O que é a gestão de inventário?

A gestão de inventário é uma abordagem sistemática que envolve a aquisição, o armazenamento e a venda de estoque — sejam apenas as matérias-primas, sejam os produtos acabados. Em outras palavras, trata-se do acompanhamento deste tipo de ativos, desde que eles saem dos fornecedores até o armazém, e do armazém até o ponto de venda. O objetivo é ter os produtos certos, no lugar certo, à hora certa, garantindo que o negócio pode responder à procura sem excesso de estoque — situação que imobiliza capital e aumenta os custos de armazenamento —, e sem falta dele, que pode ser sinônimo de vendas perdidas e insatisfação dos clientes.

Componentes essenciais da gestão de inventário

  1. Encomenda: o processo de compra da quantidade certa de estoque para atender à procura. Isso inclui determinar quantidades e tempo ideais de encomenda.
  2. Armazenamento: recolha e conservação segura e eficiente do inventário — em um armazém ou outra instalação apropriada —, garantindo fácil acesso e condições adequadas à manutenção da qualidade do produto.
  3. Rastreio: monitoramento dos níveis de estoque, movimentos e localizações, com recurso a ferramentas como códigos de barras, etiquetas RFID (identificação por radiofrequência) e software de gestão de estoques.
  4. Controle: componente da gestão de inventário que se ocupa de evitar excessos ou rupturas de estoque. Consiste em definir pontos de reordenação e manter registros precisos.
  5. Previsão: antecipação das necessidades futuras de estoque, com base no histórico de vendas, nas tendências de mercado e na análise da procura.

Vantagens da gestão de estoques

Níveis de estoque otimizados

Ao manter excelentes níveis de estoque, as empresas garantem que têm inventário suficiente para responder à procura, mas sem excesso, o que consumiria espaço de armazém e recursos desnecessariamente. De fato, uma gestão adequada do inventário reduz os custos associados ao armazenamento, à deterioração e à obsolescência.

Melhoria do fluxo de caixa

Uma gestão eficiente do inventário contribui para que as empresas mantenham um fluxo de caixa saudável. O capital não fica imobilizado em uma quantidade excessiva de inventário, permitindo que possam ser feitos investimentos em outras áreas de crescimento.

Melhores insights e previsão

Os rigorosos registros de inventário e as análises de dados oferecem insights valiosos para uma previsão da procura e planejamento do negócio. As empresas podem antecipar tendências de mercado e ajustar as suas estratégias.

Operações simplificadas

Uma gestão eficiente do inventário se integra perfeitamente com outros processos de negócios, facilitando operações mais fluidas e reduzindo a complexidade da gestão de estoque de grande dimensão.

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Porquê usar uma solução de gestão de estoques

Implementar uma solução de gestão de inventário pode revolucionar a forma como uma empresa gerencia este tipo de ativos.

Antes de mais, soluções de inventário automatizadas reduzem significativamente o erro humano. A codificação de barras, a etiquetagem RFID e a recolha automatizada de dados, garantem registros precisos do inventário. Usar um software de gestão de inventário automatiza muitas tarefas repetitivas, como o processamento de pedidos e o monitoramento de níveis de estoque, libertando tempo para que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas.

Estas soluções oferecem visibilidade em tempo real sobre os níveis e as localizações do inventário. As empresas podem monitorar movimentos de estoque e atualizações de status em tempo real, tornando a gestão de inventário mais dinâmica e responsiva. Além disso, quer uma empresa possua um único armazém ou vários espaços, o software pode se adaptar à dimensão do volume, à sua complexidade e evolução.

Um sistema avançado de gestão de inventário, como a Infraspeak, oferece ainda ferramentas poderosas de análise de dados. Estas ajudam as empresas a analisar tendências, prever a procura e tomar decisões informadas sobre fornecedores e distribuição. Ao otimizar o controle, uma solução de gestão de inventário permite reduzir custos operacionais e prevenir tanto o excesso como as rupturas de estoque, contribuindo para uma redução geral das despesas.

5 maneiras de melhorar a gestão de estoques

1. Realize auditorias e contagens cíclicas regulares

Auditorias regulares de inventário e contagens cíclicas ajudam a garantir a precisão dos registros. Ao contrário das contagens físicas anuais, a contagem cíclica envolve contar um subconjunto de inventário regularmente. Esta prática pode ajudar a descobrir discrepâncias entre os níveis de estoque registrados e os níveis reais, permitindo que as empresas resolvam problemas mais rapidamente. Auditorias consistentes ajudam a manter dados de estoque confiáveis, o que é essencial para uma gestão eficaz do inventário.

