O que é a gestão de inventário?
A gestão de inventário é uma abordagem sistemática que envolve a aquisição, o armazenamento e a venda de stock — quer sejam matérias-primas, quer sejam produtos acabados. Por outras palavras, trata-se do acompanhamento deste tipo de ativos, desde que saem dos fornecedores até ao armazém e daqui até ao ponto de venda. O objetivo é ter os produtos certos, no lugar certo, à hora certa, garantindo que o negócio pode responder à procura sem excesso de stock — situação que imobiliza capital e aumenta os custos de armazenamento —, e sem falta dele, que pode ser sinónimo de vendas perdidas e insatisfação dos clientes.
Componentes-chave da gestão de inventário
- Encomenda: o processo de compra da quantidade certa de stock para atender à procura. Tal inclui determinar quantidades e tempos ótimos de encomenda.
- Armazenamento: recolha e conservação segura e eficiente do inventário — num armazém ou outra instalação apropriada —, garantindo fácil acesso e condições adequadas à manutenção da qualidade do produto.
- Rastreio: monitorização dos níveis de stock, movimentos e localizações, com recurso a ferramentas como códigos de barras, etiquetas RFID (identificação por radiofrequência) e software de gestão de stocks.
- Controlo: componente da gestão de inventário que se ocupa de evitar excesso ou roturas de stock. Consiste em definir pontos de reordenação e manter registos precisos.
- Previsão: antecipação das necessidades futuras de stock, com base no histórico de vendas, nas tendências de mercado e na análise da procura.
Vantagens da gestão de inventário
Níveis de stock otimizados
Ao manter níveis ótimos de stock, as empresas garantem que têm inventário suficiente para responder à procura, mas sem excesso, o que consumiria espaço de armazém e recursos desnecessariamente. De facto, uma gestão adequada do inventário reduz os custos associados ao armazenamento, à deterioração e à obsolescência.
Melhoria do fluxo de caixa
Uma gestão eficiente do inventário ajuda as empresas a manter um fluxo de caixa saudável. O capital não fica imobilizado em excesso de inventário, permitindo que as empresas invistam noutras áreas de crescimento.
Melhores insights e previsão
Registos de inventário rigorosos e análises de dados fornecem insights valiosos para uma previsão da procura e planeamento do negócio. As empresas podem antecipar tendências de mercado e ajustar as suas estratégias.
Operações simplificadas
Uma gestão eficiente do inventário integra-se perfeitamente com outros processos de negócios, facilitando operações mais fluidas e reduzindo a complexidade da gestão de stock de grande dimensão.
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Porque deve usar uma solução de gestão de stocks
Implementar uma solução de gestão de inventário pode revolucionar a forma como uma empresa gere este tipo de ativos.
Antes de mais, soluções de inventário automatizadas reduzem significativamente o erro humano. A codificação de barras, a etiquetagem RFID e a recolha automatizada de dados, garantem registos de inventário precisos. Usar um software de gestão de inventário automatiza muitas tarefas repetitivas, como o processamento de pedidos e a monitorização de níveis de stock, libertando tempo para que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas.
Estas soluções fornecem visibilidade em tempo real sobre os níveis e as localizações do inventário. As empresas podem monitorizar movimentos de stock e atualizações de status em tempo real, tornando a gestão de inventário mais dinâmica e responsiva. Além disso, quer uma empresa possua um único armazém ou vários espaços, o software pode adaptar-se à dimensão do volume, à sua complexidade e evolução.
Um sistema avançado de gestão de inventário, como a Infraspeak, oferece ainda ferramentas poderosas de análise de dados. Estas ajudam as empresas a analisar tendências, prever a procura e tomar decisões informadas sobre fornecedores e distribuição. Ao otimizar o controlo, uma solução de gestão de inventário permite reduzir custos operacionais e prevenir tanto o excesso como as roturas de stock, contribuindo para uma redução geral das despesas.
5 maneiras de melhorar a gestão de stocks
1. Realize auditorias e contagens cíclicas regulares
Auditorias regulares de inventário e contagens cíclicas ajudam a garantir a precisão dos registos. Ao contrário das contagens físicas anuais, a contagem cíclica envolve contar um subconjunto de inventário regularmente. Esta prática pode descobrir discrepâncias entre os níveis de stock registados e os níveis reais, permitindo que as empresas resolvam problemas mais rapidamente. Auditorias consistentes ajudam a manter dados de stock confiáveis, essenciais para uma gestão eficaz do inventário.
2. Otimize as quantidades de encomenda
Usar técnicas como a quantidade económica de encomenda — ou EOQ, na sigla inglesa —, ajuda a determinar a quantidade ideal de stock a encomendar. Trata-se de uma fórmula que permite equilibrar os custos de encomenda com os custos de manutenção, de forma a minimizar os custos totais de inventário. Ao otimizar as quantidades de encomenda, as empresas podem reduzir os custos de armazenamento, evitar excesso de stock e garantir que têm inventário suficiente para responder à procura sem reordenações frequentes.
