Producir más con menos, lograr la eficiencia energética, ser más sostenible, crear un entorno seguro y saludable para los trabajadores. Son objetivos que varias empresas, de diferentes sectores y tamaños, tratan de alcanzar. Estas empresas quieren ser más competitivas y uno de los factores que contribuyen a ello es, sin duda, el buen funcionamiento del espacio físico que ocupan.
Frente a este escenario, hay un profesional indispensable: el Facility Manager (FM). Es él o ella quien se asegurará de que todo funcione lo mejor posible y, como el mundo está cambiando constantemente, es importante que busque continuamente las mejores prácticas e intente mejorar los procesos y servicios.
Cuando el Facility Management no es bien ejecutado, los problemas surgen de inmediato, ya sea en la limpieza, el mal funcionamiento de los equipos o incluso en la mala conservación de los espacios… Todos fallos muy perceptibles, aunque no todos en la empresa saben cómo funciona el Facility Management. Pero en algunos casos, esta área se sigue viendo como un coste y no como un aliado estratégico de la empresa. Debido a esta mentalidad, no es raro que los FM tengan dificultades para aprobar proyectos y presupuestos.
Estar un paso adelante, resolver problemas y ser consciente de posibles imprevistos forma parte de la rutina de los FM, pero no siempre los de fuera son conscientes de ello. Entonces, ¿cómo demostrar el valor de la Facility Management a sus superiores?
No cabe duda de que el sector del Facility Management necesita demostrar su valor y probar que la inversión x dio lugar a y. Una buena manera de lograrlo es mediante la presentación de informes bien estructurados.
¿Cuál es la importancia de un informe de gestión?
El informe es un documento que presenta el desempeño de cada departamento o de ciertas acciones dentro de la empresa. De esta manera, puede tener una visión general de los resultados y tomar decisiones con datos concretos.
Para que esto sea posible, es importante que el informe sea claro, objetivo e incluya las informaciones más relevantes, utilizando un lenguaje sencillo (no técnico) que cualquiera pueda comprender fácilmente.
Además de mostrar los resultados de Facility Management, un informe bien elaborado también ayuda a encontrar oportunidades, a mejorar la utilización de los recursos y a hacer un seguimiento del historial de los datos.
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¿Cómo elaborar informes en Facility Management?
Al escribir un informe, hay que adoptar un método que haga la comunicación más asertiva. Para hacerlo, siga estos pasos:
1. Definir el objetivo
Antes de empezar, piense en cuál es el objetivo y lo que espera del informe. Esto le ayudará a estructurar el contenido y a planificar los datos y análisis necesarios.
2 . Eligir los temas
No hay un método definitivo para preparar un informe. Básicamente, se deben exponer los datos de manera organizada para aclarar el desempeño de un departamento en particular y ayudar en la toma de decisiones, pero se pueden utilizar los siguientes temas como base:
- Autor y respectivo título (nombre de la persona responsable de preparar el informe, su departamento y fecha de entrega);
- Objetivos del informe;
- Resumen de lo que se tratará;
- Contenido con una secuencia lógica;
- Resultados con observaciones y análisis;
- Referencias que indiquen las fuentes de los datos.
3 . Pensar en el contenido
El modelo del documento que presentará debe seguir un orden que ayude al lector a comprender los datos (por ejemplo, un orden cronológico).
Adapte el informe a la audiencia que lo recibirá: considere lo que es importante que esa persona retenga. ¿Es necesario insertar una explicación más profunda? ¿Serían los datos más comprensibles con un gráfico? Haga el informe más atractivo y utilice subtítulos y un índice para que la información sea más fácil de encontrar.
¡Evite incluir informaciones y datos innecesarios! En muchos casos, los gestores necesitan evaluar informes de diferentes áreas y pueden no tener el tiempo necesario para absorber toda la información.
También será más fácil si incluye una conclusión con un análisis y recomendaciones, explicando cómo una inversión determinada ha logrado el resultado esperado, o cómo la mejora que usted propone ayudará a la empresa o a los empleados.
Una vez que esté listo, revíselo con cuidado. Compruebe que no falta información, que no hay exceso de datos, errores gramaticales o de ortografía, y que los datos no son erróneos o están desactualizados. Todo esto influye en la credibilidad de la información que está transmitiendo.
4. Estar atento a los KPI
Los KPIs (Key Performance Indicators) o Indicadores-Clave de Desempeño son los pilares para crear un buen informe. Están relacionados con las necesidades de la empresa y son un parámetro para analizar cuán cerca están las acciones del resultado esperado. Al elegir los indicadores, hay que tener en cuenta su pertinencia, su mensurabilidad y su facilidad de análisis. Use la regla SMART:
S – Specific (Específica)
M – Measurable (Mensurable)
A – Attainable (Alcanzable)
R – Relevant (Relevante)
T – Time based (Basado en el tiempo)
Cuanto más relevante y bien definida sea la métrica, más probable es que ayude a tomar buenas decisiones. Otro punto importante es evitar elegir demasiados datos para seguir. Definir los KPI correctos facilita no sólo su análisis, sino también el de otros que no acompañan su trabajo a diario.
5. Usar la tecnología
Con el ritmo acelerado de la vida cotidiana, no siempre es fácil vigilar todos los aspectos de un área tan multidisciplinaria como el Facility Management. Esto puede ser un reto para preparar un informe efectivo que muestre el valor de su trabajo a sus superiores.
Utilizar una Plataforma Inteligente de Mantenimiento (PIM) puede ser de gran ayuda para ahorrar tiempo y recopilar datos de manera más precisa y ágil.
Establezca una buena comunicación para que el área de Facility Management sea cada vez más valorada en las empresas y se la perciba como un socio estratégico. Tal vez este reconocimiento no se haga realidad mañana ya … ¡Pero cuanto más resultados demuestre, más cerca estará de ese futuro!
