Preparar um orçamento de manutenção é uma tarefa desafiante. O que deve incluir no orçamento? Como é que não se esquece de nada? De que informação precisa? Ao princípio, preparar um orçamento parece sempre difícil. Por isso, compilámos algumas boas práticas.
O que incluir no orçamento de Manutenção e Facility Management?
Uma das principais dúvidas sobre fazer um orçamento de manutenção é o que incluir no orçamento. Como é que tem a certeza que não lhe falta nada? Primeiro, tem de saber o que vai orçar — o plano de manutenção. Depois, tendo em conta a fórmula que usamos para calcular os custos totais de manutenção, o orçamento de manutenção precisa de incluir:
- os ordenados dos gestores e técnicos de manutenção;
- despesas para contratar novos funcionários, caso seja necessário;
- os custos de ações de formação e workshops ao longo do ano;
- uma estimativa para o preço dos materiais, ferramentas e peças;
- os contratos acordados com fornecedores externos;
- uma estimativa com os custos de energia (especialmente em FM);
- outras despesas, como inspeções periódicas, seguros, etc.
Para reunir toda esta informação, o histórico dos ativos é imprescindível. A falta dessa informação faz com que seja mais difícil perceber que ativos precisam de mais atenção. Ou quais são as causas raiz das avarias mais comuns, de modo a evitar manutenção corretiva dispendiosa. Antes de concluir o orçamento anual, deve confirmar:
- a criticidade de cada equipamento;
- dados sobre as avarias;
- ordens de trabalho;
- bills of materials;
- inventário MRO.
Nesta altura, talvez esteja a pensar como é que pode reduzir os custos com manutenção. Se está a fazer cálculos para comprar inventário, essa pode ser a sua primeira ideia. Mas não é a única. Ao rever o plano de manutenção para eliminar tarefas duplicadas e desnecessárias, reduz as horas de mão-de-obra e a quantidade de materiais que precisa.
Boas práticas ao fazer um orçamento de manutenção
Prepare um fundo de reserva para emergências
Sabe como os condomínios têm sempre um fundo comum de reserva, geralmente 10% do orçamento anual? É exatamente disso que precisa. Depois de fazer o orçamento, acrescente um fundo de reserva (a percentagem pode variar consoante o estado das instalações). Planear para uma avaria não é uma derrota – é planear para o inevitável.
Analise o orçamento de anos anteriores
O histórico dos ativos é uma fonte de informação inesgotável. Mas o orçamento de anos anteriores permite-lhe avaliar quando, onde e porquê gastou mais do que previsto. Foi em manutenção preventiva ou corretiva? E há alguma coisa diferente este ano, como tecnologia de monitorização da condição ou software de gestão de manutenção, que possa influenciar os resultados?
Tenha em conta as variações ao longo do ano
Muitas vezes, os custos com manutenção e facility management variam ao longo do ano. Por exemplo, é expectável que um hotel tenha mais despesas de manutenção durante a época alta, quando recebe mais hóspedes. Por isso, quando preparar o orçamento anual, não se esqueça de fazer uma previsão para cada época do ano.
Cuidado com os “custos escondidos”
Não se esqueça de incluir despesas menos óbvias, tais como a formação de novos técnicos, licenças de software (plataformas de manutenção ou software de faturação, por exemplo), seguros de responsabilidade civil, peças e materiais que os seus técnicos compram no comércio local porque é mais rápido ou conveniente, entre outros.
Porquê preparar um orçamento de manutenção?
“Porque o diretos da empresa pede.” De certeza que esta era a resposta que tinha na ponta da língua. Mas, se é gestor de manutenção, preparar um orçamento também tem muitas vantagens para si. Fazer um orçamento de manutenção melhora a estabilidade, a previsibilidade e a consistência do seu trabalho. Aqui estão três vantagens de preparar um orçamento:
- Controlar melhor os custos: a maioria das fábricas gasta entre 5 a 15% do seu orçamento anual em manutenção. Preparar um orçamento detalhado ajuda a identificar desperdício, a gerir melhor a compra de materiais e até a avaliar a eficiência dos seus processos interiores. Ao longo do tempo, vai encontrar mais formas de cortar custos.
- Avaliar a fiabilidade dos equipamentos: quando a manutenção é planeada de acordo com um orçamento, as variações tornam-se evidentes. Ao analisar onde derrapou no orçamento, também avalia o desempenho dos ativos. Com essa análise, consegue tomar melhores decisões, aumentar a fiabilidade dos ativos e prevenir avarias.
- Estabelecer a credibilidade do departamento: se o departamento de manutenção se cingir ao orçamento planeado, demonstra que há uma justificação para cada custo. Assim, ganha credibilidade e demonstra que, afinal, a manutenção não são “só despesas”. Ao mesmo tempo, prova a sua experiência e conhecimento.
