Se chegou aqui, ao blog da Infraspeak, é porque já ouviu falar de facility management. Mas, num campo tão vasto, nem sempre é fácil perceber exatamente em que consiste esta atividade e o que faz um facility manager. Hoje, respondemos de vez à grande questão: o que é o facility management?
Em que consiste o facility management?
O facility management, que em português poderíamos traduzir como ‘gestão de instalações’ — o termo inglês é o mais utilizado, incluindo na versão abreviada, FM —, abrange a manutenção, a segurança, a gestão energética e a otimização dos espaços. Dito de outra forma, garante que edifícios e infraestruturas funcionem de forma eficiente, sustentável e segura.
O facility management divide-se em duas categorias principais:
- Hard FM (gestão técnica de instalações): foca-se na infraestrutura física, como AVAC (aquecimento, ventilação, ar condicionado), canalização, segurança contra incêndios, manutenção de edifícios e sistemas elétricos.
- Soft FM (Gestão de serviços direcionados aos utilizadores): diferente do Hard FM, o Soft FM torna o edifício confortável e melhora a experiência dos ocupantes (ex.: limpeza, segurança humana, receção).
Ambas as categorias são essenciais e fundamentais para o cumprimento das legislação, que exige que os proprietários de edifícios os mantenham seguros, limpos e funcionais.
👀 Ainda tem dúvidas? Vejamos assim:
✔ Substituir câmaras de vigilância? → Hard FM
✔ Contratar vigilantes? → Soft FM
👨💻 Quer saber mais sobre as categorias de FM? Leia o artigo: Soft e Hard Facility Management: qual é a diferença?
Os 10 principais serviços de facility management
Eis os serviços mais comuns em facility management:
1. Facility management integrado (IFM)
O facility management integrado consolida todos os serviços num único fornecedor. Imagine que a climatização, a limpeza, a segurança e até a jardinagem são geridas pela mesma equipa. Reduz custos e simplifica a logística.
2. Facility management sustentável (SFM)
Os edifícios são responsáveis por 39% das emissões globais de CO₂ (WorldGBC, 2022). O SFM combate isto com eficiência energética, redução de resíduos e reutilização de água.
Aqui fica um exemplo prático de como o SFM é uma decisão financeiramente rentável: A universidade californiana UC Davis poupou 120.000 dólares/ano ao instalar iluminação LED inteligente (Brightway LED, 2023).
🌱 Leia também: 6 benefícios do facility management sustentável
3. Facility management assistido por computador (CAFM)
O CAFM usa tecnologia IoT e outros sistemas inteligentes para monitorizar equipamentos, consumo energético e ocupação de espaços, melhorando a gestão operacional.
Os sensores de deteção de fugas nos sistemas de canalização, por exemplo, identificam atempadamente esta anomalia. Este processo é designado por manutenção preditiva e ajuda as empresas a evitar avarias inesperadas.
A McKinsey concluiu que a manutenção preditiva reduz custos de reparação em 18%-25%. Paralelamente, o Departamento de Energia dos EUA verificou que este tipo de manutenção permite cortar os custos em 25%-30% e prevenir 70% das avarias.
4. Gestão da conformidade
A gestão da conformidade é parte integrante do facility management. Garante que o funcionamento dos edifícios obedece à lei geral e às normas ambientais. Para além disso, protege as empresas de multas, litígios e danos à reputação.
Os facility managers monitorizam as alterações à legislação para manter as empresas atualizadas e protegidas. Não importa se são leis de proteção contra incêndios, acessibilidade ao local de trabalho, ou outras. Se estas medidas não estiverem em vigor, a sua empresa poderá enfrentar consequências legais ou mesmo o encerramento forçado.
5. Gestão de ativos
Um restaurante depende de fornos, frigoríficos e equipamento de cozinha para manter o fluxo de pedidos. Se um frigorífico se avariar, muitos ingredientes serão desperdiçados e causarão perdas inesperadas. O mesmo se aplica aos equipamentos de apoio – portátil, impressora do escritório ou veículo da empresa.
