O que é o facility management integrado?
O facility management integrado — ou IFM, de Integrated Facilities Management —, é uma abordagem abrangente que consolida vários aspetos do facility management numa única plataforma. Combina manutenção, segurança, limpeza, gestão de projetos e gestão de espaços num só sistema.
Por outras palavras, consiste num sistema coordenado, que organiza todas as atividades relativas à gestão das infraestruturas, independentemente de serem realizadas por equipas internas ou externas. O seu objetivo é garantir operações fluidas em todas as áreas operacionais do negócio.
Como funciona?
A essência do IFM é a coordenação. Imagine que dentro das suas instalações tem vários departamentos a lidar com diferentes tarefas. Em vez de cada equipa trabalhar separadamente, o IFM junta todos os envolvidos na mesma plataforma.
Tal significa que, se surgir um problema — como uma infiltração no telhado —, o sistema alertará a equipa de facility management (FM). Assim, o problema pode ser resolvido rapidamente, sem atrasos causados pela transmissão da responsabilidade entre fornecedores. Quando todos têm acesso à mesma informação, a segurança mantém-se efetiva, a intervenção é realizada no momento certo e todos os departamentos estão sincronizados.
📈 Não é surpresa que o mercado global de IFM esteja a crescer rapidamente. Passou de valer 87,86 mil milhões de dólares em 2021 para 94,18 mil milhões entre 2022 e 2023, prevendo-se que atinja 119,55 mil milhões em 2026.
Componentes principais do IFM
O facility management integrado cobre todas as áreas necessárias para que uma determinada infraestrutura se mantenha operacional. Essas áreas são:
- Gestão de manutenção: foca-se no planeamento, nas reparações e na manutenção preventiva dos equipamentos.
- Gestão de espaços: otimiza a alocação e utilização do espaço físico.
- Gestão de relações com fornecedores: coordena e supervisiona prestadores de serviço externos e contratos.
- Gestão financeira: gere orçamentos, controlo de custos e relatórios financeiros.
- Gestão de risco e conformidade: garante o cumprimento das normas de segurança, o cumprimento das normas e dos SLA, e minimiza riscos.
- Sustentabilidade e gestão energética: implementa práticas amigas do ambiente para otimizar o uso de energia.
- Integração tecnológica: utiliza software e ferramentas digitais para melhorar os processos de gestão.
📝 Leia também: Guia FMS – software de facility management 2025
Vantagens do facility management integrado
1. Maior eficiência e produtividade
O facility management tradicional pode revelar-se confuso, especialmente quando os serviços são geridos separadamente. Isso favorece conflitos, atrasos e burocracia excessiva. O IFM automatiza tarefas manuais, centraliza a comunicação e fornece informação em tempo real, evitando bloqueios e mal-entendidos no fluxo de trabalho.
2. Maior foco na sustentabilidade
O consumo de eletricidade, água e gás representa uma grande despesa para qualquer organização. Muitas vezes, as empresas desconhecem os custos reais devido à dispersão dos dados. A componente do IFM dedicada à sustentabilidade consolida essas informações e ajuda a alinhar as operações com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas.
3. Redução de custos pela afetação eficiente de recursos
O impacto económico da COVID-19 fez com que muitos empresários procurassem formas de reduzir as despesas. Muitos investiram em várias soluções de software e hardware, pensando que estavam a otimizar as operações. Mas a realidade é que os custos das licenças, as despesas de manutenção e a sobreposição de ferramentas facilmente esgotavam o seu baixo orçamento.
Estima-se que os facility managers gastam, em média, 30% a 33% do seu orçamento em reparações não planeadas.
A abordagem clara e estruturada do IFM identificará as ineficiências e reduzirá as despesas excessivas, assegurando que as empresas funcionam de forma mais inteligente — e não apenas de forma mais económica!
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4. Flexibilidade e gestão adaptativa
As empresas estão a crescer, a reestruturar-se e a adaptar-se a novas exigências. Se o seu sistema de facility management não for flexível, o seu negócio irá ficar para trás.
Uma solução de FM escalável ajuda as empresas a ajustarem os serviços de acordo com as suas necessidades. Assim, vai poder adaptar-se facilmente, seja em caso de expansão, de redução ou de alterações operacionais. O IFM fará com que tudo decorra sem percalços, independentemente das mudanças que surjam no seu caminho.
5. Análise de dados qualificada para decisões informadas
Ser facility manager é mais fácil quando se tem os dados certos na ponta dos dedos. Os modernos sistemas de gestão de edifícios acompanham o desempenho dos ativos, as necessidades de manutenção e o consumo de energia. Fazem com que os gestores tomem decisões informadas, em vez de se basearem em perceções.
Com a possibilidade de acederem aos dados em tempo real, as empresas conseguem prever problemas de manutenção antes que estes causem interrupções.
Para além disso, podem aumentar o tempo de vida útil dos ativos e reduzir custos desnecessários. Uma abordagem baseada em dados garante operações mais fáceis, um melhor planeamento e um facility management globalmente mais eficiente.
