O facility management (FM) está a passar por uma mudança significativa em direção a práticas sustentáveis e impulsionadas pela tecnologia, com uma ênfase crescente nos edifícios inteligentes, na eficiência energética e na responsabilidade ambiental.
A integração de tecnologias avançadas, como a Internet das Coisas (ou IoT, do inglês ‘Internet of Things’), a inteligência artificial (AI, na abreviatura inglesa) e a análise de dados, está a tornar-se essencial para otimizar as operações em infraestruturas e melhorar a experiência dos utilizadores.
No entanto, esses avanços trazem consigo uma série de desafios, incluindo riscos de cibersegurança e a necessidade de requalificação da força de trabalho e de interoperabilidade entre diversos sistemas. À medida que as organizações procuram alinhar as estratégias de FM com os objetivos empresariais mais amplos, o setor encontra-se na linha da frente para se adaptar ao cenário global em mudança, impulsionar a inovação e garantir instalações resilientes e preparadas para o futuro.
Uma coisa é certa: para onde quer que olhemos, parece que os ‘dados’ são a chave.
Gestão inteligente da cadeia de fornecimento
A gestão de fornecedores está a tornar-se cada vez mais importante. A manutenção ficou mais cara, devido especialmente à escassez de mão-de-obra e à inflação.
Colabore com os seus prestadores de serviços, encare-os como parceiros e desbloqueie todo o potencial colaborativo na nova era das relações ‘business to business’. A gestão de fornecedores já não é um jogo de soma zero — ambas as partes ganham ou perdem ao mesmo tempo, se não se concentrarem na colaboração, inovação e transparência.
Flexibilidade, diversidade e inclusão
Estas já não são apenas palavras da moda. Lembra-se de quando se dizia que os consumidores do futuro exigiriam que as empresas e instalações fossem mais diversas e inclusivas? Bem, esses consumidores do futuro cresceram e já representam uma parte significativa do mercado atual.
Os facility managers precisam de estar atentos a elementos como linguagem inclusiva nos seus espaços, acolhendo a diversidade de crenças e orientações sexuais, e até mesmo projetando e gerindo casas de banho neutras em termos de género.
As empresas que priorizam a inclusão aumentam a satisfação dos utilizadores e o cumprimento das normas, promovendo uma reputação de diversidade. Esta capacidade de resposta às expectativas sociais em mudança está a mostrar-se uma vantagem competitiva, construindo confiança entre colaboradores e visitantes.
Trabalho híbrido e utilização do espaço
É justo dizer que já não somos os mesmos após a pandemia da COVID-19. Provavelmente, os dias de trabalho nunca mais serão como antes, e todos os sinais apontam para o trabalho híbrido. Os trabalhadores continuam a ir ao escritório algumas vezes por semana e trabalham remotamente no resto do tempo. Desde que as pessoas deixaram de ir trabalhar todos os dias, as empresas precisam de menos espaço de escritório e podem adotar uma política de ‘secretária partilhada’ ou ‘hot-desk’, na expressão inglesa.
Na verdade, os trabalhadores não são os únicos a beneficiar destas mudanças. Um relatório recente da Deloitte destaca que a redução do espaço imobiliário traz vários benefícios, incluindo a redução dos custos de deslocação, consumo de energia e pegada de carbono. No entanto, otimizar estes espaços é um desafio para os facility managers. Há apenas uma maneira de resolver isso: monitorizar como o espaço é utilizado.
Isso leva-nos a uma nova tendência: a consciencialização do local e a tecnologia de sensores. Estes sensores devem ser impercetíveis, podendo ser utilizados para monitorizar a ocupação, temperatura e humidade das salas, por exemplo. Estes dados permitem aos gestores ajustarem as decisões ao uso real do espaço, otimizando-o e proporcionando conforto em todos os momentos.
Digitalização do local de trabalho
Os dados dos sensores podem ser recolhidos diretamente pelo sistema de gestão do edifício (BMS) ou pelo software de gestão de instalações (FMS). Mas esta não é a única tendência digital com que os gestores de instalações terão de lidar. A experiência do utilizador é a maior trend da última década, e o FM e a manutenção centrada no ser humano vão crescer ainda mais com a Indústria 5.0. A questão é: como proporcionar uma ótima experiência em locais de trabalho híbridos?