E se, de repente, um ou mais destes ativos deixarem de funcionar?
A gestão de ativos ajuda-o a evitar esta situação, monitorizando cada equipamento e programando a sua manutenção. Por outras palavras, cuidar continuamente do que faz falta ao seu negócio faz com que trabalhe melhor e de forma mais inteligente.
⚙️ Leia também: Software de gestão de ativos: 26 razões para ter um
6. Gestão de espaços de trabalho
Desde a pandemia, muitos espaços corporativos deixaram de funcionar de forma plena. As pessoas trabalham à distância e algumas deslocam-se à empresa apenas algumas vezes por semana. Como resultado, grandes áreas de espaço de escritório permanecem desocupadas, levando a um desperdício de recursos.
A vertente da gestão de espaços de trabalho supera este desafio, ajudando as empresas a otimizar a utilização do espaço. Identifica as áreas subaproveitadas e as necessidades a cada momento, atribuindo às secções novas funções. Assim, é possível converter áreas vazias em espaços para conferências, postos de trabalho partilhados ou salas de reuniões, em vez de os deixar inutilizados.
💡 Curiosidade: em 2022, a Google poupou 1 milhão de dólares ao redesenhar os seus espaços (Bloomberg).
7. Gestão das relações com fornecedores
O sucesso de uma empresa depende da força da sua cadeia de fornecimento. A gestão das relações com fornecedores implica que as empresas criem e mantenham parcerias fortes e produtivas com os seus fornecedores.
Sistemas como a Infraspeak Network™ não se limitam a negociar contratos. Transformam a colaboração com os fornecedores, ligando empresas e fornecedores num único espaço de trabalho digital. Esta plataforma elimina silos e processos manuais, automatizando tarefas repetitivas como as atualizações de contratos, acompanhamento de encomendas e relatórios de conformidade.
8. Gestão de higiente e segurança no trabalho
A gestão da conformidade relativamente às regras de higiene, saúde e segurança garante que os edifícios e os equipamentos cumprem as imposições de segurança no trabalho e as normas do setor. Abrange a legislação de proteção contra incêndios, planos de evacuação de emergência e estratégias de redução de riscos.
As lesões e doenças laborais têm um enorme impacto financeiro. De acordo com a Organização Internacional do Trabalho, custam anualmente à economia global perto de 3 mil milhões de Euros. Infelizmente, estas perdas poderiam ser evitadas com medidas de segurança proativas.
9. Gestão de edifícios
A gestão de edifícios ajuda a controlar os custos, sem pôr em causa o correto funcionamento das instalações. Esta vertente envolve a gestão do fornecimento de água e energia, a manutenção e a gestão das despesas operacionais diárias (OpEx), com impacto direto na rentabilidade do negócio.
A gestão de edifícios do futuro combina a responsabilidade fiscal com a sustentabilidade. Os sistemas de aproveitamento de águas pluviais, por exemplo, reduzem o valor das faturas da água. Esta otimização também se aplica aos incentivos fiscais, criando valor para lá da poupança.
10. Gestão de imóveis
A gestão de várias instalações em simultâneo é complexa e dispendiosa sem uma supervisão adequada. Muitas empresas pagam a mais por espaços não utilizados ou debatem-se com a desorganização relativa aos contratos de arrendamento.
Um software de facility management, como a Infraspeak, simplifica esta gestão. Automatiza o acompanhamento dos contratos de arrendamento, programa a manutenção e monitoriza os custos em tempo real. Em vez de ter de fazer malabarismo com folhas de cálculo, obtém total visibilidade e controlo.
O que faz um facility manager?
O facility manager — ou gestor de instalações, em português —, é responsável por supervisionar e gerir a infraestrutura física e os serviços de um edifício ou instalação. O seu principal objetivo é garantir que o espaço funciona de forma eficiente e sem falhas, adaptando-se às necessidades dos seus ocupantes. Seguem-se as principais responsabilidades de um facility manager.
