Historicamente, o gerenciamento de instalações (ou facility management – FM) tem sido um processo reativo em que as métricas se baseiam no tempo de resposta ou de resolução. No entanto, as instalações modernas estão se tornando cada vez mais complexas, produzindo uma grande quantidade de dados.
A análise de Big Data é benéfica para o facility management, pois pode fornecer uma compreensão do que está acontecendo, como está acontecendo e o que acontecerá nas instalações.
O que é análise de dados e por que ela é importante em FM e manutenção?
A análise de dados é a ciência de analisar e processar dados brutos para obter percepções significativas e acionáveis, que podem ser usadas para tomar decisões de negócios embasadas. Esses dados brutos precisam ser coletados, organizados e revisados antes de serem analisados.
O software de gerenciamento de instalações foi desenvolvido para ajudar os gerentes e as equipes de manutenção a controlar as operações manuais diárias das instalações. As operações do dia a dia podem incluir o gerenciamento de edifícios, ativos e da equipe responsável pelas operações e manutenção.
Portanto, a análise de dados é importante no software de gerenciamento de instalações, pois ajuda a otimizar o desempenho das instalações, identificando métodos comerciais mais eficientes e reduzindo custos. As empresas podem usar a análise de dados para ajudar a melhorar a comunicação e a transparência, alem de minimizar o tempo de inatividade.
Tipos de análise de dados
Existem quatro tipos de análise de dados:
Descritiva
A análise descritiva é a base do insight de dados. É a forma mais simples e mais comum de análise de dados usada nas empresas. Esse tipo de análise de dados usa informações anteriores para responder à pergunta: “O que aconteceu?“. Os dados descritivos são normalmente apresentados na forma de dashboards, como painéis de KPI, visões gerais de leads de vendas e relatórios mensais de receita.
Diagnóstico
A análise de diagnóstico é a próxima etapa, encontrando a resposta para a pergunta: “Por que isso aconteceu?“. Para entender por que isso aconteceu, a análise diagnóstica utiliza os insights encontrados na etapa de análise descritiva e se aprofunda para encontrar a causa desses resultados.
Esse tipo de análise de dados é útil para as organizações, pois cria mais conexões entre os dados e identifica os padrões de comportamento.
Preditiva
A análise preditiva usa dados anteriores para responder à pergunta: “O que provavelmente acontecerá em seguida?“. O uso de dados resumidos nas análises descritivas e de diagnóstico ajuda a prever logicamente os resultados dos eventos. As previsões lógicas dependem de modelagem estatística, o que exige recursos humanos e tecnologia adicionais para a previsão.
As empresas podem usar a análise preditiva para previsão de vendas, equipes de sucesso do cliente, avaliação de riscos e segmentação de clientes para estabelecer quais leads têm maior probabilidade de conversão. É essencial entender que a previsão é apenas uma estimativa, e a precisão dessa estimativa depende da qualidade dos dados que estão sendo analisados.
Prescritiva
Esse é o tipo final e a fronteira da análise de dados. A análise prescritiva de dados examina o que aconteceu, por que aconteceu e o que pode acontecer para estabelecer o que acontecerá em seguida. A análise prescritiva usa práticas e tecnologias de dados de última geração que exigem um grande compromisso organizacional das empresas.
Embora esse tipo de análise de dados seja o mais procurado, é o tipo mais complexo de análise, sendo que apenas algumas organizações estão equipadas para realizá-lo.
A análise prescritiva envolve algoritmos, técnicas de modelagem computacional, métodos estatísticos e aprendizado de máquina. Todos os caminhos ou padrões de decisão possíveis são considerados com seus resultados prováveis.
Técnicas e ferramentas de análise de dados
Há diferentes métodos e técnicas que os analistas de dados usam para processar dados e extrair informações relevantes. Os métodos e técnicas analíticos mais comuns incluem:
- Análise de fatores
- Análise de regressão
- Análise de séries temporais
- Análise de coorte
- Simulações de Monte Carlo
- Análise de cluster
- Análise de dispersão
- Análise discriminante
Alguns exemplos de ferramentas de análise de dados incluem Microsoft Excel, Tableau, SAS e Power BI. Ao trabalhar com dados confidenciais, as empresas podem optar por testes de penetração regulares. Essas ferramentas verificam se há vulnerabilidades no sistema, ajudando a evitar vazamentos de dados e outros ataques cibernéticos.
Que tipos de dados de instalações devem ser rastreados?
Dois tipos de dados podem ser analisados: qualitativos e quantitativos. Os dados qualitativos são medidas de valor expressas em números, e os dados quantitativos são medidas de categorias variáveis.
