Aunque reúnas a los mejores jugadores del mundo, puedes perder el Mundial. ¡El talento por sí solo no hace un equipo! Los entrenadores inteligentes ya lo saben, y por eso a menudo consiguen hacer más con menos. Siguiendo la misma lógica, si eres gerente o encargado, la gestión de equipos es gran parte de tu trabajo.

 

Los facility managers y los responsables de mantenimiento se quejan a menudo de que sus departamentos carecen de personal y no reciben suficientes fondos. Hay dos factores principales para esta situación. En primer lugar, el mantenimiento se sigue considerando un «mal necesario» más que un área estratégica. En segundo lugar, incluso cuando se valora el mantenimiento, tienen que hacer frente a la escasez de técnicos de mantenimiento.

 

En cualquier caso, la gestión de equipos es el mejor remedio. Si la dirección no valora el mantenimiento, no puede arriesgarse a empeorarlo con una gestión de equipos ineficiente. Si simplemente no puedes reclutar nuevos talentos, entonces es también en la gestión de equipos donde se encuentran los huevos para tu tortilla. Además — punto extra — contribuyes a la retención del talento y es una buena manera de reducir la rotación de los técnicos.

 

Seis Condiciones para la Eficacia del Equipo

Cuando estás tratando de  resolver un problema, lo más probable es que un directivo ya te haya dicho que «pienses fuera de la caja». Es una forma eficaz de terminar la conversación, pero es tan útil como los consejos del horóscopo. Hablando con conocimiento de causa, la única manera de pensar fuera de la caja es cuestionar todo. Tienes que preguntarte qué es la caja, o no encontrarás forma de salir de ella.

 

Comienza con una pregunta básica, ¿qué es un equipo? Parece una pregunta que haría un niño de 6 años, pero hay respuestas poderosas en esa ingenuidad. En general, pensamos en los equipos como «un grupo de personas que trabajan juntas». Solo que los equipos de gestión de instalaciones suelen ser un cajón de sastre de pequeñas unidades, y algunos técnicos pueden incluso trabajar solos.

 

Cuando los técnicos de mantenimiento están en el terreno, no es como en el fútbol. Es más bien una carrera de relevos, en la que todos corren hacia la misma meta. Es ese objetivo común lo que los une y los convierte en un equipo. Toda empresa presenta su misión y su objetivo a los clientes, pero es el equipo quien debe conocerlos mejor.

 

Si asumimos que la «eficacia» consiste en cumplir ese objetivo, es el momento de analizar el marco de las 6 Condiciones. Los investigadores de Harvard Erin Lehman, Richard Hackman y Ruth Wageman propusieron 6 condiciones que son responsables del 80% de la eficacia del equipo. Empecemos con lo que ellos consideran los «3 esenciales», sin los cuales el equipo tendrá dificultades:

 

Equipo Real

Un equipo es real si el grupo está cohesionado, es interdependiente y estable. Esto significa que (1) un liderazgo claro, (2) una composición estable y (3) unos miembros que puedan contar con los demás para alcanzar sus objetivos son factores que impulsan la eficacia.

 

Declaración de objetivos

¿Dónde quieres ir? ¿Qué es lo primero que debería venir a la mente de tus clientes cuando piensan en ti? Todos los miembros del equipo tienen que encarnar eso. ¿Eres una opción de bajo coste, una opción fiable o una pionera que utiliza tecnologías de vanguardia? Los miembros del equipo deben conocer tu posicionamiento para tener una idea de la dirección a seguir, y sentirse realizados cuando alcanzan el objetivo.

 

💡 No lo pongas demasiado fácil. Tus objetivos deben ser claros pero desafiantes. También deben ser consecuentes, es decir, deben tener un impacto en la organización, en los clientes y en la vida de todas las partes interesadas.

 

Las Personas Adecuadas

Por supuesto, todos los miembros del equipo deben tener los conocimientos técnicos para realizar las órdenes de trabajo. Pero también deben tener la capacidad de trabajar en equipo y tener espíritu de equipo.