- Manutenção e reparações: coordenar e supervisionar a manutenção preventiva e corretiva do edifício. Elaborar calendários de manutenção, realizar inspeções e garantir reparações rápidas e eficazes.
- Gestão e otimização de espaços: planear a disposição e utilização do espaço para maximizar a produtividade e a rentabilidade. Reconfigurar áreas conforme as necessidades (ex.: expansões, mudanças de departamentos).
- Segurança e proteção: assegurar o cumprimento das normas de segurança (ex.: proteção contra incêndios, acessibilidade). Implementar medidas de segurança (câmaras, controlo de acessos) e planos de emergência.
- Gestão de fornecedores: negociar contratos com empresas externas (limpeza, manutenção, segurança). Supervisionar a qualidade dos serviços prestados e garante cumprimento de prazos.
- Gestão orçamental e controlo de custos: definir e monitorizar o orçamento operacional das instalações. Identificar oportunidades de poupança (ex.: eficiência energética, contratos mais vantajosos).
- Gestão ambiental e sustentabilidade: promover práticas sustentáveis: redução de consumos energéticos, reciclagem, gestão de resíduos. Implementar sistemas como iluminação LED ou painéis solares para reduzir custos.
- Conformidade legal e normativa: garante que o edifício cumpre as leis locais, europeias e setoriais (ex.: licenças, regulamentos de segurança). Manter-se atualizado sobre novas obrigações legais.
- Gestão de equipas: liderar equipas de manutenção, de segurança e de serviços gerais. Orientar, forma e avalia colaboradores para assegurar eficiência operacional.
O âmbito de atuação das empresas de FM varia consoante as necessidades do cliente, dimensão do negócio e orçamento. Eis algumas das suas funções específicas:
A. Gestão global
Supervisionam todos os aspetos operacionais do edifício, desde a manutenção preventiva até ao cumprimento legal.
B. Controlo de qualidade
Garantem que os produtos ou serviços do cliente mantêm padrões elevados, através de auditorias e análises de processos.
C. Serviços de limpeza
Muitas empresas de FM oferecem serviços que vão desde a limpeza diária a lavagens profundas periódicas, consoante as necessidades.
D. Intervenções de manutenção
A equipa de manutenção de uma empresa de FM supervisiona uma variedade de tarefas para garantir que nas instalações do cliente tudo está a funcionar corretamente. A sua responsabilidade é planear, avaliar e gerir atualizações, verificações ou pequenas reparações, muitas vezes com recurso a software de manutenção preditiva.
E. Serviços de redes e TI
Os serviços de facility management são ideais para manter a sua infraestrutura de TI protegida e a funcionar corretamente. A equipa de FM monitorizará e manterá a sua rede e resolverá quaisquer problemas que surjam.
De referir ainda que as funções das empresa de FM adaptam-se a cada situação. As consequências da pandemia de COVID-19, por exemplo, resultaram em exigentes desafios devido ao ‘novo normal’ que passou a ser adotado pelas empresas em todo o mundo. O aumento dos horários flexíveis e das configurações de trabalho híbrido obrigou as empresas de FM a alterarem a forma como operavam anteriormente.
Assim, pense no FM como uma cábula para ganhar jogos. Ninguém gosta de perder. Nem contra amigos e muito menos contra concorrentes comerciais. Ter uma equipa de FM ao seu lado é como seguir por um atalho: a vasta gama de recursos e conhecimentos dos especialistas permite melhorias em todos os aspetos das suas operações, de forma mais leve e rápida.
Os 4 pilares do Facility Management
Para ser bem-sucedido, o facility management adota uma abordagem estratégica e sistemática ao tratamento dos ativos de uma empresa. Os quatro principais pilares do FM são:
I. Definição de processos de trabalho eficientes
O papel do facility manager é ajudar a otimizar operações administrativas para que os funcionários possam fazer o seu trabalho de forma mais eficiente. Para o efeito, o gestor pode criar procedimentos de trabalho desenhados a pensar em cada departamento da organização, garantindo que cada processo segue diretrizes rigorosas e eliminando etapas desnecessárias.
