¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es el planteamiento sistemático del suministro, almacenamiento y venta de existencias, tanto de materias primas como de productos acabados. Implica el seguimiento del inventario desde los fabricantes hasta los almacenes y desde estas instalaciones hasta un punto de venta.

El objetivo es disponer de los productos adecuados en el lugar adecuado y en el momento oportuno, garantizando que una empresa pueda satisfacer la demanda sin exceso de existencias, que inmovilizan capital y aumentan los costes de almacenamiento, ni falta de existencias, que puede provocar pérdidas de ventas e insatisfacción de los clientes.

Componentes clave de la gestión de inventarios

  1. Pedidos: El proceso de compra de la cantidad adecuada de existencias para satisfacer la demanda. Esto incluye determinar las cantidades óptimas de pedidos y el calendario.
  2. Almacenamiento: El almacenamiento seguro y eficiente de las existencias en almacenes o instalaciones de almacenamiento, garantizando un fácil acceso y unas condiciones adecuadas para mantener la calidad del producto.
  3. Seguimiento: Monitorizar los niveles, movimientos y ubicaciones del inventario. Esto incluye el uso de herramientas como códigos de barras, etiquetas RFID y software de gestión de stock.
  4. Control: Gestionar el inventario para evitar el exceso de existencias o las roturas de stock. Esto implica establecer puntos de reorden y mantener registros de inventario precisos.
  5. Previsión: Predecir las necesidades futuras de inventario basándose en datos históricos, tendencias del mercado y análisis de la demanda.

Ventajas de la gestión de stock

Niveles de existencias optimizados

Al mantener niveles óptimos de existencias, las empresas pueden asegurarse de que disponen de existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes sin tener un exceso de existencias que consuma espacio y recursos de almacén. Por otra parte, una gestión adecuada del inventario reduce los costes asociados al almacenamiento, el deterioro y la obsolescencia.

Mejora del flujo de caja

Una gestión eficaz del inventario ayuda a las empresas a mantener un flujo de caja sano. El capital no se inmoviliza innecesariamente en un exceso de inventario, lo que permite a las empresas invertir en otras áreas de crecimiento.

Mejores informaciones y previsiones

Los registros de inventario precisos y el análisis de datos proporcionan información valiosa para la previsión de la demanda y la planificación empresarial. Las empresas pueden anticiparse a las tendencias del mercado y ajustar sus estrategias de inventario en consecuencia.

Operaciones racionalizadas

Una gestión eficaz del inventario se integra perfectamente con otros procesos de la empresa, lo que facilita unas operaciones más fluidas y reduce la complejidad de gestionar grandes inventarios.

📝 También te puede interesar: Los 10 mejores softwares de gestión de inventarios  

¿Por qué deberías utilizar una solución de gestión de inventarios?

La implementación de una solución de gestión de stock puede revolucionar la forma en que una empresa gestiona su inventario.

En primer lugar, las soluciones de inventario automatizadas reducen considerablemente los errores humanos. Los códigos de barras, las etiquetas RFID y la recogida automática de datos garantizan la precisión de los registros de inventario. El uso de un software de gestión de inventarios automatiza muchas tareas repetitivas, como el procesamiento de pedidos y la monitorización del nivel de stock, liberando tiempo para que los empleados se centren en actividades más estratégicas.

Estas soluciones proporcionan visibilidad en tiempo real de los niveles y ubicaciones de las existencias. Las empresas pueden monitorizar los movimientos de existencias y las actualizaciones de estado al instante, lo que hace que la gestión del inventario sea más dinámica y reactiva. Por otra parte, tanto si una empresa tiene un solo almacén como múltiples ubicaciones en todo el mundo, el software puede adaptarse a volúmenes y complejidad crecientes.

Un sistema avanzado de gestión de inventarios, como Infraspeak, ofrece potentes herramientas de análisis de datos. Éstas ayudan a las empresas a analizar tendencias, prever la demanda y tomar decisiones informadas sobre la adquisición de inventario y su distribución. Al optimizar el control de inventario, una solución de gestión de inventarios puede reducir los costes operativos, el exceso de inventario y evitar la falta de existencias, lo cual contribuye a reducir los gastos generales.

5 formas de mejorar la gestión de stock

1. Realiza auditorías y recuentos cíclicos

Las auditorías de inventario y los recuentos cíclicos ayudan a garantizar la exactitud de los registros de inventario. A diferencia de los recuentos físicos anuales, el recuento cíclico consiste en contar un subconjunto del inventario de forma periódica. Esta práctica puede revelar discrepancias entre los niveles de inventario registrados y los reales, lo que permite a las empresas abordar los problemas con prontitud. Una auditoría coherente ayuda a mantener datos fiables sobre las existencias, lo que es esencial para una gestión eficaz del inventario.

