Produzir mais com menos, conseguir eficiência energética, ser mais sustentável, criar um ambiente seguro e saudável para os trabalhadores. Estes são objetivos que várias empresas, de diferentes setores e tamanhos, procuram alcançar. Estas empresas querem ser mais competitivas e um dos fatores que contribuem para isso é, sem dúvida, o bom funcionamento do espaço físico que ocupam.
Perante este cenário, há um profissional indispensável: o Facility Manager (FM). É ele ou ela quem vai assegurar que tudo funciona tão bem quanto possível e, como o mundo está em constante mudança, é importante que procure continuamente as melhores práticas e tente aperfeiçoar sempre processos e serviços.
Quando o Facility Management não é bem executado, os problemas aparecem de imediato, seja na limpeza, no mau funcionamento de equipamentos ou até mesmo na má conservação dos espaços… Tudo falhas muito percetíveis, ainda que nem todos na empresa saibam como o Facility Management funciona.
Como é um setor relativamente recente, é possível que nunca tenha ouvido falar de Facility Management ou que não saiba bem o que significa. Em alguns casos, esta área ainda é vista como um custo e não como uma aliada estratégica da empresa. Devido a este mindset, não é raro os FMs terem dificuldade a aprovar projetos e orçamentos.
Estar sempre um passo à frente, resolver problemas e ficar atento a possíveis imprevistos fazem todos parte da rotina dos FMs, mas nem sempre quem está de fora se apercebe. Então, como mostrar o valor do Facility Management aos seus superiores?
Sem dúvida que o setor de Facility Management precisa de demonstrar o seu valor e provar que o investimento x resultou em y. Uma boa maneira de o conseguir é através de relatórios bem estruturados.
Qual é a importância de um relatório de gestão?
O relatório é um documento que apresenta o desempenho de cada departamento ou de determinadas ações dentro da empresa. Assim, consegue ter uma visão geral dos resultados e tomar decisões com dados concretos.
Para que isso seja possível, é importante que o relatório seja claro, objetivo e inclua as informações mais relevantes, usando uma linguagem simples (não técnica) que qualquer pessoa possa entender com facilidade.
Além de mostrar os resultados do Facility Management, um relatório bem elaborado também ajuda a encontrar oportunidades, a melhorar a utilização dos recursos e a acompanhar o histórico de dados.
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Como criar relatórios de Facility Management
Ao escrever um relatório, é preciso adotar um método que torne a comunicação mais assertiva. Para isso, siga estes passos:
1. Defina o objetivo
Antes de começar, pense qual é o objetivo e o que espera dos seus relatórios de Facility Management. Isso ajudará a estruturar o conteúdo e a planear os dados e as análises necessárias.
2. Escolha os tópicos
Não há um método definitivo para preparar um relatório. Basicamente, deve expor os dados de maneira organizada para esclarecer o desempenho de um determinado departamento e auxiliar na tomada de decisão, mas pode usar os seguintes tópicos como base:
- Autor e respetivo título (nome do responsável pela elaboração do relatório, o seu departamento e a data de entrega);
- Objetivos do relatório;
- Resumo do que será abordado;
- Conteúdo com uma sequência lógica;
- Resultados com observações e análises;
- Referências que indiquem as fontes dos dados.
3. Pense no conteúdo
O modelo do documento que irá apresentar deve seguir uma ordem que ajude o leitor a compreender os dados (por exemplo, uma ordem cronológica).
Adapte o relatório ao público que o irá receber: tenha em consideração o que é importante aquela pessoa reter. Será necessário inserir uma explicação mais aprofundada? Os dados seriam mais compreensíveis acompanhados de um gráfico? Torne o relatório mais atrativo e use subtítulos e um índice para que a informação seja mais fácil de encontrar.
Evite incluir informações e dados desnecessários! Em muitos casos, os gestores precisam de avaliar relatórios de diferentes áreas e podem não ter o tempo necessário para absorver toda a informação.
Também será mais fácil se incluir uma conclusão com uma análise e recomendações, a explicar como um determinado investimento alcançou o resultado esperado, ou de que maneira a melhoria que está a propor vai ajudar a empresa ou os funcionários.
Depois de estar pronto, reveja com atenção. Verifique se não falta nenhuma informação, se não há dados em excesso, erros de gramática ou ortografia, dados equivocados ou desatualizados. Tudo isso influencia a credibilidade da informação que está a transmitir.
4. Preste atenção aos KPIs
Os KPIs (Key Performance Indicators) ou Indicadores-Chave de Desempenho, são os pilares para a criação de um bom relatório. Estão relacionados com as necessidades da empresa e são um parâmetro para analisar o quão próximas as ações estão do resultado esperado. Ao escolher os indicadores, é preciso ter em conta a sua relevância, mensurabilidade e facilidade de análise. Utilize a regra SMART:
S – Specific (Específica)
M – Measurable (Mensurável)
A – Attainable (Atingível)
R – Relevant (Relevante)
T – Time based (Limitada no tempo)
Quanto mais relevante e bem definida for a métrica, maior a probabilidade de ajudar a tomar boas decisões. Outro ponto importante é evitar escolher um número excessivo de dados para acompanhar. Definir os KPIs certos facilita não só a sua análise, mas também a de outras pessoas que não acompanham o seu trabalho no dia a dia.
5. Use a tecnologia
Com o ritmo acelerado do dia a dia, nem sempre é fácil manter-se atento a todos os aspetos de uma área tão multidisciplinar como o Facility Management. Isso pode ser um desafio para preparar um relatório de Facility Management eficaz e que mostre o valor do seu trabalho aos seus superiores.
Usar uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) pode ser uma grande ajuda para economizar tempo e reunir dados de forma mais precisa e ágil.
Estabeleça uma boa comunicação para que a área de Facility Management seja cada vez mais valorizada dentro das empresas e percecionada como uma parceira estratégica. Talvez este reconhecimento não se torne uma realidade já amanhã… Mas, quanto mais resultados demonstrar, mais perto estará desse futuro!