2. Otimize as quantidades de encomendas

Usar técnicas como a quantidade econômica de encomendas — ou EOQ, na sigla em inglês —, ajuda a determinar a quantidade ideal de estoque a encomendar. Trata-se de uma fórmula que permite equilibrar os custos de encomenda com os custos de manutenção, ajudando a minimizar os custos totais de inventário. Ao otimizar as quantidades de encomenda, as empresas podem reduzir os custos de armazenamento, evitar excessos de estoque e garantir que possuem inventário suficiente para responder à procura sem reordenações frequentes.

3. Leve a gestão de fornecedores para o próximo nível

Construir relações fortes com os fornecedores é fundamental para garantir entregas confiáveis e pontuais. Uma gestão eficaz de fornecedores implica negociar melhores condições, como descontos e condições de pagamento flexíveis, e garantir uma comunicação clara sobre os tempos de entrega e quantidades de encomenda. Boas relações com os fornecedores também ajudam as empresas a responder de maneira mais eficaz a mudanças na procura ou a interrupções na cadeia de abastecimento.

4. Antecipe a procura

Uma previsão precisa da procura utiliza dados do histórico de vendas, análises de mercado e análises preditivas, antecipando necessidades futuras de inventário. Entender as tendências e as flutuações sazonais, permite ajustar de maneira proativa os níveis de inventário.

5. Implemente um software de gestão de estoques

Ao usar um software de gestão de estoques, como a Infraspeak, você poderá simplificar e automatizar várias tarefas relacionadas com o inventário. Esta solução permite rastrear os níveis de inventário em tempo real, automatizar processos de reordenação e gerar relatórios úteis. Potencialidades como a digitalização de códigos de barras, a etiquetagem RFID e a acessibilidade móvel, garantem precisão e eficiência. Além disso, a fácil integração da Infraspeak com outros sistemas de gestão, como os ERP e os CRM, proporciona uma maior coerência operacional a nível global.

Por que uma IMMP é ideal para a gestão de inventário?

Enquanto o software comum de gestão de inventário tem como principal foco o rastreio e a gestão dos níveis de inventário, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP), como a Infraspeak, oferece uma abordagem mais abrangente, integrando o controle de inventário na gestão de manutenção.

Abordagem holística e coordenação sem falhas

Uma IMMP integra a gestão de inventários com as operações de manutenção, proporcionando um panorama completo sobre ambos. Isso garante que o inventário não é apenas rastreado, mas também alinhado com os cronogramas e os requisitos de manutenção. Ao vincular o inventário com as tarefas de manutenção, as empresas podem garantir que as peças e materiais necessários estão sempre disponíveis para reparações e substituições, reduzindo o tempo de inatividade e melhorando a eficiência operacional.

Insights baseados em dados

A Infraspeak utiliza análise avançada de dados e sensores IoT (de Internet of Things, ou internet das coisas, em português), para monitorar a condição dos equipamentos. Uma abordagem proativa é adotada, ajudando a planejar necessidades de inventário com antecedência, garantindo que as peças estão disponíveis antes de serem necessárias — adeus atrasos, olá produtividade!

Relatórios e análises melhorados

As IMMP fornecem análises detalhadas não apenas sobre os níveis de estoque, mas também sobre o desempenho dos equipamentos, cronogramas de manutenção e eficiência operacional, permitindo que o gestor possa tomar decisões informadas sobre os processos de inventário e manutenção. A plataforma ainda gera relatórios totalmente personalizáveis, que oferecem insights inteligentes sobre o uso de inventário, custos de manutenção e gestão do ciclo de vida dos equipamentos, facilitando o planejamento estratégico e a melhoria contínua.

Alocação estratégica de recursos

Ao integrar a gestão de inventário com a manutenção, fica mais fácil garantir que os recursos são usados de forma eficiente. Determinadas peças, por exemplo, podem ser reservadas para tarefas críticas de manutenção, prevenindo simultaneamente o excesso de estoque de itens menos relevantes e a falta de estoque de itens essenciais. A Infraspeak apoia ainda a gestão dos recursos humanos, agendando tarefas de manutenção de forma eficaz, garantindo que os técnicos tenham as peças e ferramentas necessárias para concluir o trabalho sem atrasos.

Monitoramento e alertas em tempo real

Atualizações em tempo real sobre níveis de inventário, status dos equipamentos e atividades de manutenção: uma IMMP oferece tudo isto e muito mais, para que quaisquer problemas sejam prontamente resolvidos, evitando interrupções nas operações. Receba alertas e notificações automatizadas para níveis baixos de estoque, datas de manutenção e anomalias nos equipamentos.

Escalabilidade e flexibilidade

Por último, mas não menos importante, as IMMPs são altamente escaláveis e podem se adaptar às crescentes necessidades de qualquer negócio. Quer seja gerindo uma única infraestrutura ou várias, a Infraspeak consegue lidar com o aumento da complexidade e volume sem comprometer a eficiência. Nesta solução poderosa, os fluxos de trabalho e as funcionalidades são personalizáveis e podem ser adaptados às necessidades específicas do seu setor de negócio e aos requisitos únicos da sua operação.