El facility management se encuentra en la intersección de los edificios, los activos y los equipos humanos que los gestionan y mantienen.
Maximizar el tiempo de funcionamiento de una instalación y racionalizar las operaciones reduce costes y mejora los KPI. Por eso no es de extrañar que el número de facility managers aumente en torno a un 5% al año para satisfacer la creciente demanda de instalaciones más inteligentes y eficientes.
Sin embargo, con tantos elementos en movimiento, controlar todo y asegurarse de que los equipos funcionan a pleno rendimiento puede ser todo un reto.
Afortunadamente, el software facility management, o software para instalaciones, (FMS) ofrece una solución.
Al centralizar los procesos, los facility managers pueden optimizarlos y simplificar los informes, lo que facilita el trabajo. Este artículo trata sobre el software de facility management y sus numerosas ventajas y usos, así como te dice cuáles son los 10 mejores software de facility management en 2025. El software de facility management está diseñado para ayudar a los facility managers y a los equipos de mantenimiento a gestionar sus operaciones diarias. En pocas palabras, el facility management implica la gestión de edificios, sus activos y las personas responsables de su funcionamiento, mantenimiento y conservación. Algunos procesos fundamentales son el seguimiento de los programas de mantenimiento de los equipos, la gestión de las órdenes de trabajo y la generación de informes. ¿Cómo mejora el software de facility management los procesos manuales? Aquí están los principales beneficios: Las opiniones que figuran a continuación proceden de Capterra.es. Infraspeak es una solución de gestión del mantenimiento diseñada para agilizar las operaciones de gestión de instalaciones. Ofrece funciones como la gestión centralizada de activos a través de su software gestión de activos y la gestión de procesos de adquisición, al tiempo que proporciona información valiosa para tus operaciones.
Con el software de facility management de Infraspeak, podrás: “Infraspeak nos permite controlar los tiempos y costes de todas nuestras intervenciones, y tener una visión global de lo que está sucediendo en cada una de las tareas de mantenimiento de nuestros operarios”. — Danyel Guzmán, CEO de Verdtical ¿Qué es el software para instalaciones?
Usos y ventajas del software de facility management
Mejor software de facility management en 2025
Infraspeak
Lo que dicen los usuarios de Infraspeak
Rosmiman
Rosmiman es un software de facility management con una amplia variedad de módulos para administrar y controlar los activos empresariales de forma global y centralizada. Permite gestionar todos los aspectos relacionados con el uso, explotación, mantenimiento, seguridad y sostenibilidad de los activos y espacios. Con Rosmiman, los costes asociados al mantenimiento y gestión de los activos se convierten en un área con retorno medible e impacto en la cuenta de resultados de la empresa. El software es totalmente configurable y adaptable a las necesidades de cada cliente, desde pequeños edificios hasta grandes proyectos de corporate real estate distribuidos por todo el mundo.
Fracttal
Fracttal One es un software GMAO diseñado para la gestión de mantenimiento de activos físicos. Es 100% móvil y en línea, lo que te permite acceder a toda la información desde la nube. Fracttal One ayuda a empresas de diferentes sectores y tamaños a realizar un seguimiento de sus operaciones, gestionar órdenes de trabajo, equipos y proveedores. Puedes planificar, asignar, ejecutar e informar sobre todas las tareas y KPI directamente desde la aplicación a los profesionales del mantenimiento involucrados.
Seating Allocation Solution
Seating Allocation Solution está diseñado para empresas y espacios de trabajo compartidos. Ofrece una plataforma visual y fácil de usar para administrar el espacio de trabajo y la disposición de los asientos en la oficina. Con una vista en tiempo real de tu espacio de trabajo y herramientas versátiles, puedes diseñar planes de asientos que satisfagan las necesidades de los empleados y maximicen la utilización. Esta solución también incluye una aplicación de programación fácil de usar que permite a los empleados reservar asientos y salas de reuniones según la necesidad, en tiempo real y sobre la marcha.
Fiix
Fiix es una plataforma de gestión de mantenimiento que combina herramientas de gestión de activos, órdenes de trabajo y piezas con potentes funciones móviles y en la nube. Proporciona una vista completa de todo el trabajo, las piezas, los costes, los horarios y los KPI, lo que te ayuda a mejorar tu empresa con paneles e informes personalizables, y la capacidad de conectarse a cualquier sistema.
