Preparar un presupuesto de mantenimiento es una tarea difícil. ¿Cómo te aseguras de que no se te olvida nada? ¿Qué información necesitas? Pues no te preocupes, porque hemos repasado algunas de las mejores prácticas para ayudarte.
¿Qué incluir en el presupuesto de Mantenimiento y Facility Management?
Una de las principales cuestiones a la hora de elaborar un presupuesto de mantenimiento es qué incluir en él. ¿Cómo te aseguras de no perderte nada? En primer lugar, hay que saber qué se va a presupuestar: el plan de mantenimiento. Luego, teniendo en cuenta la fórmula que utilizamos para calcular los costes totales de mantenimiento, el presupuesto de mantenimiento debe incluir:
- los salarios de los gestores y técnicos de mantenimiento;
- costes de contratación de nuevo personal, si es necesario
- los costes de formación y talleres a lo largo del año;
- una estimación del precio de los materiales, las herramientas y las piezas;
- los contratos acordados con los proveedores externos;
- una estimación de los costes energéticos (especialmente en FM);
- otros gastos, como inspecciones periódicas, seguros, etc.
Para recopilar toda esta información, el historial de los activos es esencial. La falta de esta información hace más difícil saber qué activos necesitan más atención. O cuáles son las causas raíz de las averías más comunes, de modo a evitar un costoso mantenimiento correctivo. Antes de finalizar el presupuesto anual, debes confirmar:
- la criticidad de cada equipo;
- datos sobre las averías;
- órdenes de trabajo;
- “bills of materials”;
- inventario de MRO.
Llegados a este punto, es posible que te preguntes cómo puedes reducir los costes de mantenimiento. Si estás haciendo cálculos para comprar inventario, puede que este sea tu primer pensamiento. Pero no es el único. Si revisas tu plan de mantenimiento para eliminar las tareas duplicadas e innecesarias, reducirás las horas de trabajo y la cantidad de materiales que necesitas.
Mejores prácticas para hacer un presupuesto de mantenimiento
Prepara un fondo de reserva para emergencias
¿Sabes el fondo de reserva común que las comunidades de vecinos siempre suelen tener, normalmente el 10% del presupuesto anual? Eso es exactamente lo que necesitas. Después de preparar el presupuesto, añade un fondo de reserva (el porcentaje puede variar en función del estado de las instalaciones). Planificar para una avería no es una derrota, sino prepararse para lo inevitable.
Analiza el presupuesto de años anteriores
El historial de los activos es una fuente inagotable de información. Pero el presupuesto de años anteriores te permite evaluar cuándo, dónde y por qué has gastado más de lo previsto. ¿Ha sido en mantenimiento preventivo o correctivo? ¿Y hay algo diferente este año, como la tecnología de monitorización de la condición o software de gestión de mantenimiento, que pueda influir en los resultados?
Ten en cuenta las variaciones a lo largo del año
A menudo, los costes de mantenimiento y facility management varían a lo largo del año. Por ejemplo, se espera que un hotel tenga más gastos de mantenimiento durante la temporada alta, cuando recibe más huéspedes. Por eso, cuando prepares el presupuesto anual, no olvides hacer una previsión para cada temporada del año.
Cuidado con los “costes ocultos”
No olvides incluir los gastos menos evidentes, como la formación de los nuevos técnicos, las licencias de software (plataformas de mantenimiento o software de facturación, por ejemplo), los seguros de responsabilidad civil, las piezas y materiales que tus técnicos compran en los comercios locales porque es más rápido o más cómodo, entre otros.
¿Por qué elaborar un presupuesto de mantenimiento?
“Porque el director de la empresa lo pide”. Seguro que esta era la respuesta que tenías en la punta de la lengua. Pero si eres gestor de mantenimiento, preparar un presupuesto también tiene muchas ventajas para ti. Elaborar un presupuesto de mantenimiento mejora la estabilidad, la previsibilidad y la consistencia de tu trabajo. Aquí presentamos tres ventajas de preparar un presupuesto:
- Controlar mejor los costes: la mayoría de las fábricas gastan entre el 5 y el 15% de su presupuesto anual en mantenimiento. Preparar un presupuesto detallado te ayuda a identificar los desperdicios, a gestionar mejor las compras de materiales e incluso a evaluar la eficiencia de los procesos internos. Con el tiempo, encontrarás más formas de reducir costes.
- Evaluar la fiabilidad de los equipos: cuando el mantenimiento se planifica según un presupuesto, las variaciones se hacen evidentes. Al analizar en qué aspectos te has desviado del presupuesto, también evalúas el rendimiento de los activos. Con este análisis, podrás tomar mejores decisiones, aumentar la fiabilidad de los activos y prevenir las averías.
- Establecer la credibilidad del departamento: Si el departamento de mantenimiento se ciñe al presupuesto previsto, demuestras que hay una justificación para cada gasto. De este modo, ganas credibilidad y demuestras que el mantenimiento, al final, no es “sólo un gasto” a la vez que pones en evidencia tu experiencia y conocimiento.