 

Una vez que se hayan definido «los esenciales» — un equipo real formado por las personas adecuadas, empujando todas en la misma dirección —, es el momento de pasar a los detalles en las 3 condiciones siguientes. Se denominan «las 3 facilitadoras» porque dan a tu equipo la capacidad de realizar el trabajo.

 

Estructura Sólida

Al igual que una familia, un equipo también necesita una estructura. Si no, ¿cómo evitar que cada miembro vaya por libre? Establecer normas de conducta o directrices de funcionamiento, así como «ceñirse al guion» (en lugar de asignar tareas que deberían ser ejecutadas por otro departamento, por ejemplo) proporciona una mejor estructura de trabajo. Si tienes un equipo grande, estructura diferentes grupos de trabajo.

Entorno de Apoyo

Sentirse apoyado permite al equipo hacer mejor su trabajo. En el contexto de FM, como veremos más adelante, es importante proporcionar la información necesaria, ofrecer formación continua, materiales y las herramientas adecuadas para realizar las tareas (¡como una PIM, por ejemplo!). Además, los miembros del equipo deben sentirse protegidos y que alguien los apoya incluso en los peores momentos.

 

Coaching con Expertos

Puede ser un miembro del equipo. La opinión de un experto facilita la mejora a lo largo del tiempo y puede aconsejar sobre la mejor manera de utilizar los recursos disponibles.

 

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De la eficacia a la eficiencia en Facility Management

Estas 6 condiciones son válidas para todas las industrias. Sin embargo, la eficacia es «solo» la consecución de un objetivo. Los gerentes de mantenimiento e instalaciones tienen que conseguirlo con la menor pérdida de dinero y tiempo posible. Esto es eficiencia. Adaptando el marco de las 6 condiciones, creemos que estas son las mejores prácticas para una gestión de equipos eficiente en Gestión y Mantenimiento de Instalaciones:

 

Fair play 

Un equipo real tiene un objetivo común, por lo que sus miembros deben apoyarse mutuamente. Sin embargo, en lugar de fomentar la colaboración, algunos directivos fomentan la competencia. Aunque la competencia a veces puede conducir a un mejor rendimiento, también puede resultar tóxica. Los empleados pueden ponerse nerviosos y, a veces, recurrir a prácticas poco éticas para cumplir sus cuotas.

 

Una vez más, nos gustaría utilizar un concepto habitual en los deportes — el fair play. Aunque tengas varios equipos en el terreno y compares los resultados mediante KPI, no hay nada más importante que cumplir los objetivos. Durante la pandemia, las herramientas de colaboración e incluso las reuniones virtuales con otros técnicos, los seminarios web o las sesiones de microaprendizaje pueden estimular la cooperación y los lazos comunes.

 

Transparencia

La transparencia es siempre una buena política. Ya hemos compartido cómo puedes mejorar la transparencia con los clientes para que sean conscientes del impacto positivo que tienes en su negocio. Ahora es el momento de mirarte al espejo y aumentar la transparencia internamente. ¿Cómo pueden tus empleados trabajar en la oscuridad, sin conocer la visión completa del proyecto?

 

FM trabaja en pro de los objetivos más amplios de la empresa, así que aclara bien lo que la dirección quiere de tu equipo. Sé directo en lo que respecta a los plazos, los flujos de trabajo y los presupuestos. Además, dado que tus objetivos deben ser consecuentes, te animamos a que compartas indicadores relevantes. La transparencia fomenta el entusiasmo y la “implicación a fondo” de los trabajadores.

 

💡 Gestores: más del 50% de la gestión de instalaciones es subcontratada. Si subcontratas a proveedores de FM externos, asegúrate de ser transparente con relación al trabajo. Las empresas externas y los autónomos no leen tu mente, así que hay que darles instrucciones. Una vez que compartas tu propósito, se convertirán en parte del equipo como cualquier otra persona.