Valuekeep
Valuekeep es un software de gestión de mantenimiento (GMAO) en la nube que te ayudará a reducir los costes de mantenimiento, aumentar la productividad de tus equipos técnicos y aumentar el ROI de tus activos. Puedes optimizar la gestión de mantenimiento de tu empresa informatizando toda la información relacionada con los activos y las operaciones de mantenimiento en un GMAO inteligente y fácil de usar.
POC System
P.O.C. System es una plataforma SaaS con una interfaz gráfica única que te ayuda a maximizar los inmuebles comerciales y el espacio de trabajo de tu empresa. Ofrece dos soluciones principales. La primera es un sistema de gestión de espacios diseñado especialmente para empresas que poseen y administran edificios de oficinas o propiedades comerciales. La segunda es un sistema de asignación de asientos diseñado para empresas medianas y grandes, así como espacios de trabajo compartidos.
eMaint CMMS
eMaint ahorra tiempo y dinero valiosos a los gerentes de instalaciones al organizar, planificar y administrar mejor las actividades de mantenimiento. El software se puede adaptar para cumplir con las especificaciones exactas de cualquier departamento de mantenimiento y se puede acceder a él desde diversas ubicaciones en varios idiomas utilizando cualquier dispositivo con navegador.
Facile
Facile es una aplicación fácil de usar que te permite organizar el trabajo híbrido conectando de manera inteligente a tus equipos y espacios de trabajo. Con Facile, puedes reservar puestos de trabajo y otros servicios, localizar espacios de reuniones disponibles, optimizar tus espacios de trabajo, ajustar la capacidad del espacio, calcular tus necesidades de espacio de manera precisa, supervisar la ocupación en múltiples plantas/ubicaciones, gestionar equipos híbridos, localizar miembros del equipo, organizar la limpieza según la actividad, y mucho más.
EZOfficeInventory
EZOfficeInventory es un software de administración de establecimientos que te permite rastrear los costes de mantenimiento, programar servicios, administrar proveedores y personalizar alertas para un mayor control. Esta solución GMAO incluye una aplicación móvil que te permite escanear códigos QR y etiquetas de códigos de barras, y gestionar solicitudes de servicio sobre la marcha. Además, se integra perfectamente con RFID y Zendesk.
MaintainX
MaintainX es un software móvil de digitalización de procedimientos y órdenes de trabajo que permite a los equipos de primera línea saber lo que necesitan hacer y cómo hacerlo. Con MaintainX, puedes digitalizar documentos como procedimientos de seguridad, listas de verificación ambientales, creación de informes de herramientas y calibración, procedimientos de mantenimiento, flujos de trabajo de auditoría/inspección, listas de verificación de formación, y más.
Por qué necesitas un software de facility management
Las instalaciones modernas son complejas y las expectativas en cuanto a su gestión son altas.
No cabe duda de que la utilización de una solución de software centralizada no es algo que ‘está bien tener’, únicamente. Más bien, es esencial.
1. Optimizar las comunicaciones
Supongamos que gestionas un gran hotel con cientos de habitaciones. Hay que complacer a los clientes y mantener los activos para que todos estén contentos.
Los miembros de tu equipo deben estar organizados y equipados para realizar su trabajo, ya sea de mantenimiento o de limpieza.
Esto requiere una comunicación rápida y eficaz, ya que los métodos de comunicación tradicionales son lentos. Luego, ¿cómo registras sus aportaciones y actividades? ¿Y qué pasa con el registro de tareas, compras (por ejemplo, piezas) y otra información importante?
Si a esto le añadimos la responsabilidad de gestionar activos de alta tecnología, como sensores de movimiento, alarmas y unidades de climatización, enseguida se hace evidente que no basta con un bloc de notas y un bolígrafo.
En instalaciones complejas como hoteles, la coordinación de equipos técnicos distribuidos es crucial. Para empresas que gestionan múltiples ubicaciones o requieren servicios técnicos externos, un software gestión de servicios de campo facilita la coordinación de equipos técnicos y la gestión de intervenciones en diferentes instalaciones.
Utiliza el software FM para reunir todas estas funciones en una plataforma ágil y fluida. Esto beneficia a todos, desde los gestores a los trabajadores de mantenimiento, pasando por los limpiadores y demás personal responsable del mantenimiento de las instalaciones.