2. Optimiza las cantidades de pedido

El uso de técnicas como la Economic Order Quantity (EOQ – en español, “cantidad económica de pedido”) puede ayudar a determinar el tamaño de pedido más rentable. La EOQ equilibra los costes de pedido con los costes de mantenimiento para minimizar los costes totales de inventario. Al optimizar las cantidades de los pedidos, las empresas pueden reducir los costes de almacenamiento, evitar el exceso de existencias y asegurarse de que disponen de inventario suficiente para satisfacer la demanda sin tener que volver a hacer pedidos con frecuencia.

3. Mejora la gestión de proveedores

Establecer relaciones sólidas con los proveedores es clave para garantizar entregas fiables y puntuales. Una gestión eficaz de los proveedores implica negociar mejores condiciones, como descuentos y condiciones de pago flexibles, y garantizar una comunicación clara sobre los plazos de entrega y las cantidades de los pedidos. Las buenas relaciones con los proveedores también pueden ayudar a las empresas a responder más eficazmente a los cambios en la demanda o a las interrupciones de la cadena de suministro.

4. Utiliza la previsión de la demanda

Una previsión precisa de la demanda implica utilizar datos históricos de ventas, análisis de mercado y análisis predictivos para anticipar las necesidades futuras de inventario. Al comprender las tendencias y las fluctuaciones estacionales, los niveles de inventario pueden alinearse de forma proactiva.

5. Implementa un software de gestión de inventarios

Utilizar un software específico de gestión de inventario, como Infraspeak, puede agilizar y automatizar varias tareas relacionadas con el inventario. Este software proporciona un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario, automatiza los procesos de reordenación y genera informes detallados. Funciones como el escaneo de códigos de barras, el etiquetado RFID y la accesibilidad móvil garantizan la precisión y la eficiencia; además, la integración del software con otros sistemas empresariales como ERP y CRM mejora la coherencia operativa general.

¿Por qué una PIM es ideal para la gestión de inventarios?

Mientras que el software de gestión de inventario habitual se centra principalmente en el seguimiento y la gestión de los niveles de inventario, una plataforma inteligente de mantenimiento (PIM) como Infraspeak ofrece un enfoque más completo al integrar la gestión del mantenimiento con el control del inventario.

Enfoque holístico y coordinación sin fisuras

Una PIM integra la gestión del inventario con las operaciones de mantenimiento, proporcionando una visión holística de ambas. Esto garantiza que el inventario no sólo se controla, sino que también se alinea con los calendarios y requisitos de mantenimiento. Al vincular el inventario con las tareas de mantenimiento, las empresas pueden garantizar que las piezas y materiales necesarios estén siempre disponibles para las reparaciones y actividades de mantenimiento, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la eficiencia operativa.

Información basada en datos

Infraspeak utiliza análisis de datos avanzados y sensores IoT (Internet de las cosas) para monitorizar el estado de los equipos. Se adopta un enfoque proactivo, que ayuda a planificar las necesidades de inventario con antelación, garantizando que las piezas estén disponibles antes de que se necesiten. ¡Adiós a los retrasos, hola a la productividad!

Informes y análisis mejorados

Las PIM proporcionan análisis detallados no sólo de los niveles de inventario, sino también del rendimiento de los equipos, los programas de mantenimiento y la eficiencia operativa, lo que te permite tomar decisiones informadas sobre los procesos de inventario y mantenimiento. Puedes generar informes totalmente personalizables que ofrecen información inteligente sobre el uso del inventario, los costes de mantenimiento y la gestión del ciclo de vida de los equipos, lo que facilita la planificación estratégica y la mejora continua.

Mejor asignación de recursos

Al integrar la gestión del inventario con el mantenimiento, puedes estar seguro de que los recursos se utilizan de forma eficiente. Por ejemplo, las piezas pueden asignarse a tareas de mantenimiento críticas, evitando el exceso de existencias de artículos menos críticos y la falta de existencias de los esenciales. Infraspeak también ayuda a gestionar los recursos de mano de obra mediante la programación eficaz de las tareas de mantenimiento, garantizando que los técnicos dispongan de las piezas y herramientas necesarias para completar su trabajo sin retrasos.

Supervisión y alertas en tiempo real

Actualizaciones en tiempo real de los niveles de inventario, estado de los equipos y actividades de mantenimiento: una PIM te proporciona todo esto y más, para que cualquier problema se afronte con prontitud, evitando así interrupciones en las operaciones. Recibe alertas y notificaciones automáticas sobre niveles bajos de existencias, fechas de vencimiento de mantenimiento y anomalías en los equipos.

Escalabilidad y flexibilidad

Por último, pero no por ello menos importante, las PIM son altamente escalables y pueden adaptarse a las crecientes necesidades de cada empresa. Tanto si se trata de la gestión de una única instalación como de múltiples ubicaciones, Infraspeak puede gestionar una mayor complejidad y volumen sin comprometer la eficiencia. Los flujos de trabajo y las funciones personalizables pueden adaptarse a las necesidades específicas del sector, de modo que la solución se adecúe a los requisitos exclusivos de tu operación.

Una charla de 10 minutos es todo lo que necesitas.
Descubre cómo Infraspeak puede ayudar con el mantenimiento inteligente.