Tal melhora a coordenação entre departamentos, bem como a comunicação entre eles. A racionalização do fluxo de trabalho também reduz a curva de aprendizagem dos novos funcionários, uma vez que não têm de passar tanto tempo a aprender os processos de cada departamento. Deste modo, é possível obter eficiência operacional.
II. Apoio às pessoas
Os profissionais que trabalham nas suas instalações são ativos essenciais e é importante investir no seu bem-estar. Ao proporcionar boas condições e espaços de trabalho confortáveis, contribui para que os seus recursos humanos sejam felizes e produtivos.
Para além disso, trabalhar com uma empresa de FM também significa proporcionar um local de trabalho seguro e protegido, quer se trate de segurança física ou de proteção contra ameaças como incêndios. É também imperativo garantir que os trabalhadores dispõem do equipamento e das instalações adequadas para realizarem o seu trabalho de forma eficaz.
III. Integração de tecnologia
As empresas de facility management integram a tecnologia na sua abordagem sempre que possível, utilizando-a como uma ferramenta para melhorar a eficiência e não para acrescentar mais uma camada de complexidade ao seu negócio.
Tomemos como exemplo um serviço de teleconsultas para idosos. Para que este negócio funcione com sucesso, a integração da tecnologia no local é crucial para ligar os idosos aos profissionais de saúde. É aqui que as empresas de FM podem desempenhar um papel vital, permitindo que os idosos e os profissionais de saúde comuniquem facilmente.
Para permitir o contacto à distância e a prestação de cuidados aos idosos, as empresas de facility management podem ajudar a empresa de tele-saúde para idosos a instalar software, a proteger os dados dos idosos e a resolver problemas, se necessário. As empresas de FM também podem ajudar a instalar os sistemas nas instalações do doente, o que torna todo o processo mais simples, especialmente porque os idosos podem precisar de mais assistência técnica.
Além disso, as empresas de FM dispõem de muitas ferramentas que lhes permitem aceder a avançadas soluções tecnológicas. Podem utilizar software concebido para melhorar a programação das atividades de manutenção, permitindo-lhes identificar bloqueios nos fluxos de trabalho das suas instalações e propor medidas para os resolver.
Um programa de manutenção preventiva ajuda também a identificar quando é que um determinado equipamento vai apresentar uma avaria, para que as reparações possam ser efetuadas antes que o problema se agrave.
IV. Manutenção e melhoria das instalações e equipamentos
O quarto pilar do facility management envolve a manutenção da infraestrutura existente e dos ativos físicos da empresa, bem como a implementação de melhorias quando necessário. Isto pode incluir a realização de reparações após uma falha no equipamento ou a atualização do sistema AVAC do edifício, por exemplo. Também pode envolver a instalação de novos equipamentos para melhorar a eficiência das operações existentes ou a construção de novas estruturas para acomodar o crescimento.
Em alguns casos, é necessária a identificação da abordagem mais rentável, seja investir na renovação sas instalações existentes ou na construção de algo novo. A limpeza e a manutenção de rotina das áreas comuns também são da responsabilidade das empresas de FM.
Porque deve contratar uma empresa de facility management?
Agora que já sabe o que fazem as empresas de FM e os tipos de serviços que oferecem, está na altura de saber porque deve contratar uma.
1. Mantém os seus custos mais baixos
Independentemente do setor em que opera, estamos certos de que um dos seus principais objetivos é poupar dinheiro. Poderá perguntar-se por que razão deve pagar a uma empresa de facility management, se o que pretende é reduzir custos.
A resposta é simples: os custos de NÃO manter as suas instalações corretamente podem ser bem maiores do que o valor do investimento nos serviços de FM!
