Elevadores funcionando, ar-condicionado na temperatura ideal, limpeza impecável, plantas regadas e saudáveis, infraestrutura segura e geração de grande economia para a empresa; tudo acontecendo na mais perfeita ordem. Parece até mágica, mas não é! Nesse caso, quem comanda o “show” é o time de gestão de Facilities.

Muitas vezes, considerado invisível, o gestor de Facilities é o grande tutor da Administração, do Gerenciamento e da Operação de uma empresa.

E, para ingressar na área, o perfil multidisciplinar é uma das principais características que o profissional deverá ter.

Grande parte dos que decidem migrar de carreira são da área da Arquitetura, Secretariado e Engenharia, mas, a área tem trazido cada vez mais mais curiosos e gerado muitos interessados de demais segmentos.

Dependendo da estrutura organizacional da empresa, a atuação do gestor difere: empresas menores tendem a ter um Job Description mais aberto e mais abrangente, e empresas de maior estrutura têm uma atuação mais restrita.

O fato é que são necessários conhecimentos que vão além do técnico, e no mundo ideal, são eles:

Administração

Recepção, atendimento ao cliente, organização de arquivos, gestão de estoque, correspondência… Tudo isso e mais um pouco faz parte de uma Administração básica de empresas.

Comunicação é um aliado muito forte, considerando que por ser uma área multidisciplinar, o gestor trabalha com diferentes hierarquias dentro da empresa.

Ao mesmo tempo que é necessário informar dados para a Diretoria, é preciso também ser Líder e gerir funcionários de limpeza, manutenção, jardinagem, entre outros.

O profissional também tem contato com pessoas de diferentes níveis e familiaridade técnica. É fundamental que ele seja capaz de traduzir pareceres técnicos em relatórios de fácil assimilação para profissionais de áreas diferentes, ao mesmo tempo que transmite as diretrizes com precisão para a equipe responsável.

Finanças

É necessário saber gerenciar e supervisionar o orçamento da área. Analisar orçamentos e ser apto a negociar propostas para trazer benefícios para o caixa da empresa.

Preparar estudos, análises e projeto de longo prazo, pensando sempre de forma estratégica, é outro ponto crucial. E claro, para isso, é imprescindível que haja conhecimento no Pacote Office e demais ferramentas tecnológicas.

A área lidera mensalmente um budget alto por ter interface e liderar diversos segmentos: recepção, copa, almoxarifado, limpeza, contratos, frotas, HVAC, transporte e por aí vai.

É importantíssimo ter senso de dono: usar os recursos da empresa da forma mais eficiente possível. Sabe o tal do “mais com menos”? É isso.

Engenharia

Obras, alterações de layout, hidráulica, elétrica, HVAC… São conhecimentos técnicos e rotineiros, além de essenciais na operação de um gestor de Facilities.

Demandas e necessidades diferentes surgem diariamente e resultam em alterações que requerem conhecimento técnico. Na maioria das vezes empresas terceirizadas são acionadas para de fato, botarem a mão na massa, mas quem faz a gestão do escopo e o acompanhamento é a área de Facilities.

É necessário garantir conforto, segurança, funcionalidade e eficiência do ambiente, integrando espaço físico, pessoas, processos e tecnologia.

Direito

De novo: empresas maiores tendem a ter os departamentos bem “nichados”. Nesse caso, a área de Procurement toma conta de fazer a gestão de contratos.

No caso de empresas menores, a área Financeira ou de Facilities assume a homologação de fornecedores, definição do escopo, redige contratos, analisa as cláusulas, garante que o trato contratual está sendo cumprido, monitora o SLA de atendimento etc.

Caso o profissional não tenha conhecimento na área, a equipe Jurídica ou Advogados terceirizados e que trabalham para a empresa também poderão ajudá-lo na interpretação de leis, normas etc.

Recursos humanos

Em empresas em que o Facilities responde para a Diretoria de Recursos Humanos, é comum trabalhar em prol do recrutamento (criar um ambiente que seja favorável para atrair potenciais candidatos), a retenção de talentos, criar um ambiente que seja favorável à inovação (investigar tendências e realizar testes piloto), motivação e produtividade.

Fora isso, o gestor de Facilities é responsável por propiciar um ambiente de trabalho saudável e seguro e acaba tocando projetos que envolvem assuntos Legais – PMOC, PPRO, PCMSO e NRs.

Por fim, alguns insights:

  • É necessário ficar atento às tendências internas: recolher feedback de gerentes, funcionários e clientes, e ouvir o que consideram ser legal e quais melhorias implementariam;
  • Ter conhecimento em mais de um idioma (inglês e espanhol, de preferência), principalmente ao focar em empresas multinacionais. A área de Facilities é relativamente nova no mercado brasileiro e muitas tendências vêm de fora. Ao meu ver, sim, é um fator que pode te desclassificar em um processo de R&S;
  • É importante, também, ser um profissional que vai além do que lhe é exigido e não se acomodar em fazer apenas o básico e satisfatório, e estar ciente de que a área requer realizar atividades fora do expediente e durante o final de semana;
  • Para o gestor não viciar o olhar durante a cotidiano e a rotina, é importante que tenha contato com outros profissionais e colegas através do Benchmarking para dividir ideias e compartilhar as dificuldades;
  • É importante observar as novidades da área de Facilities e as mudanças comportamentais e tecnológicas, e assim expandir o conhecimento para as áreas de Arquitetura e Tecnologia;
  • Não menos importante, é preciso procurar se atualizar e aprimorar seus conhecimentos de forma constante em instituições confiáveis e com experiência no ramo, por ser uma área que está em constante evolução ao passar dos anos e o avanço da tecnologia.

Muito mais do que um administrador, o gestor de Facilities é responsável por pensar em um cenário mais macro, sempre à frente do aqui e do agora.

Todos esses fatores nos levam a concluir que ter um profissional capacitado para unificar a gestão de todas áreas, otimiza as atividades da organização como um todo.

Um abraço,