Hay un concepto bastante extendido que es, más bien, una pregunta: “¿Quién cuida a los cuidadores?”. Esto se puede aplicar a muchos campos ― policía, personal sanitario, etc. ― pero también a pequeña escala.

 

En el caso que atañe a este artículo sería “¿Quien mantiene al mantenimiento?”. Como empresa de mantenimiento, nuestra tarea es cuidar de las estructuras y propiedades de otras personas y negocios.

 

Pero, a la vez, como empresa de mantenimiento, debemos también encargarnos de nuestro propio mantenimiento. Es un continuo trabajo doble. Es por eso que, en pleno siglo XXI, es hora de aprovechar todas las herramientas que la tecnología tiene para darnos. 

 

Toda ayuda es bien recibida, y si esa ayuda se traduce en procesos automatizados y digitales que nos ahorran tiempo, mejor aún. Todo tiempo que ahorremos será también dinero ahorrado.

 

A continuación haremos una breve lista de conceptos y herramientas necesarios para digitalizar tu empresa de mantenimiento sin demasiadas complicaciones.

Hemos dividido tres conceptos generales que creemos abordan en la totalidad lo necesario para el proceso de digitalización de tu empresa de mantenimiento.

1. Softwares

Programa de gestión

Un programa de gestión es, en gran parte, tu mejor aliado. Se trata de un programa que te ayuda a gestionar las cuentas de tu empresa, las facturas, las nóminas, el stock y, en algunos casos, hasta recursos humanos.

 

No se trata de unificar todo esto en un solo departamento, sino, más bien, en mantenerlos independientes pero muy bien conectados entre sí. El inventario y las ventas están estrechamente conectadas. Al igual que las ventas y la facturación. Y, a su vez, también la facturación y el inventario.

 

Toda empresa es cíclica y un programa de gestión nos puede ayudar a automatizar procesos, manteniendo conectados todos los aspectos de la empresa.

 

Si, además, como suele pasar, la contabilidad te da dolor de cabeza, pueden ser de gran ayuda. Los programas de gestión te ayudan a recordar tasas, impuestos o conectarse con tu banco para tener al día tu libro diario.

 

Las empresas del País Vasco se han volcado a los programas de gestión tras la implantación de TicketBAI, un nuevo sistema fiscal local. Aunque no afecte a tu zona, te recomendamos que le eches un vistazo, ya que podría implementarse en todo el país, como sucedió en España o Portugal.

Programa de gestión de clientes

¿Pero no acabamos de hablar de programas de gestión? te preguntarás. De hecho, así es, pero aquí queremos meternos en un programa un poco más específico que se basa en nuestro bien más preciado: los clientes.

 

Sin ellos, no hay trabajo, sin trabajo no hay ingresos y ya sabemos que pasa si no hay ingresos. Es por eso que recomendamos los CRM (Customer Relationship Management o Gestor de las relaciones con clientes en español), ya que son de gran ayuda para mantener y cuidar nuestros clientes.

 

Un cliente satisfecho es un cliente que repetirá y nos recomendará. Eso supone un activo doble: nos aseguramos un cliente y a la vez podemos ganar uno o varios nuevos.

 

Una muy buena manera de afianzar clientes es prestando mucha atención a ellos. Con un CRM podemos centralizar todas las actividades que tienen que ver con los clientes: sus datos, preferencias y así agilizar los procesos, darles un trato más cercano y personal.

Programas de comunicación

La comunicación es primordial en toda empresa. Si queremos tener todo bajo control, debemos en todo momento saber qué está pasando. Como es imposible estar en todos los sitios al mismo tiempo, necesitamos que haya buena comunicación.

 

Como Facility Management, debes poder tener una comunicación fluída internamente (entre trabajadores) y externamente (con los clientes). De esta manera siempre puedes saber si todo funciona correctamente y, sobre todo, si hay algún error.

 

Un error comunicado a tiempo, nos da margen de maniobra para solucionarlo o avisar al cliente para que no se lleve una sorpresa.

Plataformas Inteligentes de Mantenimiento (PIM)

Una Plataforma Inteligente de Mantenimiento (PIM) es un ecosistema flexible e inteligente de aplicaciones y hardware totalmente conectados que hace que toda tu operación de mantenimiento – personas, edificios, activos, software, hardware IoT (Internet de las Cosas) – comunique y trabaje en conjunto.

De este modo, podrás aprovechar (mejor) los datos para automatizar las tareas y realizar predicciones inteligentes que ahorran tiempo y posibilitan todo tipo de operaciones de mantenimiento para los próximos 10 años.

2. Formación

De nada sirve actualizar nuestras estructura, si no nos actualizamos a nosotros mismos. La formación es muy importante para poder crecer.

Formación para gerentes

Si queremos crecer, necesitamos avanzar y ponernos al día. Para eso, necesitamos formarnos. Como gerentes, es primordial estar al día de todo lo que pasa en la empresa, pero también debemos estar al día de los avances que nos pueden afectar.

 

Hemos hablado anteriormente de softwares y herramientas que nos ayudan a gestionar nuestras empresas de mantenimiento, pero no todas valen y, si bien son intuitivas, no quiere decir que sepamos utilizarlas de primeras.

 

Es necesario aprender y familiarizarnos con las nuevas herramientas para sacarles el máximo provecho y poder, así, amortizar el gasto.

Formación para trabajadores

Muchas empresas se centran en sus cargos superiores o de gerencia y se olvidan de los trabajadores que llevan a cabo las labores.

 

Es muy importante en todo el proceso de digitalización, que todos los elementos estén implicados. Si no se hace incluyendo a todo el equipo, no será efectivo y simplemente perderemos tiempo ― y, obviamente, también dinero.

 

Es por eso que debemos formar a nuestros trabajadores para que estén al día con todas las novedades de la empresa. Ellos deberán también utilizar las herramientas digitales que la empresa implementará y son una parte fundamental para que funcionen correctamente.

 

Además de enseñarles a utilizar las herramientas, es importante explicarles porqué se implementan y cómo su uso hará que todos los procesos sean más fluidos y fáciles para todos.

3. Análisis

Ya tenemos los programas y sabemos cómo usarlos, ¿Y ahora? Aún quedan cosas por hacer, y el análisis de la información es algo que debemos tener siempre en cuenta. 

 

Los datos son de las informaciones más valiosas que tenemos y las herramientas que usamos nos ayudan a recopilarlos y generar informes que debemos analizar.

 

Por un lado, tenemos los datos sobre los clientes: nos ayudan a adelantarnos a sus necesidades y mejorar sus experiencias. Además nos ayuda a buscar potenciales clientes.

 

Por el otro, los datos sobre nuestra propia empresa: podemos ver si hay algún fallo o si algún proceso que no está funcionando como debiera.

 

Recopilar datos es necesario, pero lo realmente importante es analizarlos y sacar algo positivo de ellos.

 

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En este artículo, hemos intentado abarcar todos los conceptos e ideas más importantes a la hora de digitalizar nuestra empresa de mantenimiento. 

Conociendo nuestra propia empresa e investigando sobre qué herramienta elegir y cómo nos puede ayudar a mejorar nuestros procesos es un gran primer paso. El resto, llegará solo.