Há uma soma infinita de pontos de dados que as empresas podem considerar rastrear; no entanto, aqui estão cinco dos dados mais comumente rastreados:
- Níveis de ocupação de espaço
- Tempos de resposta dos chamados de manutenção
- Manutenção planejada vs. reativa
- Custo por reparo
- Uso e auditorias de energia
Também é fundamental rastrear todos os dados da tecnologia do local de trabalho. As integrações permitem que as empresas conectem equipes, instalações e software e forneçam insights de dados para ajudar a aumentar a eficiência.
Funções da análise de dados do software de gerenciamento de instalações
A análise de dados desempenha um papel significativo no software de gerenciamento de instalações, ajudando as empresas com o seguinte:
Criação de instalações sustentáveis
No mundo de hoje, toda empresa é responsável por garantir que as operações das instalações sejam sustentáveis e ecológicas. A análise de dados é uma excelente maneira de melhorar a eficiência e a utilização dos recursos das instalações.
Ela pode identificar ativos com alto consumo de energia e diminuir os custos de auditoria energética. Isso ajuda as empresas a reduzir sua pegada de carbono, o que é recompensado em países como o Reino Unido.
Melhoria da excelência operacional
A análise de dados fornece insights em tempo real sobre como as instalações utilizam seus ativos. Por exemplo, esses insights podem informar aos gerentes das instalações como e quais recursos estão sendo usados, se há algum desperdício, com que eficiência os processos estão sendo executados e se há algum desafio que os funcionários estejam enfrentando para otimizar a utilização dos ativos.
A Infraspeak acredita que dados são poder. É por isso que a plataforma permite que você crie painéis personalizados, acompanhe KPIs cruciais e acesse dezenas de relatórios, fornecendo insights sobre todos os aspectos de suas operações. Com base nesses insights, você pode identificar gargalos nos processos e resolvê-los para melhorar as operações.
Melhoria do gerenciamento de ativos
Uma instalação possui diversos ativos, como infraestrutura e itens relacionados aos funcionários. O gerenciamento de ativos é uma tarefa importante que exige precisão, pois a ineficiência ou qualquer falha podem resultar em aumento de despesas ou resultados prejudiciais.
Com a análise de dados, os gerentes de instalações podem rastrear a condição, a utilização, o portfólio e a eficácia dos ativos. A Infraspeak ajuda a simplificar o gerenciamento de edifícios com sua própria integração com o BSYS. Transformamos dados em ações reais, sincronizando dados e configurando alertas quando um ativo não está funcionando corretamente.
Redução de custos
A capacidade de identificar problemas antecipadamente e corrigi-los em tempo hábil costuma ter custos menos do que fazê-lo em um estágio posterior. Isso se aplica a todo o espectro de processos e equipamentos. As ferramentas de análise de dados podem ajudar a prever reparos e permitir a manutenção proativa em toda a instalação.
Com a análise de dados, os gerentes de instalações podem determinar gargalos e vazamentos de dinheiro em qualquer processo. Isso permite que eles implementem soluções que reduzam o desperdício e os custos.
Reduza seus custos otimizando seus gastos com a Infraspeak. Seus relatórios analíticos permitem rastrear e gerenciar todos os custos incorridos por meio de uma visão dinâmica dos seus gastos.
Melhora da visibilidade das instalações
Normalmente, os gerentes de instalações calculam a ocupação das instalações de acordo com o custo por pessoa, calculando o valor de acomodar os funcionários em uma instalação designada. Sem medições e ferramentas adequadas, os cálculos são imprecisos e não se sabe se as instalações estão subutilizadas ou funcionando em níveis ideais.
A análise de dados é vital para que os gerentes de instalações tenham visibilidade da ocupação das instalações, melhorando a utilização do espaço e reduzindo os custos de desperdício. A Infraspeak oferece uma análise econômica completa para que você tenha uma visão geral das finanças e da gestão do seu estoque. Isso também pode ajudar a lidar com a expansão de forma mais eficiente.
Automação
A combinação da análise de dados com o software de gerenciamento de instalações garante que a instalação seja eficiente e adaptável em todas as operações. A integração com o Power BI da Infraspeak permite que você cruze os dados, como informações de operação, chamados de manutenção e informações de gerenciamento de ativos, proporcionando a integração perfeita para melhorar a tomada de decisões.
Considerações finais
A análise de dados desempenha um papel crucial em um software de gerenciamento de instalações, fornecendo insights valiosos e capacitando as empresas a otimizar o desempenho das instalações, melhorar a excelência operacional, aprimorar o gerenciamento de ativos e reduzir custos.
Ao aproveitar as técnicas de análise de dados descritivas, diagnósticas, preditivas e prescritivas, os gerentes de instalações podem tomar decisões embasadas, otimizar processos e promover práticas sustentáveis.
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