2. Mayor transparencia
Cuando se trata de salud, seguridad, cumplimiento y normativa, la transparencia es esencial.
Los facility managers a menudo necesitan crear y mantener registros transparentes y auditables para la gestión de riesgos, la notificación de accidentes, etc.
Al centralizar los datos en el software de facility management, los gestores pueden estar al tanto de las responsabilidades más importantes. Esto también se extiende al cumplimiento de los SLA y a la prestación de servicios a clientes y usuarios con los servicios por los que han pagado.
Para garantizar esta transparencia y cumplimiento normativo de manera sistemática, un software gestión de cumplimiento ayuda a mantener registros auditables y garantizar el cumplimiento de regulaciones de seguridad y salud, proporcionando la documentación necesaria para auditorías y inspecciones.
La transparencia del software FM aumenta la confianza y garantiza que los datos se guarden de forma segura siempre que sea necesario.
3. Reducir el downtime
Cuando se trata de mantenimiento, el software FM facilita significativamente la transición de un mantenimiento reactivo más lento a un mantenimiento preventivo o predictivo.
El mantenimiento preventivo puede reducir el downtime entre un 5 y un 15% y recortar los costes entre un 18 y un 25%.
Además, al gestionar las órdenes de trabajo y los programas de mantenimiento en una única herramienta, los gestores pueden trabajar para mejorar el tiempo de actividad y controlar los costes.
Las ventajas del ahorro de costes del software FM para mantenimiento no han pasado desapercibidas para los gobiernos. Por ejemplo, en el Reino Unido, el gobierno fomenta el uso de software FM para el mantenimiento, observando que retrasar el mantenimiento de 2 a 4 años puede aumentar los costes entre 1,5 y 2,0 veces.
Software para instalaciones y mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es un componente crítico de cualquier programa de mantenimiento. Los estudios destacan repetidamente las ventajas económicas de cambiar los programas de mantenimiento de reactivos a proactivos.
El mantenimiento reactivo es más costoso a largo plazo, ya que a menudo depende del fallo total de los activos antes de su sustitución o reparación.
El mantenimiento periódico de los equipos y la resolución de posibles problemas antes de que surjan garantizan que los equipos funcionen a pleno rendimiento.
Sin embargo, esto requiere datos precisos y bien organizados. El software de facility management se apoya en esos datos, ayudándote a realizar un seguimiento de los programas de mantenimiento preventivo y a garantizar que todo el mantenimiento necesario se realiza a tiempo.
Para llevar a cabo un mantenimiento preventivo eficaz, es fundamental contar con un control preciso del inventario. Un software gestión de stock permite controlar las piezas de repuesto, materiales y herramientas necesarias para el mantenimiento de las instalaciones, asegurando que siempre estén disponibles cuando se necesiten.
Cualquier coste asociado a contratistas o piezas puede registrarse en el software.
Software de facility management y GMAO
La gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es un tipo de software utilizado para gestionar las operaciones de mantenimiento.
FMS y GMAO están relacionados, ya que ambos están diseñados para ayudar a las organizaciones a gestionar sus actividades de mantenimiento de forma más eficaz.
Pero no son sinónimos. FMS es más holístico y se refiere a toda la instalación y a los equipos responsables de las operaciones y el mantenimiento. Por el contrario, la GMAO se centra en las operaciones de mantenimiento.
La GMAO se puede complementar con el FMS para ofrecer funcionalidades adicionales.
Por ejemplo, el FMS puede gestionar la utilización del espacio y el uso de la energía, mientras que el software de GMAO puede gestionar los programas de mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo.
Las plataformas integradas “todo en uno” combinan ambos, ofreciendo soluciones flexibles que gestionan tanto el mantenimiento como otros aspectos del facility management.
Software de facility management y CAFM
La gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es mucho más similar al FMS que al GMAO. Al igual que el FMS, el cafm software pretende combinar múltiples procesos de gestión en el mismo software. (el software CAFM)
En esencia, la GMAO y el FMS ayudan a la toma de decisiones y a la productividad, mientras que la GMAO es más un sistema de registros.
El 86,7% de las empresas que utilizan GMAO notan un aumento de la productividad de sus empleados, y el 89% un aumento del control de costes.
