Não é a pergunta para um milhão de euros, mas está perto: Como pode a sua empresa reduzir os custos de manutenção?

Muitas vezes, os custos de manutenção de uma empresa são tão elevados que podem reduzir drasticamente as margens de lucro e impedir que a empresa prospere. Não deixe que isto lhe aconteça! Leia as nossas 14 dicas para reduzir os custos de manutenção e comece hoje mesmo a poupar.

Então, será impossível reduzir os custos de manutenção?

Não é tudo ou nada. É verdade que reduzir os custos de manutenção num curto período de tempo é difícil. No entanto, é possível melhorar o controlo sobre o seu orçamento de manutenção com uma abordagem sistemática. A chave é eliminar o desperdício. Desta forma, elimina tarefas que faz em excesso, aumenta a produtividade e poupa materiais.

De acordo com um estudo, 50% dos custos de manutenção são “desperdício”. No entanto, reduzir os gastos de manutenção para metade requer uma eficiência quase sobrenatural. Em vez disso, vamos tentar reduzir os custos de manutenção em 20%. Os principais alvos da redução de custos são:

  • os equipamentos com custos de manutenção preventiva mais elevados;
  • os equipamentos com o maior número de horas de trabalho por ano.

14 estratégias para reduzir as despesas de manutenção

Os equipamentos em que passa mais tempo são provavelmente a maior fonte de desperdício. No entanto, pode utilizar estas estratégias para reduzir os custos de manutenção em qualquer ativo:

Eliminar tarefas repetitivas

Sabia que 30% das tarefas de manutenção preventiva são realizadas com demasiada frequência? Nem todas as avarias seguem um padrão claro ao longo do tempo. Assim, a menos que tenha estabelecido um padrão (número de ciclos, necessidade de manutenção trimestral ou semestral, etc.), pode estar a efetuar manutenção em excesso.

Eliminar tarefas que não correspondem a nenhum modo de falha

Outra forma de evitar manutenção excessiva é assegurar que cada tarefa corresponde a um modo de falha específico. Por outras palavras, assegure-se de que não está a programar tarefas de manutenção que não impeçam nada específico. Não tem a certeza de quais são os modos de falha? Eis como fazer uma análise de causa raiz para explorar melhor os modos de falha.

Em vez de “corrigir”, encontre uma cura

Tem equipamento que se avaria frequentemente? Em vez de “consertar” constantemente o problema, faça uma análise de causa raiz para compreender a verdadeira origem do problema. Muitas das vezes, investir um pouco mais de tempo compensa a longo prazo. Mais sobre o que pode aprender com as avarias aqui.

Otimizar as ordens de trabalho

A otimização das ordens de trabalho pode ajudar os técnicos a agir mais rapidamente e a compreender de imediato o que necessitam (materiais de proteção, ferramentas, etc.). Mas há mais maneiras de evitar desperdícios. Por exemplo, quando receber notificações de avarias, utilize a geolocalização para descobrir qual é o técnico mais próximo e otimizar as viagens.

Evitar manutenção corretiva

Segundo a Reliable Plant, o trabalho não planeado leva 3 a 9 vezes mais tempo. Isto significa que a manutenção corretiva não é apenas esbanjar dinheiro e recursos, mas também tempo. Logo, uma das melhores formas de reduzir os custos de manutenção é evitar a manutenção corretiva.

📝 Aprenda a reduzir a manutenção corretiva e o downtime com medidas práticas.

Negociar contratos com os fornecedores atuais

Esta estratégia tem o potencial de reduzir as suas despesas de manutenção em até 5%. Reveja todos os contratos que tem com fornecedores e saiba se há algum que possa renegociar, algum que não esteja a ser cumprido ou algum que possa fornecer mais do que um serviço por um preço mais competitivo.

Conheça o ciclo de vida dos seus ativos

Se um ativo requer inúmeras reparações, considere se vale a pena continuar a repará-lo. Conhecer o ciclo de vida dos ativos pode contribuir muito para decidir se vale a pena reparar o equipamento, renová-lo por completo, ou trocá-lo por um novo.

Não existe uma só uma estratégia para reduzir os custos de manutenção. A manutenção é essencial para garantir a segurança e o conforto de todos! O que pode fazer é eliminar o desperdício de manutenção e aumentar a produtividade dos colaboradores. Para isso, cada tarefa tem de ter um objetivo específico e os colaboradores precisam de ter uma rotina de trabalho otimizada.

