¿Qué es una bill of materials?
Ya sabemos que el mundo del mantenimiento está lleno de neologismos, algunos un poco más difíciles de entender que otros. Pero, al final, ¿qué es una bill of materials (literalmente, “cuenta de materiales”) y para qué sirve?
Una bill of materials (BOM), también conocida como lista de materiales, estructura de producto o fórmula de producto en español, es una lista detallada de todos los materiales y/o piezas que se necesitan para completar un determinado producto o acción. En otras palabras, una especie de lista de ingredientes.
¿Cuándo se utiliza una estructura de producto?
Hay dos tipos principales de BOM. El primero son las listas de materiales industriales, en las que se enumeran todos los materiales necesarios para producir un determinado producto. Por ejemplo, una fábrica de máscarillas puede usar una BOM para listar la cantidad de metros de tela, hilo, elástico y filtros que necesita para cada producto. Reunir toda la información en una sola lista permite administrar mejor las existencias de material, programar la producción, prever la producción y establecer plazos de entrega realistas.
El segundo tipo más común de BOM son las estructuras de producto de ingeniería, que se utilizan para planificar posibles cambios y reemplazos de piezas. En este caso, miramos la lista de ingredientes y sustituimos uno por el otro para obtener el mismo resultado, pero adaptado a diferentes necesidades – como sustituir la leche por una bebida vegetal, por ejemplo. Es gracias a este tipo de cambios que solemos encontrar piezas compatibles con varios modelos de coches, impresoras, ordenadores, etc. Los gestores de existencias lo agradecen.
Sin embargo, técnicamente, casi todos los productos y servicios pueden tener una BOM. Piensa, por ejemplo, en el check-in de un hotel. Cada vez que un huésped se registra, puedes tener una lista de los materiales necesarios para recibirlo, como un par de zapatillas, una bata, dos paquetes de jabón y champú, un gorro, un juego de toallas, entre otros. Probablemente, ya tienes una lista de este tipo para el equipo de limpieza. Si es así, enhorabuena – acabas de producir tu primer BOM.
¿Para qué sirve una bill of materials en mantenimiento?
Llegamos ahora al meollo del asunto. ¿Exactamente cómo pueden ser útiles las bills of materials en mantenimiento?
Las BOM son extremadamente útiles para agilizar los trabajos de mantenimiento. Imagina que ocurre una avería y que tus técnicos no tienen una lista de los materiales necesarios para hacer la intervención o (¡aún peor!) que todavía tienen que consultar el manual del fabricante para entender lo que necesitan. Terminarán basando parte del trabajo en diagramas poco claros que indican la posición de cada pieza y puede que no tengan las herramientas adecuadas. De repente, el mantenimiento correctivo empieza a parecerse a algo como el montaje de un mueble.
Como probablemente no quieres que tus técnicos se pasen horas intentando descifrar diagramas, buscando herramientas y trabajando en vano, puedes organizar las listas de materiales en tu GMAO o en la Plataforma Inteligente de Gestión de Mantenimiento. De esta manera, puedes vincularlos a cada orden de trabajo y es más fácil entender lo que necesitas para cada equipo. Lo mismo sucede durante el mantenimiento preventivo diario. Si tienes una BOM actualizada y no hay existencias de una determinada pieza, la tarea se suspende – en lugar de sólo darse cuenta demasiado tarde, cuando el trabajo ya está en marcha.
Justo al principio de este texto, hemos dicho que una BOM era como una lista de ingredientes. Así que ahora trata de recordar la última vez que te quedaste sin algún ingrediente clave para la receta que querías hacer. Tenías todo planeado para el pollo a la parmesana, pero… ¿te olvidaste del pan rallado? Ibas a preparar unas alubias y… ¿te olvidaste de las alubias? Sea cual sea la pieza clave que se te haya pasado, casi seguro que acabaste teniendo que pedir la cena, lo que probablemente te salió más caro que organizar tu despensa y tu lista de la compra, que es gratis.
Lo mismo ocurre con el mantenimiento. Con las BOM, puedes organizar mejor tus materiales, controlar las existencias, detectar rápidamente las piezas descontinuadas y las compatibles con múltiples máquinas. Además, puedes calcular, céntimo a céntimo, el coste de los materiales de cada producto o servicio que ofrezcas.
¿Cómo hacer una bill of materials?
Hasta ahora, hemos explicado qué son las BOM, por qué debes usarlas y cómo encajan en tu trabajo de mantenimiento. Pero – siempre hay un pero – es muy importante que seas exhaustivo en la preparación de estas listas. Si la estructura del producto es errónea o incompleta (faltan componentes, hay errores en el recuento de existencias, el precio de cada componente está mal definido, las especificaciones no son suficientes, etc.), se corre el riesgo de parar la producción por completo.
Siempre que tus técnicos utilicen una lista de materiales incompleta, los trabajos tardarán mucho tiempo. Necesitan “perder el tiempo” entendiendo cómo funciona el activo, determinando las partes o herramientas que faltan y, por supuesto, reuniendo todos los materiales que faltan. Si hay un agotamiento de las existencias, las tareas pueden quedar pendientes durante mucho tiempo, lo que aumenta el MTTR y el tamaño del backlog.
Dado que todo esto es exactamente lo contrario de lo que pretendemos, no te olvides de incluir todos estos datos en tu bill of materials (usa todos los que correspondan):
- nombre de la pieza
- número de identificación en el GMAO o PIM (Plataforma Inteligente de Mantenimiento)
- descripción (especifica qué tipo de intervención se requiere)
- cantidad de piezas necesarias
- unidad de medición y proporción (es decir, x ml de aceite lubricante)
- peso
- dimensiones
- fabricante
- número de producto del fabricante
- proveedor preferente
- sustitutos
- estimación del precio
- otras especificaciones (por ejemplo, tipo de ajuste, color, etc.)
Esta información suele estar organizada en una tabla o diagrama de árbol. En este último caso, se parte del activo global para cada uno de sus sistemas, y de ahí para cada componente. Es una estructura muy común en las BOM de ingeniería.
Fuente: Techtarget
Como ejemplo, dejamos también una BOM de un afinador de guitarra en una tabla (en inglés):
El tipo de organización (tabla o diagrama) que elijas dependerá del número de componentes que necesites enumerar y de los hábitos de trabajo de tu equipo. De todas formas, mientras no olvides ninguna de las informaciones que hemos enumerado anteriormente, queda asegurado que tus órdenes de trabajo serán mucho más eficientes.