É claro que pode tratar da manutenção internamente, mas não é aconselhável. Se contratar pessoal próprio, terá de oferecer o pacote completo, incluindo regalias e pagamento de férias. Para além disso, o recrutamento de profissionais especializados para gerir estas responsabilidades pode levar a contratempos, uma vez que a sua empresa não é especialista nesta área.
A subcontratação pode ser mais vantajosa. Para além de representar uma poupança, pode ficar descansado sabendo que a empresa é especialista em FM e que irá ajudar a sua empresa a minimizar os riscos e os erros. Isto acaba por conduzir a custos mais baixos, uma vez que não tem de estar sempre a corrigir falhas e a refazer tarefas.
2. Faz poupá-lo muito tempo
Contratar uma empresa de facility management também pode poupar-lhe tempo, muito tempo! Normalmente, teria de passar pelo processo de publicar anúncios de emprego, entrevistar candidatos, formar novos colaboradores e gerir todo um departamento responsável por essa área.
Porquê ter todo esse trabalho? Porquê acrescentar algo pesado à sua já longa lista de responsabilidades, quando pode partilhar a carga de trabalho, externalizando-a para uma empresa de FM?
O processo de criação da uma equipa de FM é extenso e moroso. Mas tudo fica mais fácil se entregar tudo o que está relacionado com FM a uma empresa especializada. Comunique o que pretende que seja feito e eles tratam do assunto.
3. Ajuda a manter os seus espaços limpos
Ninguém quer trabalhar num escritório desarrumado e sujo, especialmente depois da pandemia de COVID-19. É por isso que manter as suas instalações limpas e desinfetadas não deve ser descurado. As empresas de facility management podem fornecer à sua empresa assistentes operacionais, bem como material de higiene.
Ao contratar uma empresa, é mais fácil manter a limpeza e a desinfeção dos seus espaços. Também incentiva os seus empregados a serem cuidadosos com a higiene e reduz o risco de ficarem doentes devido a germes ou poeiras. Ajudará a reduzir o número de baixas por doença e resultará num maior número de colaboradores ativos.
Mas não é tudo. O papel das empresas de facility management torna-se ainda mais importante em certas indústrias onde as regras de higiene são uma prioridade máxima, especialmente as do setor da saúde. As empresas de FM podem, por exemplo, ajudar as empresas que fabricam medicamentos, suplementos alimentares, máscaras faciais e outros produtos de saúde e bem-estar, a cumprir a legislação e as normas de higiene do setor.
4. Garante um local de trabalho seguro
Para a maioria das pessoas, o seu local de trabalho é a sua segunda casa. A importância de ter um local de trabalho seguro e confortável não deve ser subestimada. Com a ajuda de uma empresa de facility management, pode garantir que a sua empresa e os seus empregados cumprem as regras de proteção e segurança.
O prestador de serviços de FM é responsável por avaliar e verificar se todos os equipamentos e componentes elétricos estão em boas condições de funcionamento e são seguros para utilização, por exemplo.
Algumas empresas de FM tratam ainda da formação do pessoal, para que esteja preparado em caso de emergência. Tal pode incluir como lidar com incêndios, estratégias de saída em caso de ocorrência grave ou manuseamento adequado do equipamento.
5. Dá-lhe acesso a melhores recursos
Quando contrata uma empresa de facility management, tem acesso a especialistas, tecnologia e ferramentas que contruibuem para que o seu negócio funcione de forma mais eficiente. Dependendo de quem contratar, a equipa de FM pode tratar de várias dimensões da sua empresa. A contratação de uma equipa de FM pode ajudá-lo a alcançar os seguintes objetivos:
- Dar formação os seus colaboradores
- Obter apoio permanente
- Organizar as suas instalações
- Melhorar os seus sistemas e fluxos de trabalho
De um modo geral, contratar uma empresa de FM é um excelente investimento. Retirará muita coisa da sua alçada, ficando com mais tempo para lidar com outras responsabilidades.