3. Leve a gestão de fornecedores para o próximo nível
Construir relações fortes com os fornecedores é fundamental para garantir entregas fiáveis e pontuais. Uma gestão eficaz de fornecedores implica negociar melhores condições, como descontos e condições de pagamento flexíveis, e garantir uma comunicação clara sobre os tempos de entrega e quantidades de encomenda. Boas relações com os fornecedores também ajudam as empresas a responder mais eficazmente a mudanças na procura ou a interrupções na cadeia de abastecimento.
4. Antecipe a procura
Uma previsão precisa da procura utiliza dados do histórico de vendas, análises de mercado e análises preditivas, antecipando necessidades futuras de inventário. Entender as tendências e as flutuações sazonais, permite ajustar proactivamente os níveis de inventário.
5. Implemente um software de gestão de stocks
Ao usar um software de gestão de stocks, como a Infraspeak, irá simplificar e automatizar várias tarefas relacionadas com o inventário. Esta solução permite rastrear os níveis de inventário em tempo real, automatiza processos de reordenação e gera relatórios úteis. Potencialidades como a digitalização de códigos de barras, a etiquetagem RFID e a acessibilidade móvel, garantem precisão e eficiência. Para além disso, a fácil integração da Infraspeak com outros sistemas de gestão, como os ERP e os CRM, proporciona uma maior coerência operacional a nível global.
Por que razão uma IMMP é ideal para a gestão de inventário?
Enquanto o software comum de gestão de inventário se foca principalmente no rastreio e na gestão dos níveis de inventário, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP), como a Infraspeak, oferece uma abordagem mais abrangente, integrando o controlo de inventário na gestão de manutenção.
Abordagem holística e coordenação sem falhas
Uma IMMP integra a gestão de inventário com as operações de manutenção, proporcionando um panorama completo sobre ambos. Tal garante que o inventário não é apenas rastreado, mas também alinhado com os cronogramas e os requisitos de manutenção. Ao vincular o inventário com as tarefas de manutenção, as empresas podem garantir que as peças e materiais necessários estão sempre disponíveis para reparações e substituições, reduzindo o tempo de inatividade e melhorando a eficiência operacional.
Insights baseados em dados
A Infraspeak utiliza análise avançada de dados e sensores IoT (de Internet of Things, ou internet das coisas, em português), para monitorizar a condição dos equipamentos. Uma abordagem proativa é adotada, ajudando a planear necessidades de inventário com antecedência, garantindo que as peças estão disponíveis antes de serem necessárias — adeus atrasos, olá produtividade!
Relatórios e análises melhorados
As IMMP fornecem análises detalhadas não apenas sobre os níveis de stock, mas também sobre o desempenho dos equipamentos, cronogramas de manutenção e eficiência operacional, permitindo ao gestor tomar decisões informadas sobre os processos de inventário e manutenção. Vai poder gerar relatórios totalmente personalizáveis, que lhe oferecem insights inteligentes sobre o uso de inventário, custos de manutenção e gestão do ciclo de vida dos equipamentos, facilitando o planeamento estratégico e a melhoria contínua.
Alocação de recursos aperfeiçoada
Ao integrar a gestão de inventário com a manutenção, fica mais fácil garantir que os recursos são usados de forma eficiente. Determinadas peças, por exemplo, podem ser reservadas para tarefas críticas de manutenção, prevenindo-se simultaneamente o excesso de stock de itens menos relevantes e a falta de stock de itens essenciais. A Infraspeak apoia ainda na gestão dos recursos humanos, agendando tarefas de manutenção de forma eficaz, garantindo que os técnicos tenham as peças e ferramentas necessárias para concluir o trabalho sem atrasos.
Monitorização e alertas em tempo real
Atualizações em tempo real sobre níveis de inventário, status dos equipamentos e atividades de manutenção: uma IMMP oferece tudo isto e muito mais, para que quaisquer problemas sejam prontamente resolvidos, evitando interrupções nas operações. Receba alertas e notificações automatizadas para níveis baixos de stock, datas de manutenção e anomalias nos equipamentos.
Escalabilidade e flexibilidade
Por último, mas não menos importante, as IMMP são altamente escaláveis e podem adaptar-se às crescentes necessidades de qualquer negócio. Quer esteja a gerir uma única infraestrutura ou várias, a Infraspeak consegue lidar com o aumento da complexidade e volume sem comprometer a eficiência. Nesta solução poderosa, os fluxos de trabalho e as funcionalidades são personalizáveis e podem ser adaptados às necessidades específicas do seu setor de negócio e aos requisitos únicos da sua operação.
