O que é uma bill of materials?
Já sabemos que o mundo da manutenção está cheio de neologismos, alguns um pouco mais difíceis de entender do que outros. Mas afinal, o que é uma bill of materials (literalmente, “conta de materiais”) e para que serve?
Uma bill of materials (BOM), conhecida também como estrutura de produtos, é uma lista detalhada de todos os materiais e/ou peças que são precisos para completar um certo produto ou ação. Em outras palavras, uma espécie de lista de ingredientes.
Quando se utiliza uma estrutura de produtos?
Há dois principais tipos de BOMs. O primeiro são as estruturas de produto industriais, que enumeram todos os materiais necessários para produzir um determinado produto. Por exemplo, uma fábrica de máscaras pode usar uma BOM para listar a quantidade de metros de tecido, linha, elástico e filtros que precisa para cada produto. Reunir toda informação em uma única lista permite gerir melhor os estoques de materiais, calendarizar a produção, prever o output e definir prazos de entrega realistas.
O segundo tipo mais comum de BOM são as estruturas de produto de engenharia, que são usadas para planejar possíveis trocas e substituições de peças. Neste caso, olhamos para a lista de ingredientes e substituímos um por outro, de forma a obter o mesmo resultado, mas adaptado a diferentes necessidades – como substituir o leite por uma bebida vegetal, por exemplo. É graças a este tipo de trocas que normalmente encontramos peças compatíveis com vários modelos em carros, impressoras, computadores e por aí em diante. Os gestores de estoque agradecem.
No entanto, tecnicamente, quase todos os produtos e serviços podem ter uma BOM. Pense, por exemplo, no check-in de um hotel. Sempre que um hóspede faz check-in, pode ter uma lista de materiais que precisa para dar a ele as boas-vindas, como um par de chinelos, um roupão, duas embalagens de sabonete e shampoo, uma touca, um conjunto de toalhas, entre outros. Provavelmente, vocie já até tem uma lista deste tipo para a equipe de limpeza. Se é assim, parabéns – acabou de produzir a sua primeira BOM.
Para que serve uma bill of materials na manutenção?
Agora chegamos ao cerne da questão. Exatamente como as bills of materials podem ser úteis na manutenção?
As BOMs são extremamente úteis para agilizar trabalhos de manutenção. Pense que um dano acontece e que os seus técnicos não têm uma lista dos materiais necessários para fazer a intervenção ou (pior!) que ainda precisam consultar o manual do fabricante para entender o que precisam. Eles vão acabar baseando parte do trabalho em diagramas pouco claros que indicam a posição de cada peça e talvez não tenham as ferramentas adequadas. Subitamente, a manutenção corretiva começa a assemelhar-se a qualquer coisa como montar um móvel.
Como você provavelmente não quer que os seus técnicos passem horas tentando decifrar diagramas, procurando ferramentas e trabalhando em vão, você pode organizar as listas de materiais no seu CMMS ou Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção. Assim, passa a associá-las a cada ordem de serviço e é mais fácil entender o que precisa para cada equipamento. No dia a dia, durante a manutenção preventiva, acontece o mesmo. Se tiver uma BOM atualizada e uma determinada peça estiver sem estoque, a tarefa fica suspensa – em vez de só perceber tarde demais, quando os trabalhos já estão em andamento.
Logo no princípio deste texto, dissemos que uma BOM era como uma lista de ingredientes. Por isso, agora tente se lembrar na última vez que ficou sem algum ingrediente chave para a receita que queria fazer. Você tinha tudo planejado para o frango a parmegiana, mas… se esqueceu da farinha de rosca? Ia fazer feijoada e… se esqueceu do feijão? Seja qual for a peça-chave que faltou, você quase com certeza acabou tendo que encomendar o jantar, o que provavelmente saiu mais caro do que organizar a sua despensa e a sua lista de compras, que é grátis.
Na manutenção acontece o mesmo. Com as BOM, consegue organizar melhor os seus materiais, controlar os estoques, detectar rapidamente peças descontinuadas e peças compatíveis com várias máquinas. Além disso, consegue calcular, centavo a centavo, o custo dos materiais de cada produto ou serviço que oferece.
Como fazer uma bill of materials?
Até agora, explicamos o que são as BOMs, porque deve usá-las e como elas se encaixam no seu trabalho de manutenção. Mas – há sempre um mas – é muito importante que seja exaustivo a preparar estas listas. Caso a estrutura de produtos esteja errada ou incompleta (faltam componentes, há erros na contagem de estoques, o preço de cada componente está mal definido, as especificações não são suficientes, etc), você se arrisca a parar completamente a produção.
Sempre que os seus técnicos usarem uma lista de materiais incompleta, os trabalhos vão demorar muito tempo. É preciso que “percam tempo” entendendo o funcionamento do ativo, determinando as peças ou ferramentas em falta e, obviamente, reunindo todos os materiais em falta. Se houver alguma baixa do estoque, as tarefas podem ficar pendentes durante muito tempo, o que aumenta o MTTR e o tamanho do seu backlog.
Como tudo isto é exatamente o oposto do que pretendemos, não se esqueça de incluir todos estes dados nas suas bill of materials (use todos os aplicáveis):
- nome da peça
- número de identificação no CMMS ou IMMP
- descrição (especifique que tipo de intervenção é necessária)
- quantidade de peças necessárias
- unidade de medição e proporção (ou seja, x ml de óleo lubrificante)
- peso
- dimensões
- fabricante
- número de produto do fabricante
- fornecedor preferencial
- substitutos
- estimativa de preço
- outras especificações (isto é, tipo de encaixe, cor, etc.)
Normalmente, esta informação é organizada numa tabela ou num diagrama em árvore. Neste último caso, se parte do ativo global para cada um dos seus sistemas, e daí para cada componente. É uma estrutura muito comum em BOMs de engenharia.
Fonte: Techtarget
Como exemplo, deixamos também uma BOM de um afinador de guitarras numa tabela (em inglês):
O tipo de organização (tabela ou diagrama) escolhido depende da quantidade de componentes que precisa listar e dos hábitos de trabalho da sua equipe. De qualquer forma, desde que não se esqueça de nenhuma das informações que listamos acima, é garantido que as suas ordens de serviço vão passar a ser muito mais eficientes.