Prevenir avarias

Como é natural, a melhor maneira de reduzir os custos de manutenção é evitar avarias. Não só porque a reparação de equipamentos danificado é dispendiosa, mas também porque as suas operações têm de abrandar, ou mesmo parar, a fim de acomodar os trabalhos de reparação. Mas como pode evitar avarias? Deve sem dúvida investir numa boa estratégia de manutenção preventiva e, idealmente, numa Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) capaz de programar, monitorizar e rever todas as operações técnicas.

Monitorizar e gerir o inventário

Se o seu tempo médio de reparação for demasiado elevado, uma das razões pode ser a falta de peças sobressalentes em stock. Uma solução possível para este problema é assegurar um grau de semelhança entre os ativos e/ou ter peças sobressalentes compatíveis com vários equipamentos. Ter as mesmas peças instaladas em muitas máquinas pode ser um truque inteligente para poupar dinheiro e facilitar a obtenção de assistência técnica por parte do fabricante. Finalmente, deve ter em conta que encomendar peças em grande quantidade permite negociar melhores preços.

Reduzir o desperdício do dia a dia

Tal como qualquer outra atividade, a manutenção está cheia de desperdícios. Em média, apenas 30% do tempo dos técnicos é gasto a trabalhar. O resto? À espera de ferramentas, de autorizações, de ir e vir… Enfim, a lista continua. Utilize os dados recolhidos pela sua IMMP para compreender onde se encontram os constrangimentos e as perdas de produtividade.

Otimizar o inventário MRO

Outra estratégia para reduzir as despesas de manutenção é otimizar o inventário para manutenção, reparações e operações. Mais uma vez, utilize o histórico da IMMP para prever as suas necessidades. Deste modo garante que não gasta dinheiro em peças e ferramentas que não necessita ou que ainda se encontrem em stock. Isto também lhe permite poupar espaço e melhorar a logística.

Treine a sua equipa

Outra chave para manter os custos de manutenção baixos é treinar toda a sua equipa e não apenas os técnicos. Se todos os seus colaboradores souberem detetar problemas, as avarias serão identificadas muito mais rapidamente. Terá certamente menos períodos de downtime e vai evitar reparações dispendiosas e demoradas.

Escolha a tecnologia certa

Mesmo que o seu telefone bloqueie de vez em quando e o computador possa necessitar de uma reparação rápida através do método infalível “desliga e volta a ligar”, a tecnologia é uma mais-valia para o seu negócio e deve ser utilizada. Imagine (ou pior, tente) analisar todas as suas operações de manutenção uma a uma com caneta e papel. A utilização de uma IMMP que pode personalizar de acordo com as suas necessidades simplifica a gestão da sua infraestrutura e poupa-lhe muito tempo.

Prolongar o período de garantia/seguro

Nada é isento de falhas. É sempre uma boa ideia segurar o equipamento mais caro para o seu negócio ou prolongar a garantia de alguns artigos. Isto significa não só uma poupança nos custos de manutenção, mas também em custos de reparação elevados. Em alguns casos, pode mesmo querer segurar alguns componentes específicos — fale com os seus técnicos para decidir qual é a apólice mais apropriada para o seu negócio.

Dica extra: encontrar o parceiro de manutenção ideal com a Infraspeak Network™

A Infraspeak Network™ é uma rede de trabalho integrada que coloca a colaboração no centro do mundo das compras e ajuda a ligar os técnicos de manutenção e facility managers e vendedores, fornecedores e prestadores de serviço.

A Infraspeak Network™ simplifica os velhos processos de pedidos de orçamento e apresentação de propostas, partilha de ordens de serviço e monitorização do trabalho levado a cabo pelos fornecedores. Com as nossas soluções colaborativas, pode fazer tudo isto a partir do conforto da sua plataforma Infraspeak:

· Expandir a sua lista de Clientes/Fornecedores e rede de contatos.

· Gerir pedidos de orçamento e fechar propostas para ordens de serviço ou compra de stock.

· Executar as suas necessidades de manutenção de forma mais eficiente

Qualquer que seja a dimensão ou características do seu negócio, venha conversar com um dos nossos especialistas e saiba como manter os seus custos de manutenção sob controlo com uma IMMP!