Produzir mais com menos, ter eficiência energética, ser mais sustentável, ter um ambiente seguro e saudável para os trabalhadores. Estes são objetivos buscados por empresas de diferentes setores e tamanhos. Elas querem ser mais competitivas no mercado e um dos fatores que contribui para isso é, sem dúvida, o bom funcionamento do espaço físico em que ocupam.

Nesse cenário um profissional se mostra indispensável: o Facility Manager (FM). É ele (ou ela) quem vai assegurar que tudo funcione da melhor forma possível e como o mundo está em constante mudança, é importante que busque as melhores práticas e o aprimoramento de processos e serviços. 

Se o gerenciamento de Facilities não é bem executado os problemas logo aparecem, seja na limpeza ou mau funcionamento de equipamentos ou até mesmo na má conservação dos ambientes… Tudo muito perceptível, ainda que nem todos na empresa saibam como funciona a área.

Por ser um setor relativamente novo no Brasil, é comum encontrar que nunca tenha ouvido falar de Facilities. Em alguns casos, a área ainda é vista como custo e não como uma aliada estratégica da empresa e muitas vezes os FMs têm dificuldades em aprovar projetos e orçamentos.

“Matar um leão por dia”, resolver problemas e estar sempre atento a possíveis imprevistos fazem parte da rotina, mas nem sempre quem está de fora enxerga o que está acontecendo.

Mas, então, como mostrar o valor da área aos superiores?

Sem dúvida o setor de Facilities precisa mostrar suas ações, provar que o investimento x resultou em y. Uma boa maneira de conseguir isso é por meio de relatórios bem estruturados.

Neste texto você encontrará algumas dicas para apresentar seus resultados com eficiência. Confira a seguir!

Qual a importância de um relatório gerencial?

O relatório é um documento que traz o desempenho das áreas ou de determinadas ações dentro da empresa. Ele possibilita uma visão geral dos resultados e auxilia na tomada de decisões.

Para que isso seja possível, é importante que o relatório seja claro e objetivo, trazendo as informações mais relevantes e com uma linguagem simples (não técnica), para que qualquer pessoa possa entender com facilidade.

Além de mostrar os resultados da área de Facilities, um relatório bem elaborado também ajudará a encontrar oportunidades, melhorar a utilização dos recursos e acompanhamento do histórico de dados.

Ao criar um relatório é preciso adotar um método que ajude a tornar a comunicação mais assertiva. Para isso, você pode seguir alguns passos:

1 – Defina o objetivo

Antes de começar o relatório pense em qual será o objetivo dele, o que é esperado. Isso ajudará a pensar no conteúdo, em quais dados e análises serão necessárias.

2 – Escolha os tópicos

Não há um método fixo para a criação de um relatório, basicamente ele trará dados de maneira organizada para compreender o desempenho de determinado setor e auxiliar na tomada de decisão, mas você pode tomar como base os seguintes tópicos:

  • Título (nome do responsável pela elaboração, seu departamento e data de entrega);
  • Objetivos do relatório;
  • Resumo do que será abordado;
  • Conteúdo com uma sequência lógica; 
  • Resultados com observações e análises;
  • Referências, informando a origem dos dados.

3 – Pense no conteúdo

O modelo do documento que você irá apresentar deverá seguir uma ordem que ajude na compreensão como uma sequência cronológica, por exemplo.

Adapte o relatório a quem irá recebê-lo, considerando o que é importante aquela pessoa saber. Será necessário inserir uma explicação mais aprofundada? Aquele dado ficaria melhor em um gráfico?

Torne o relatório mais atrativo, facilitando a localização das informações através de subtítulos e índice. 

Evite incluir informações e dados desnecessários, em muitos casos os gestores precisam avaliar relatórios de diferentes áreas e podem não ter o tempo necessário para consumir toda a informação.

Também facilitará se você incluir uma conclusão com uma análise e recomendações, explicando como determinado investimento chegou ao resultado esperado, ou de que maneira a melhoria que você está propondo ajudará a empresa ou os funcionários.

Depois de tudo pronto, revise com atenção. Veja se todas as informações estão apresentadas, se não há dados em excesso, erros de gramática ou ortografia, dados equivocados ou desatualizados. Tudo isso impacta na credibilidade da informação que está sendo transmitida.

 

4 – Atente-se aos KPIs 

Os KPIs (Key Performance Indicators) ou Indicadores-Chave de Desempenho, são pilares para a criação de um bom relatório. Eles estão relacionados às necessidades do negócio e são um parâmetro para analisar o quanto as ações estão próximas do resultado esperado.

Ao escolher os indicadores, é preciso considerar sua relevância, facilidade de mensuração e análise. Você pode utilizar a regra da meta SMART:

S – Specific (Específica)

M – Measurable (Mensurável)

A – Attainable (Atingível)

R – Relevant (Relevante)

T – Time based (Temporal)

Isso significa que, quanto mais relevante para o objetivo e bem definida for a métrica, mais ela poderá ajudar a tomar melhores decisões. Outro ponto importante é evitar escolher um número excessivo de dados para acompanhar. Isso facilitará não só a sua análise, mas também de outras pessoas que não acompanham a área no dia a dia.

 

5 – Use a tecnologia

Com a rotina corrida, muitas vezes fica difícil manter a atenção completa em diferentes aspectos de uma área tão multidisciplinar como a de Facilities. Isso pode ser um desafio na hora de produzir um relatório eficiente e que mostre o valor da área aos superiores.

O uso de um software de gestão pode ser de grande ajuda e economizar tempo, reunindo dados de forma mais precisa e ágil.

Aproveite-se sempre de uma boa comunicação, para que a área de Facilities seja cada vez mais valorizada dentro das empresas e vista como parceira estratégica. Talvez este reconhecimento não seja uma realidade para você hoje, mas quanto mais você mostrar o quanto está conseguindo realizar, mais será percebido!