No entanto, faça uma pesquisa de mercado para que possa escolher bem o parceiro e tirar o máximo desta contratação. Avalie o que uma determinada empresa de FM lhe pode oferecer e os recursos que a acompanham.
6. Aumenta a produtividade dos funcionários e impulsiona o negócio
No mundo dos negócios, tempo é dinheiro. Se houver muitos períodos de inação ou downtime, perde-se dinheiro. Para impulsionar as suas vendas, os funcionários têm de ser produtivos e há muito fatores que prejudicam este KPI.
Por exemplo, é impossível manter-se motivado quando o escritório cheira a lixo ou as mesas estão cheias de pó e as pernas da cadeira encontram-se prestes a partir a qualquer momento. Isso só vai aumentar o stress da equipa, desnecessariamente. Quando os seus colaboradores estão confortáveis e se sentem seguros, são capazes de produzir resultados de forma eficiente.
Com uma empresa de FM, as suas instalações podem manter-se limpas, higiénicas, seguras, organizadas e eficazes, o que satisfaz os funcionários. E funcionários satisfeitos são sinónimo de prazos cumpridos, clientes satisfeitos e melhores resultados financeiros.
7. Protege dados e ativos
O mundo digital apresenta uma série de benefícios, mas implica igualmente desvantagens. Uma delas é a potencial ameaça de ataques informáticos. De facto, a violação de dados é um grande problema, independentemente do setor. Estas situações podem quebrar a confiança dos seus clientes e fazer com que perca dinheiro rapidamente.
As empresas de FM podem ajudar a aliviar as suas preocupações relativamente a esta questão, garantindo que a sua empresa e os seus clientes estão seguros. Protegem os seus ativos e dados online de eventuais intrusões com a sua tecnologia e experiência em redes e TI, seja através de software, criação de firewalls ou outros sistemas de segurança.
Os 5 erros mais comuns em facility management — e que provavelmente está a cometer
1. Não utilizar o software de FM adequado
Ficar no passado e resistir a um software de FM personalizável é um erro fatal. Não só porque este tipo de soluções ajuda a manter a sua rotina de trabalho organizada, mas também porque lhe fornecem relatórios e dados sobre todo o fluxo de trabalho. O que nos leva a outro erro…
2. Não basear as suas decisões em dados concretos
Um dos maiores erros em FM é tomar decisões com base na intuição ou na experiência. Com a ajuda de um software adequado, pode controlar o seu stock em tempo real, acompanhar cada ordem de trabalho e monitorizar as tendências. Juntamente com vários indicadores de manutenção, pode melhorar a gestão com base em dados concretos e evitar fazer estimativas desajustadas.
3. Não controlar o stock
Nunca é demais insistir neste ponto: precisa de informação organizada em tempo real. Não controlar o inventário é um erro imperdoável em FM, que se traduz invariavelmente em longos períodos de reparação. Isto, por sua vez, traduz-se em custos enormes com taxas de urgência para envios de peças e material, tempos de inatividade longos, perda de lucro, etc.
4. Não ter em conta os contributos dos trabalhadores
Para ter completa noção do que se passa com os seus trabalhadores e as suas tarefas diárias, depende da informação que eles próprios lhe fornecem. Por esta razão, deve certificar-se de que promove uma cultura empresarial de confiança e apoio mútuo, para que os seus funcionários se sintam à vontade para falar consigo — por outras palavras, evite cenários e danos reputacionais como os de José Mourinho no Manchester United…
5. Separar a manutenção preventiva da manutenção preditiva
Esta é ainda uma questão controversa: deve investir-se na manutenção preventiva ou na manutenção preditiva? O maior erro dos facility managers começa aqui mesmo. Não é uma questão de uma ou outra: as duas andam de mãos dadas. Elabore um plano de manutenção que integre ambas e avalie qual a solução que oferece o melhor custo-benefício para os diferentes equipamentos.
