El coste total de mantenimiento es siempre un importante indicador de rendimiento. Y, seguramente, te preguntarán «¿no se pueden reducir los costes de mantenimiento? Bueno, la cuestión de la reducción de los costes de mantenimiento es bastante engañosa. ¿Reducir en relación con qué? ¿En relación con quién? ¿Cómo se pueden comparar los costes de mantenimiento si no hay dos edificios iguales y las cuentas rara vez son públicas?
 
Luego, la cuestión del cálculo de los costes de mantenimiento es bastante compleja en sí misma. El mantenimiento no es un «coste» sino una «inversión». Una inversión en menos downtime, en más productividad, en un mayor nivel de servicio, en equipos más duraderos. ¿Cómo puedes calcular los costes del downtime que no has tenido? Si una estrategia de mantenimiento es más barata que las pérdidas que ayuda a evitar, entonces ya está cumpliendo su función.
 
Dicho esto, a principios de año tendrás que presentar siempre un presupuesto de mantenimiento. Y al final tienes que rendir cuentas de lo que has gastado. En algunos casos, incluso tendrás una evaluación de rendimiento trimestral o semestral. Todas estas ocasiones sirven para presentar diversos indicadores de rendimiento (KPI), como el MTBF, el MTTR e incluso la tasa de cumplimiento. Pero si los directivos de la empresa siguen centrándose en los costes… has llegado al lugar adecuado.

¿Cómo calcular los costes totales de mantenimiento?

Los costes totales de mantenimiento suelen ser el total de los costes anuales de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Sin embargo, la fórmula de los costes totales de mantenimiento tiene en cuenta cada uno de los componentes que forman parte del trabajo diario de mantenimiento:
 

Costes de mano de obra + Precio de las piezas de material + Otras facturas

 

 

Con un software de gestión de mantenimiento, es mucho más fácil estimar cada uno de estos costes:

 

  • coste de mano de obra: calcula el número de horas de mantenimiento basándote en los registros de los técnicos (asegúrate de que siempre abren y cierran las órdenes de trabajo al empezar y al terminar ¡y de que el contador no sigue contando!). A continuación, multiplícalo por el salario por hora de los técnicos.

 

  • precio de las piezas y de los materiales: organiza el inventario en el software de mantenimiento para saber cuántos materiales y piezas has utilizado para un activo concreto (por ejemplo, para un aire acondicionado: precio de los filtros, pastillas para la bandeja de condensados, etc.).

 

  • otras facturas: incluye todos los demás gastos, concretamente con proveedores (contratos de mantenimiento) y subcontratación (por ejemplo, la contratación de un manipulador de gases fluorados).

 

Si estás intentando calcular el coste de mantenimiento, reparación y operación de un activo concreto, debes incluir los precios con energía (por ejemplo, ¿cuánta energía se gasta para mantener las escaleras mecánicas en funcionamiento?) y el coste de otros gastos necesarios para el funcionamiento del equipo (por ejemplo, el coste del seguro, la inspección obligatoria, etc.). Esto se conoce como «coste de propiedad» y sigue la siguiente fórmula:  

 

Coste de la mano de obra + Coste de los materiales + Proveedores (subcontratación) + Energía + Otros gastos

 

Ojo que esta fórmula sólo tiene en cuenta las actividades de mantenimiento rutinario, las reparaciones menores y el coste de las piezas. Quedan excluidas de este cálculo las reformas más grandes y planificadas, como la renovación total de un ascensor o de la fachada de un edificio, lo que se conoce en inglés como «overhaul». En ese caso, se considera una inversión de la que la empresa espera un retorno.

 

¿Cómo reducir los costes de mantenimiento?

 

Por un lado, es difícil hacer comparaciones entre empresas y saber si tu rendimiento está dentro de la norma. Por otro lado, tenemos que asumir que ninguna empresa está completamente libre de desperdicio. Siempre podemos mejorar. Por lo tanto, puede ser interesante explorar las técnicas de lean manufacturing (y ya hemos hablado aquí del «mantenimiento lean«). Estas metodologías tienen el objetivo de eliminar 8 desperdicios, entre ellos los tiempos de espera y los desperdicios de inventario.

 

Con relación a estos dos puntos, puedes conseguir un ahorro extraordinario (entre el 5 y el 30%) si optimizas el inventario. Si centralizas tu base de datos y la mantienes actualizada, dejarás de pedir piezas duplicadas, descubrirás rápidamente materiales similares, podrás comparar proveedores y predecir mucho mejor lo que necesitas comprar y lo que no. El resultado es una compra con más criterio, “just in time”, lo que termina facilitando también la logística.

 

Pero esto no es todo. Recientemente hemos preparado un artículo con 11 consejos para reducir los costes de mantenimiento. Siguiendo la regla de Pareto, el 80% de las averías deberían estar relacionadas con sólo el 20% de los activos. Esto significa que hay que encontrar las causas de las averías más frecuentes y, como suele decirse, «cortarlas de raíz». La eliminación de la causa raíz de las averías y la adopción de un enfoque preventivo que se centre realmente en los modos de fallo reducirán tus costes.

 

Por supuesto, todos estos consejos varían en eficacia, dependiendo de tu punto de partida. Sin embargo, recuerda que ninguna estrategia sostenible pasa por reducir las tareas de mantenimiento. Porque, a la larga, esto se traducirá en más downtime, equipos trabajando con demasiado esfuerzo y más mantenimiento correctivo. Y así volvemos al principio: al fin y al cabo, el mantenimiento es una inversión.

 

La estrategia pasa por comunicar mejor

 

Si tienes un alto porcentaje de mantenimiento correctivo (por encima de los 10%), puedes convertirlo en un argumento a tu favor. Es decir, abogar por un enfoque más preventivo o incluso predictivo con una estrategia para reducir los costes de mantenimiento a largo plazo. Hay varias técnicas de monitorización de la condición que dan lugar a importantes reducciones de costes, a las que se suman otras ventajas como la reducción del riesgo.

 

La comunicación clara y asertiva es un arma importante para justificar los costes de mantenimiento. Presenta informes regulares que demuestren tu rendimiento. Propón mejoras continuas para evitar las averías más comunes. Si dispones de datos fiables, extraídos de tu software de gestión de mantenimiento, seguramente todo tu «trabajo invisible» en Mantenimiento empezará a ser reconocido.

 

Ahora ya sabes cómo calcular tus costes totales con mantenimiento, así como algunas estrategias para reducir tus gastos. Pero si aún te falta un software para monitorizar todos tus gastos… ¡también ya sabes con quién hablar!