6. Comunicação e colaboração aperfeiçoadas
As plataformas de facility management integrado foram concebidas para ajudar todos os envolvidos a trabalharem em conjunto, de forma mais transparente e harmoniosa. Incluem ferramentas que permitem aos gestores, aos prestadores de serviços e aos técnicos comunicar de forma rápida e fácil.
A utilização da Infraspeak Network™, por exemplo, permite-lhe estabelecer canais de comunicação diretos com os fornecedores e acelerar a integração de novos parceiros, garantindo que estes aderem de imediato aos protocolos das suas instalações.
Esta abordagem integrada minimiza ainda o trabalho administrativo, permitindo uma gestão unificada do fluxo de trabalho. Confira tudo o que a plataforma faz:
- Cria canais de comunicação diretos entre facility managers, técnicos e prestadores de serviços externos
- Simplifica a interação com os fornecedores
- Acelera a integração de novos parceiros, alinhando-os com os protocolos das suas instalações
- Minimiza os erros e reduz a carga de trabalho administrativo através da automação de tarefas manuais e da centralização da informação
- Centraliza a gestão das ordens de trabalho
- Automatiza as tarefas de manutenção de rotina
- Fornece atualizações em tempo real
- Oferece análises e relatórios robustos para uma tomada de decisões proativa e informada
- Permite auditorias transparentes a todas as atividades, uma vez que estas podem ser rastreadas
- Integra a supervisão do orçamento com controlo de custos
- Melhora a capacidade de resposta e o cumprimento das responsabilidades quotidianas
- Permite a redução de custos e apoia o planeamento estratégico
- Aumenta a qualidade geral do serviço e a satisfação dos clientes
Existem desvantagens no IFM?
Alguns gestores receiam que o IFM os faça perder o controlo direto sobre as operações, favoreça a dependência de um único fornecedor ou a equipa sinta dificuldades na adaptação para esta forma de FM. Contudo, com um parceiro de IFM adequado, não há motivo para tais preocupações.
Aliás, o resultado de uma abordagem integrada bem estruturada, será o aumento de transparência e visibilidade sobre as operações e a redução de erros e fornecedores em duplicado, proporcionando uma gestão menos sobrecarregada, proativa e tecnologicamente avançada.
Embora alguns softwares de facility management ofereçam pacotes completos, o ideal é escolher as ferramentas que correspondem às necessidades da sua empresa. Pode utilizar apenas uma ou combinar diferentes soluções. Uma análise cuidadosa ajudará a garantir que as ferramentas IFM que selecionar apoiam eficazmente os objetivos do seu negócio.
“Ok, então, o IFM é a solução certa para a minha organização, certo?”— Sem dúvida que sim, desde que seja bem feito!
Um caso de sucesso: o Grupo Rohloff
O Grupo Rohloff é o principal franchisado da KFC na África do Sul, gerindo centenas de restaurantes espalhados pelo país. Uma rede de espaços desta dimensão requer um sistema ágil, capaz de lidar com vários desafios operacionais e diferentes tarefas, nomeadamente relacionadas com a gestão de ativos.
O grupo dependia de um sistema informático antigo que não estava a conseguir satisfazer as necessidades abrangentes das operações da KFC, apresentando grandes deficiências, precisamente na gestão de ativos. Para além disso, não dispunha de funcionalidades avançadas, tais como gestão de ordens de trabalho, automação de tarefas, supervisão de fornecedores e orçamentos, integração de software e análise de dados. Isto estava a provocar atrasos, falhas de comunicação e dificuldades em manter a consistência na qualidade do serviço.
Em busca de uma solução melhor, o Grupo Rohloff fez a transição para a Infraspeak, conseguindo inverter o cenário. Com a Infraspeak Network™ conseguiram melhorar a comunicação, a coordenação e a transparência em todas as operações.
Os benefícios desta transição foram evidentes quase de imediato. No primeiro ano, o grupo geriu 18.000 pedidos de orçamentos e ordens de trabalho através do sistema e colaborou com mais de 60 fornecedores diferentes. Tudo graças à capacidade da plataforma para automatizar tarefas de rotina, centralizar a informação e permitir que as equipas internas e os prestadores de serviços externos trabalhassem de forma sincronizada, como um só.
Um fator essencial para o sucesso desta implementação foi a adoção precoce da funcionalidade do fluxo de aprovação. Tal proporcionou ao grupo um maior controlo sobre as aprovações de orçamentos, garantindo que todas as despesas são meticulosamente controladas e justificadas. Assim, o controlo financeiro aumentou, fruto da minimização das despesas desnecessárias e da otimização da alocação dos recursos.
Práticas de FM à prova de futuro
A procura de soluções de facilty management integrado está a aumentar à medida que as empresas se apercebem da necessidade de melhorar os seus níveis sustentabilidade e rentabilidade. Trata-se de uma estratégia inovadora que combina manutenção, segurança, limpeza e muito mais, num único sistema intuitivo e inteligente.
Ao centralizar todas as operações numa única plataforma, o IFM garante uma maior eficiência, reduz custos e fornece informações em tempo real para uma tomada de decisões mais eficaz.
Retomemos o caso do Grupo Rohloff — os resultados da adoção da Infraspeak Network™ por esta empresa, mostram que uma solução de IFM robusta pode preparar o seu facility management para os próximos desafios.
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