Primeiro, recomendamos a integração do software de facility management com outras ferramentas ou apps usadas pela empresa. Por exemplo, integre o seu software FM com uma app para reservar salas de reunião, utilize ferramentas de comunicação para receber feedback, e assim por diante. Depois, deve também simplificar os pedidos de serviço (ex.: relatórios sobre impressoras, máquinas de café avariadas e outros equipamentos comuns).
Sustentabilidade, eficiência dos edifícios e práticas de economia circular
Outro tópico importante para 2025 é a sustentabilidade. Esta tornou-se um componente essencial do FM, abrangendo os princípios da economia circular que minimizam o desperdício e promovem a eficiência de recursos. Ao reutilizar materiais e reduzir o consumo de energia, os facility managers ajudam a minimizar o impacto ambiental e apoiam metas de sustentabilidade a longo prazo.
Adoção de fontes de energia renováveis, otimização do uso da água e investimento em infraestruturas eficientes são fatores cruciais. Estas práticas também alinham as estratégias de FM com os objetivos organizacionais de responsabilidade social corporativa, atraindo partes interessadas e clientes sensibilizados para a sustentabilidade.
Além da economia circular, a eficiência dos edifícios é outro pilar dos esforços de sustentabilidade em FM. Sensores inteligentes, como já mencionado, ajudam a monitorizar os padrões de uso de energia, permitindo aos facility managers identificar e resolver ineficiências. Soluções simples como luzes com sensores de movimento e sistemas AVAC automatizados reduzem significativamente os custos de energia. Quando a otimização atinge os seus limites, comparar o gasto de energia com outras soluções pode justificar a remodelação dos sistemas ou a instalação de melhor isolamento. Estes passos garantem que os edifícios não são apenas amigos do ambiente, mas são igualmente financeiramente sustentáveis a longo prazo.
Manutenção proativa
Os benefícios da manutenção proativa (seja preventiva ou preditiva) são claros. Não há outra maneira de resolver problemas antes que os clientes se apercebam deles! Mas é mais fácil falar do que fazer, certo? Por incrível que pareça, a manutenção proativa pode finalmente ser um produto derivado de todas as tendências que vimos até agora. Se os facility managers adotarem a tecnologia mais recente e começarem a recolher dados, irão alcançar algum tipo de previsibilidade.
E, com essa previsibilidade, o plano de manutenção pode tornar-se mais proativo e até mais preciso. Há menos manutenção excessiva e menos reparações. Na nossa conversa recente com Cláudio Celino, engenheiro especializado em manutenção de edifícios, concluímos que é necessário usar dados e software para, simultaneamente, “estabilizar a quantidade de manutenção preventiva” e “reduzir o número de reparações”.
No entanto, estas não são as únicas vantagens da recolha e análise de dados. Como sabemos, em tempos de crise, a gestão de instalações pode ser uma das primeiras áreas a sofrer cortes orçamentais. Isto significa que é mais importante do que nunca ter previsibilidade e descobrir quais as tarefas de manutenção que podem ser adiadas até que o orçamento o permita.
Facility management inteligente com AI
As tecnologias de inteligência artificial e IoT estão a permitir que os facility managers alcancem níveis inéditos de eficiência e adaptabilidade. Os edifícios inteligentes utilizam a manutenção preditiva impulsionada por AI para prevenir avarias dispendiosas, uma vez que permite tratar de problemas antes que estes ocorram. Por outro lado, os dados em tempo real dos sensores IoT fornecem informações acionáveis, permitindo uma utilização mais eficiente do espaço e uma gestão de recursos otimizada.
Materiais e equipamentos avançados
Os materiais e equipamentos utilizados na gestão de instalações estão a evoluir, promovendo a construção de edifícios mais fortes e sustentáveis. Inovações como o betão autorregenerador, o isolamento avançado e os sistemas AVAC de alto desempenho, proporcionam durabilidade e eficiência, reduzindo as necessidades de manutenção a longo prazo. As técnicas de construção modular reduzem o desperdício e os custos de mão-de-obra, permitindo que as instalações se adaptem rapidamente às necessidades organizacionais ou se expandam quando necessário.
Ao adotar equipamentos e métodos de construção de última geração, os facility managers podem construir infraestruturas resilientes e preparadas para o futuro, que vão ao encontro de objetivos de sustentabilidade, minimizando o impacto ambiental.
