O que é uma bill of materials?
Já sabemos que o mundo da manutenção está cheio de neologismos e anglicismos, alguns ligeiramente mais difíceis de perceber do que outros. Mas afinal, o que é uma bill of materials (literalmente, “conta de materiais”) e para que serve?
Uma bill of materials (BOM), ocasionalmente conhecida como estrutura de produtos, consiste numa lista detalhada de todos os materiais e/ou peças que precisa para completar um certo produto ou ação. Por outras palavras, uma espécie de lista de ingredientes.
Quando se utiliza uma estrutura de produtos?
Há dois principais tipos de BOMs. O primeiro são as estruturas de produto industriais, que enumeram todos os materiais necessários para produzir um determinado produto. Por exemplo, uma fábrica de máscaras pode usar uma BOM para listar a quantidade de metros de tecido, linha, elástico e filtros que precisa para cada produto. Reunir toda a informação numa única lista permite gerir melhor os stocks de materiais, calendarizar a produção, prever o output e definir prazos de entrega realistas.
O segundo tipo mais comum de BOM são as estruturas de produto de engenharia, que são usadas para planear possíveis trocas e substituições de peças. Neste caso, olhamos para a lista de ingredientes e substituímos um por outro, de forma a obter o mesmo resultado mas adaptado a diferentes necessidades – como substituir o leite por uma bebida vegetal, por exemplo. É graças a este tipo de trocas que normalmente encontra peças compatíveis com vários modelos em carros, impressoras, computadores e por aí em diante. Os gestores de stock agradecem.
No entanto, tecnicamente, quase todos os produtos e serviços podem ter uma BOM. Pense, por exemplo, no check-in de um hotel. Sempre que um hóspede faz check-in, pode ter uma lista de materiais que precisa para lhe dar as boas-vindas, como um par de chinelos, um roupão, duas embalagens de gel de banho e champô, uma touca, um conjunto de toalhas, entre outros. Provavelmente, até já tem uma lista deste género para a equipa de housekeeping. Se é assim, parabéns – acabou de produzir a sua primeira BOM.
Para que serve uma bill of materials na manutenção?
Agora chegamos ao cerne da questão. Exatamente como é que as bills of materials podem ser úteis na manutenção?
As BOMs são extremamente úteis para agilizar trabalhos de manutenção. Pense que ocorre uma avaria e que os seus técnicos não têm uma lista dos materiais necessários para fazer a intervenção ou (pior!) que ainda têm de consultar o manual do fabricante para perceber o que precisam. Vão acabar por basear parte do trabalho em diagramas pouco claros que indicam a posição de cada peça e talvez não tenham consigo as ferramentas adequadas. Subitamente, a manutenção corretiva começa a assemelhar-se a qualquer coisa como montar um móvel do IKEA.
Como provavelmente não quer que os seus técnicos passem horas a tentar decifrar diagramas, a procurar ferramentas e a trabalhar em vão, pode organizar as listas de materiais no seu CMMS. Assim, passa a associá-las a cada ordem de serviço e é mais fácil perceber o que precisa para cada equipamento. No dia a dia, durante a manutenção preventiva, acontece o mesmo. Se tiver uma BOM atualizada e uma determinada peça estiver sem stock, a tarefa fica em suspenso – em vez de só dar conta tarde demais, quando os trabalhos já estão em andamento.
Logo no princípio deste texto, dissemos que uma BOM era como uma lista de ingredientes. Por isso, agora tente lembrar-se na última vez que lhe faltou um ingrediente chave para a receita que queria fazer. Tinha tudo planeado para frango de caril mas… esqueceu-se do caril? Ia fazer francesinha e… esqueceu-se do piri-piri? Seja qual for a peça-chave que faltou, quase de certeza que acabou por encomendar o jantar, o que provavelmente lhe saiu mais caro do que organizar a sua despensa e a sua lista de compras, que é grátis.
Na manutenção acontece o mesmo. Com as BOM, consegue organizar melhor os seus materiais, controlar os stocks, detetar rapidamente peças descontinuadas e peças compatíveis com várias máquinas. Além disso, consegue calcular, ao cêntimo, o custo das matérias-primas de cada produto ou serviço que oferece.
Como fazer uma bill of materials?
Até agora, estivemos a explicar o que são as BOMs, porque é que as deve usar e como é que elas encaixam no seu trabalho de manutenção. Mas – há sempre um mas – é muito importante que seja exaustivo a preparar estas listas. Caso a estrutura de produtos esteja errada ou incompleta (faltam componentes, há erros na contagem de stock, o preço de cada componente está mal definido, as especificações são insuficientes, etc), arrisca-se a parar completamente a produção.
Sempre que os seus técnicos usarem uma lista de materiais incompleta, os trabalhos vão demorar muito tempo. É preciso que “percam tempo” a entender o funcionamento do ativo, determinar as peças ou ferramentas em falta e, obviamente, a reunir todos os materiais em falta. Se houver rutura de stock, as tarefas podem ficar pendentes durante muito tempo, o que aumenta o MTTR e o tamanho do seu backlog.
Como tudo isto é exatamente o oposto do que pretendemos, não se esqueça de incluir todos estes dados nas suas bill of materials (use todos os aplicáveis):
- nome da peça
- número de identificação no CMMS
- descrição (especifique que tipo de intervenção é necessária)
- quantidade de peças necessárias
- unidade de medição e rácio (i.e., x ml de óleo lubrificante)
- peso
- dimensões
- fabricante
- número de produto do fabricante
- fornecedor preferencial
- substitutos
- estimativa de preço
- outras especificações (i.e., tipo de encaixe, cor, etc.)
Normalmente, esta informação é organizada numa tabela ou num diagrama em árvore. Neste último caso, parte-se do ativo global para cada um dos seus sistemas, e daí para cada componente. É uma estrutura muito comum em BOMs de engenharia.
Fonte: Techtarget
A título de exemplo, deixamos também uma BOM de um afinador de guitarras numa tabela (em inglês):
O tipo de organização (tabela ou diagrama) preferível para si depende da quantidade de componentes que precisa de listar e dos hábitos de trabalho da sua equipa. De qualquer forma, desde que não se esqueça de nenhuma das informações que listamos acima, é garantido que as suas ordens de serviço vão passar a ser muito mais eficientes.
