformité consiste à “être en accord” avec un plan, un règlement, une législation ou une norme. Par conséquent, la conformité dans la gestion des installations implique de se conformer à un certain plan de travail, à des règles de sécurité, à la législation du pays ou aux normes ISO.

Mais cette définition est très générique ! Pour garantir la conformité en matière de maintenance et de FM, le gestionnaire doit se familiariser avec les objectifs de chaque entreprise et les réglementations du pays. De plus, l’externalisation étant très répandue dans le domaine du FM, la gestion de la conformité des fournisseurs doit également être assurée.

Formule de conformité dans la maintenance préventive

La conformité en matière de maintenance préventive est le rapport entre les tâches réalisées et les tâches planifiées. Par exemple, si 60 tâches sont planifiées pour un mois et que 50 seulement sont effectuées, le calcul de la conformité sera le suivant :

Quelle est l’importance de la conformité dans le facility management ?

Pendant la durée de vie d’un bâtiment, les dépenses annuelles d’exploitation et de maintenance varient entre 1 et 2 % du coût initial. Si l’on considère une durée de vie de 40 ans, l’entretien du bâtiment peut représenter jusqu’à 80 % du coût initial. Après 50 ans, le coût d’entretien peut même être équivalent au coût de construction. On a donc tendance à considérer le FM comme un “coût”.

Cependant, la maintenance, le FM et la gestion des bâtiments sont essentiels pour que l’infrastructure continue à répondre aux attentes, aux besoins et aux exigences légales. Voyez quelques exemples illustrant l’importance de la conformité des fournisseurs et de la maintenance préventive :

• respecter les normes qui s’appliquent à votre secteur d’activité, à savoir les plans HACCP, les réglementations en matière d’incendie et toute autre législation applicable ;
• s’assurer que la gestion technique centralisée (GTC) du bâtiment, ou les systèmes d’automatisation et de contrôle du bâtiments (BACS), respectent les exigences stipulées par la loi ;
• respecter les normes de santé et de sécurité, notamment en ce qui concerne la prévention des maladies (par exemple la légionellose) et la qualité de l’air intérieur (QAI) ;
• garantir la confidentialité des données, car les fournisseurs de FM doivent assurer la confidentialité de toutes les informations auxquelles ils ont accès ;
• en cas d’accident, la démonstration de la conformité de vos fournisseurs à toutes les normes recommandées empêche l’assureur de rejeter la responsabilité sur votre entreprise.

Ainsi, la conformité en matière de maintenance et de FM n’améliore pas seulement les performances de votre entreprise, elle vous permet également d’économiser de l’argent ! À long terme, il ne fait aucun doute que le fait d’avoir des fournisseurs conformes est très bénéfique pour votre entreprise. Mais attention : fixez toutes les normes à respecter dans un accord de niveau de service (SLA) pour éviter les désagréments.

En revanche, si vous êtes un prestataire de services, la démonstration de la conformité avec les plans d’entretien doit être une priorité.

En revanche, si vous êtes un prestataire de services, la démonstration du respect des plans d’entretien doit être une priorité. Vous devez toujours vous demander : “suis-je en train de respecter les plans d’entretien ? Comment puis-je le prouver au client ?” Avec un logiciel de maintenance intelligent, les techniciens peuvent enregistrer facilement les informations et générer des rapports automatiques.

Quels sont les domaines clés de la conformité dans la gestion des installations ?

Comme nous l’avons expliqué, la conformité s’applique à toute question relevant de la sphère du FM. En tant que telle, elle peut inclure la gestion de la conformité des bâtiments (qui concerne le cycle de vie du bâtiment, par exemple le désamiantage), les protocoles de sécurité, la maintenance des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, etc. Cependant, ils relèvent presque toujours de ces 8 domaines :

• Législation (par exemple, législation sur la qualité de l’air) ;
• Exigences (par exemple, utilisation de matériaux approuvés) ;
• Règles (par exemple, utilisation d’équipements de protection individuelle) ;
• Normes (par exemple, normes ISO, normes OSHA) ;
• Politiques (par exemple, se conformer à la politique environnementale de l’entreprise) ;
• Transparence (par exemple, rapport au client) ;
• Réglementation (par exemple, effectuer des inspections périodiques) ;
• Gouvernance (par exemple, ne pas stipuler de code éthique).

Ces dernières années, le défi de garantir la confidentialité des données collectées est également apparu. En 2021, une étude de Honeywell a révélé que 27 % des gestionnaires d’installations ont rencontré des problèmes de cybersécurité, ce qui constitue une violation des droits en matière de protection des données.

Ainsi, si vous êtes un fournisseur, vous devez vous assurer que votre logiciel est protégé. Si vous embauchez ou externalisez, vous devez confirmer que le fournisseur et les dispositifs IoT respectent le GDPR ou la norme ISO 27001 (systèmes de gestion de la sécurité de l’information).

Outre la confidentialité des données, JLL considère que les plus grands risques de non-conformité dans le facility management se concentrent sur les domaines suivants :

• Sécurité (maintenir le fonctionnement des équipements selon les normes) ;
• Main-d’œuvre (s’assurer que tout le monde possède les bonnes connaissances) ;
• Gestion des fournisseurs (d’un point de vue financier et éthique) ;
• Données (démontrer la conformité par le biais de rapports) ;
• Contrats (conserver toute la documentation juridique et les accords avec les fournisseurs) ;
• Éthique (par exemple, assumer la responsabilité de ses erreurs, refuser les “offres”).

Comment améliorer la conformité dans la gestion des installations et la maintenance ?

Idéalement, le taux de conformité en matière de maintenance préventive est d’environ 90 %. Si votre conformité est inférieure à ce seuil, la première étape consiste à détecter les non-conformités. Sur la plateforme Infraspeak, vous pouvez facilement trouver les non-conformités.

Lorsque vous détectez une non-conformité, la première étape consiste à limiter les dégâts : c’est la maintenance curative. Ce n’est qu’après avoir trouvé une solution — même temporaire — que vous pouvez passer à l’étape suivante. L’application d’une analyse des causes (par exemple, une simple analyse des 5 pourquoi) vous permet de trouver la source de la non-conformité et d’éviter qu’elle ne se reproduise.

Notre conseil est de considérer la conformité de manière cyclique. Commencez par définir l’événement : quoi, qui, quand et où il a échoué. Ensuite, examinez les indicateurs de performance et procédez à une analyse jusqu’à ce que vous découvriez la cause. Essayez de corriger le problème “à la racine” et continuez à le surveiller au fil du temps. Et ainsi de suite, car le monde de la maintenance ne s’arrête jamais.

Vous souhaitez améliorer la conformité de votre facility management ? Vous souhaitez offrir plus de transparence à vos clients ? Planifiez une démonstration et voyez ce qu’une plateforme intelligente de gestion de la maintenance peut faire pour vous.