A requalificação como nova estratégia de contratação
A crise de escassez de mão-de-obra atual é a mais grave desde as duas Grandes Guerras. O rápido envelhecimento da população ocidental, a popularização do teletrabalho e da reforma antecipada com a COVID-19 formaram a ‘tempestade perfeita’, agravada por tendências emergentes como o ‘quiet quitting’, que em português podemos traduzir para algo como ‘demissões silenciosas’ e que consiste na tendência para os trabalhadores cumprirem apenas o estritamente necessário, saindo sempre a horas, por exemplo.
De acordo com um relatório da GlobalData, a escassez de mão-de-obra está a custar bastante às empresas em aumento de salários, assim como em interrupções na cadeia de fornecimento. Cada vez mais empresas estão preocupadas com o problema e mencionam-no em inquéritos e conferências de líderes.
Se não quiser pagar demasiado antes de saber se um novo colaborador é a escolha certa, a resposta é simples: requalifique ou capacite as suas equipas atuais. Pense nisto por um segundo: numa era em que os colaboradores querem sentir-se valorizados e estão cada vez mais exigentes, o que é melhor do que dar formação e capacitar a sua equipa atual para trazer valor acrescentado e suprir uma necessidade?
Sempre que tiver dúvidas, olhe para dentro, para aqueles em quem já confia. Capacite-os, valorize as suas carreiras e aumente os níveis de bem-estar e produtividade na sua empresa. E isto leva-nos à última grande tendência para 2025…
Abordagem ativa à escassez de talento em FM
A tecnologia está a ajudar a reduzir a lacuna de mão-de-obra em FM, automatizando tarefas rotineiras e agilizando fluxos de trabalho, permitindo que as equipas de manutenção se concentrem em projetos estratégicos. Além disso, parcerias com empreiteiros e outros fornecedores permitem que as empresas de FM acedam a competências especializadas conforme necessário, sem o compromisso de contratações a tempo integral.
Esta abordagem flexível ajuda as empresas a dimensionar as suas operações, garantindo que a qualidade do serviço se mantém elevada. Ferramentas digitais que suportam o trabalho remoto e permitem a colaboração e o desenvolvimento de competências, estão também a contribuir para uma força de trabalho mais versátil, essencial no restrito ambiente laboral dos dias de hoje.
📝 Aceda aqui ao nosso relatório completo sobre Salários e Benefícios em FM e Manutenção.
Como pode uma plataforma colaborativa de FM ajudar?
Uma plataforma colaborativa e centralizada de facility management, como a Infraspeak, permite que a equipa aceda a recursos de formação e guias de tarefas, capacitando-os para desenvolver novas competências, resolver problemas autonomamente e enfrentar tarefas mais complexas com confiança.
O histórico de dados sobre necessidades de manutenção fica sempre disponível, ajudando os facility managers a tomar decisões baseadas em dados quando se trata de atualizar equipamentos ou modificar infraestruturas.
Para além disso, a Infraspeak Network™ conecta clientes, fornecedores e técnicos, melhorando a colaboração e a comunicação em todas as frentes. Esta rede permite o acesso, sob pedido, a fornecedores de confiança e a uma comunidade de pares, facilitando oportunidades de desenvolvimento de competências e partilha de conhecimento que melhoram o desempenho da equipa. Ao ligar-se a prestadores de serviços com a mesma visão, a fornecedores de equipamentos inovadores e a empreiteiros experientes, os gestores de instalações podem otimizar o fornecimento de recursos e adaptar-se às exigências dos locais de trabalho híbridos.
Adicionalmente, a Infraspeak integra-se com outras apps e ferramentas, ao mesmo tempo que apoia iniciativas de sustentabilidade — os facility managers podem monitorizar o uso de energia, o consumo de água e a gestão de resíduos, planeando práticas de economia circular, como a reciclagem de recursos ou o prolongamento do tempo de vida dos equipamentos.
— A importância das tecnologias de AI, IoT e manutenção preditiva para simplificar operações e reduzir custos.
— Como gerir uma operação guiada pela eficiência sem comprometer a sustentabilidade.
— Abordagens colaborativas para promover a inclusão, integrando práticas de FM centradas no ser humano.
— Desafios da força de trabalho, a necessidade de requalificação e o equilíbrio entre prioridades ambientais e restrições orçamentais.
