O que é a conformidade em Facility Management? 

“Conformidade” (ou “compliance”, em Inglês) é “estar em concordância” com um determinado plano, regulamento, legislação ou norma. Portanto, a conformidade em Facility Management implica cumprir um determinado plano de tarefas, regulamentos de segurança, a legislação do país ou normas NBR ou ISO.

Mas essa definição é muito geral! Para garantir a conformidade em manutenção e FM, o gestor tem que se familiarizar com os objetivos de cada empresa e com o regulamento do país. Além disso, como o outsourcing é extremamente comum em FM, também se deve fazer a gestão da conformidade dos fornecedores.

Fórmula da conformidade em manutenção preventiva

A conformidade em manutenção preventiva é a relação entre as tarefas cumpridas e as planejadas. Por exemplo, se houver 60 tarefas planejadas para um mês e só forem executadas 50, o cálculo da conformidade será:

conformidade compliance

Qual é a importância da conformidade em Facility Management?

Ao longo da vida útil de um edifício, as despesas anuais com operação e manutenção variam entre 1-2% do custo inicial. Se considerarmos uma vida útil de 40 anos, a manutenção do edifício pode chegar a ser 80% do custo inicial. No final de 50 anos, o custo da manutenção pode até ser equivalente ao de construção. Por isso, há uma tendência de enxergar o FM como um “custo”.

No entanto, a manutenção, o facility management e a gestão de edifícios são essenciais para que as infraestruturas continuem correspondendo às expectativas, às necessidades e às exigências legais. Veja alguns exemplos de como é importante garantir a conformidade dos fornecedores e o cumprimento da manutenção preventiva:

  • cumprir normas que se aplicam à sua área de negócio, como planos HACCP, regulamento contra-incêndios e outra legislação aplicável;
  • certificar-se que a Gestão Técnica Centralizada (GTC) do edifício, ou Sistemas de Automação e Controle do Edifício, segue os requisitos estipulados pela lei (reveja aqui o que diz a legislação brasileira); 
  • cumprir normas de higiene e segurança, especialmente em relação à prevenção de doenças (por exemplo, a Legionella) e à Qualidade do Ar Interno (QAI);
  • garantir a privacidade dos dados, já que os fornecedores de FM devem assegurar a confidencialidade de toda a informação a que têm acesso;
  • em caso de acidente, demonstrar a conformidade dos seus fornecedores com todas as normas recomendadas evita que a seguradora transfira o ônus para a sua empresa.

Portanto, a conformidade em manutenção e FM não só melhora o desempenho do seu negócio, como te ajuda a poupar dinheiro em multas! Dessa forma, a longo prazo não restam dúvidas que ter fornecedores cumpridores é muito benéfico para a sua empresa. Mas atenção: estabeleça todos os padrões a cumprir num SLA (Acordo de Nível de Serviço) para evitar confusões. 

Por outro lado, se você é fornecedor de serviços, demonstrar a conformidade com os planos de manutenção deve ser uma prioridade. Você deve sempre pensar “estou conseguindo cumprir? Como posso provar ao cliente?”. Com um software de manutenção inteligente, os técnicos conseguem registrar a informação com facilidade e você pode gerar relatórios automáticos.

Quais são as áreas-chave da conformidade em Facility Management?

Como explicamos acima, a conformidade se aplica a qualquer aspecto que caia na esfera do FM. Assim sendo, pode incluir a gestão de conformidade predial (que diz respeito ao ciclo de vida do edifício, por exemplo, a remoção de amianto), protocolos de segurança, manutenção AVAC, e por aí em diante. No entanto, quase sempre se dividem nestas 8 áreas:

  • Legislação (ex: legislação sobre o PMOC);
  • Requisitos (ex: usar materiais homologados);
  • Regras (ex: usar equipamento individual de proteção);
  • Normas (ex: normas ISO, normas da OSHA);
  • Políticas (ex: corresponder à política ambiental da empresa);
  • Transparência (ex: apresentar um relatório ao cliente);
  • Regulações (ex: fazer inspeções periódicas); 
  • Governança (ex: não estipular um código ético).

Nos últimos anos, também surgiu o desafio de garantir a privacidade dos dados recolhidos. Em 2021, um estudo da Honeywell concluiu que 27% dos facility managers tiveram problemas de cibersegurança, o que viola os direitos de proteção de dados. 

Por isso, se você é fornecedor, deve garantir que o seu software está protegido. Se contrata ou subcontrata, deve confirmar se o fornecedor e os dispositivos IoT protegem os dados do utilizador (por exemplo, seguindo a ISO 27001 –Sistemas de Gestão da Segurança de Informação)

Além da privacidade dos dados, a JLL considera que os maiores riscos de não conformidade em Facility Management se concentram nas seguintes áreas:

  • Segurança (manter o equipamento funcionando dentro do padrão);
  • Mão de obra (garantir que têm os conhecimentos adequados);
  • Gestão de fornecedores (tanto do ponto de vista financeiro como ético);
  • Dados (demonstrar a conformidade através de relatórios);
  • Contratos (guardar toda a documentação legal e acordos com fornecedores);
  • Ética (por exemplo, responsabilizar-se pelos seus erros, recusar “ofertas”).

Como melhorar a conformidade em Manutenção e Facility Management?

Idealmente, a conformidade em manutenção preventiva ronda os 90%. Se a sua conformidade está abaixo deste patamar, o primeiro passo é detectar onde estão as não conformidades. Na plataforma da Infraspeak, você consegue encontrar não conformidades facilmente através do app Auditorias.  

Quando detecta uma não conformidade, o primeiro passo é conter os danos: manutenção corretiva. Só depois de ter uma solução – ainda que seja temporária – é que você pode passar para o passo seguinte. Aplicar uma análise de causa raiz (por exemplo, uma simples análise dos 5 porquês) permite descobrir a origem dessa não conformidade e evitar que volte a se repetir. 

O nosso conselho é olhar para a conformidade de forma cíclica. Comece por definir o evento: o que, quem, quando e onde falhou. A seguir, olhe para os indicadores de desempenho e faça uma análise até descobrir a causa. Tente corrigir o problema “de base” e continue a controlar ao longo do tempo. E assim sucessivamente, porque  o mundo a manutenção nunca para.

Quer melhorar a sua conformidade em Facility Management? Gostaria de oferecer mais transparência aos seus clientes? Agende uma demonstração e veja o que uma plataforma de gestão de manutenção inteligente pode fazer por você.