O custo total da manutenção é sempre um indicador de desempenho importante. E, invariavelmente, vão te perguntar se “não pode reduzir os custos com manutenção”. A questão de reduzir custos com manutenção é bastante delicada. Reduzir em relação a quê? A quem? Como se faz benchmarking dos custos de manutenção, se não há dois edifícios iguais e as contas raramente são públicas?
Depois, a questão de calcular os custos de manutenção é, por si só, muito complexa. A manutenção não é um “custo”, mas sim um “investimento”. Um investimento em menos tempos de parada, em mais produtividade, em um nível de serviço mais alto, em equipamentos mais duradouros. Como calcular os custos do downtime que não teve? Se uma estratégia de manutenção ficar mais barata do que os prejuízos que previne, então já está cumprindo a sua função.
Dito isto, no início do ano você sempre terá que apresentar um orçamento para a manutenção. E, no final, tem que prestar contas sobre quanto gastou. Em alguns casos, terá até uma avaliação trimestral ou semestral de desempenho. Todas estas ocasiões servem para apresentar diversos indicadores de desempenho (KPIs), como o MTBF, o MTTR e até a taxa de conformidade. Mas, se os gestores da empresa continuam focando nos custos… você chegou ao local certo.
Como calcular os custos totais de manutenção?
Muitas vezes, os custos totais de manutenção se tornam o total anual de manutenção, reparação e operação (MRO). Contudo, a fórmula dos custos totais de manutenção considera cada um dos componentes que fazem parte do trabalho diário de manutenção:
Custos de mão de obra + Preço das peças materiais + Outras faturas
Com um software de gestão de manutenção, é muito mais fácil estimar cada um destes custos:
- custo de mão de obra: calcule o número de horas de manutenção com base nos logins dos técnicos (certifique-se que abrem e fecham os chamados sempre ao começar e ao terminar e que o contador não continue correndo!). Depois, multiplique pela remuneração horária dos técnicos.
- preço das peças e dos materiais: organize o inventário no software de manutenção para saber quantos materiais e peças utilizou em um determinado ativo (por exemplo, para uma ar-condicionado: preço dos filtros, pastilhas para o tabuleiro de condensados, etc).
- outras faturas: inclui todas as outras despesas, como as com fornecedores (contratos de manutenção) e outsourcing (por exemplo, contratação de um técnico de gases fluorados).
Se estiver tentando calcular o custo de manutenção, reparação e operação de um determinado ativo, deve incluir os preços com energia (por exemplo, quanta energia gasta para manter as escadas rolantes funcionando?) e o custo de outras despesas necessárias para operar o equipamento (por exemplo, custo do seguro, inspeção obrigatória, etc) . Isto pode ser conhecido como “custo de propriedade”, que segue a seguinte fórmula:
Custo de mão de obra + Custo de materiais + Fornecedores (outsourcing) + Energia + Outras Despesas
Atenção que esta fórmula apenas tem em consideração as atividades rotineiras de manutenção, pequenas reparações e o custo das peças. As remodelações maiores e mais planejadas, como renovar totalmente um elevador ou a fachada de um edifício – o que se conhece em Inglês como “overhaul” – são excluídas deste cálculo. Nesse caso, considera-se que se trata de um investimento do qual a empresa espera retorno.
Como reduzir os custos com manutenção?
Por um lado, é difícil fazer comparações entre empresas e perceber se o seu desempenho está dentro do padrão. Por outro, temos de assumir que nenhuma empresa está completamente livre do desperdício. Podemos sempre melhorar! Por isso, pode ser interessante explorar técnicas de lean manufacturing (e já falamos aqui de “manutenção lean”). Estas metodologias têm o objetivo de eliminar 8 desperdícios, entre eles os tempos de espera e o desperdício de inventário.
Em relação a estes dois pontos, você pode grandes economias (entre 5 a 30%) se otimizar o seu inventário. Se centralizar a base de dados e mantiver atualizada, verá que deixa de encomendar peças em duplicado, rapidamente descobre materiais semelhantes, consegue comparar fornecedores e prever muito melhor o que precisa comprar ou não. O resultado são compras mais ponderadas, “just in time”, o que também acaba por facilitar a logística.
Mas isto não é tudo. Recentemente, preparamos um artigo com 11 dicas para reduzir custos com manutenção. Seguindo a regra de Pareto, 80% dos danos devem estar relacionadas apenas com 20% dos ativos. Isso significa que você precisa descobrir as causas dos danos mais frequentes e, como se diz, “cortar o mal pela raiz”. Eliminar a causa raiz dos danos e tomar uma abordagem preventiva que se foca realmente nos modos de falha vai reduzir os seus custos.
Evidentemente, todas estas dicas têm uma eficácia variável, dependendo do seu ponto de partida. No entanto, lembre-se que nenhuma estratégia sustentável passa por reduzir as tarefas de manutenção. Porque, a longo prazo, isso vai resultar em mais downtime, equipamentos trabalhando em esforço e mais manutenção corretiva. E assim voltamos ao início: afinal, a manutenção é um investimento.
A estratégia passa por melhor comunicação
Se tiver uma porcentagem alta de manutenção corretiva (acima dos 10%), pode transformá-la em um argumento a seu favor. Isto é, defender uma abordagem mais preventiva ou até preditiva com uma estratégia para reduzir os custos de manutenção a longo prazo. Há várias técnicas de monitoramento da condição que resultam em reduções de custo significativas – ao que se juntam outros benefícios, como a redução do risco.
A comunicação clara e assertiva é uma arma de peso para justificar os custos com manutenção. Apresente relatórios regulares que demonstram o seu desempenho. Proponha melhorias contínuas para evitar os danos mais comuns. Desde que tenha dados confiáveis, extraídos do software de gestão de manutenção, com certeza todo o seu “trabalho invisível” em Manutenção vai começar a ser reconhecido.
Agora, já sabe como calcular os custos totais com manutenção, assim como algumas estratégias para reduzir as suas despesas. Mas se ainda falta um software para conseguir monitorar todos os seus gastos…também já sabe com quem falar!