 

Autonomía

Asegurarse de que todos los técnicos tienen buenas capacidades técnicas es uno de los «esenciales» de los que hemos hablado antes. Esto significa que están preparados para hacer el trabajo y no necesitan una supervisión constante. Es más, esto puede llegar a incomodarlos y comprometer el espíritu de equipo que deberías intentar construir. Y la microgestión tampoco te ayudará.

 

La autonomía hace que los trabajadores sean más felices y estén más satisfechos con su trabajo, lo que a su vez aumenta el compromiso y la productividad. Tener un encargado que pueda ayudar o asesorar es útil, pero lo puede hacer a distancia. La tecnología móvil permite una comunicación clara dondequiera que estén tus técnicos, y la supervisión en tiempo real calmará al microgestor que llevas dentro.

 

Organización

Proporcionar una estructura sólida implica organización. La FM no es una línea de producción, por lo que la principal cuestión es que los técnicos sepan lo que ha pasado antes de que lleguen. Las órdenes de trabajo minuciosas y bien preparadas son un buen punto de partida, pero puedes ahorrar aún más tiempo con un sistema de gestión del mantenimiento que guarde todos los datos, normas de seguridad y documentos relacionados con cada activo.

 

 

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la organización es un camino de doble sentido. Los gestores también necesitan saber lo que ocurre en el terreno. Qué órdenes de trabajo están todavía abiertas, quién está más cerca de un cliente cuando se comunica una nueva avería, los tiempos estimados de llegada, etc. Utilizar el mismo software para estar al día de lo que ocurre en el terreno es una solución inteligente para mantener a todos los colaboradores en sintonía y organizarse eficientemente.

 

Apoyo

Los equipos prosperan en un entorno de apoyo. En FM y Mantenimiento, esto se relaciona con la organización de la que hemos hablado. No se puede enviar a los técnicos al terreno sin proporcionarles seguridad, herramientas adecuadas y algún tipo de asistencia remota. De lo contrario, se olvidarán de que forman parte de un equipo e improvisarán cuando ocurra lo inesperado.

 

Más allá de ese aspecto técnico, un entorno de apoyo también debe tener en cuenta el equilibrio entre trabajo/casa. ¿Tus técnicos hacen pausas suficientes? ¿Sienten que trabajan demasiados turnos de noche seguidos? ¿Están contentos con el tipo de trabajo que hacen, o les gustaría cambiar de equipo? Para retener a los mejores talentos y motivar a los técnicos, no ignores estas cuestiones.

 

Comentarios y sugerencias

A menudo, la dirección sólo habla con mantenimiento si algo falla. Entonces te toca a ti, el responsable de mantenimiento o de las instalaciones, compensarlo. A todo el mundo le gusta el reconocimiento, y puedes recompensarlos si van por el buen camino. Si utilizas un software inteligente, puedes hacer un seguimiento del rendimiento de cada técnico y dar una respuesta aún más incisiva.

 

Sin embargo, no olvidemos que todos cometemos errores. A veces, es posible que no se alcancen los KPI. El comentario negativo también es necesario para mejorar, pero debe manejarse con mucho cuidado por el bien de la gestión del equipo. Nunca ofendas a nadie, y procura contraponer lo negativo con algo positivo. Empieza con un cumplido, pasa a las impresiones negativas y vuelve a terminar con un comentario positivo.

 

¿Cómo ayuda Infraspeak a los equipos a alcanzar sus objetivos de eficiencia y comunicación?

Más de 40.000 equipos de mantenimiento de todo el mundo utilizan la Plataforma Inteligente de Mantenimiento de Infraspeak. Nuestra plataforma permite a los gestores elegir las apps nativas que necesitan para sus negocios — o las apps que necesitan para gestionar los activos de sus clientes si trabajan en asistencia técnica — y se integra con docenas de otras herramientas, incluido el software de comunicación y productividad.

 

Infraspeak viene también con Infraspeak Gear™, un sistema inteligente que automatiza los flujos de trabajo y hace sugerencias inteligentes. Pero más allá de las tareas de planificación y los planes de mantenimiento, hay algunas apps que nuestros clientes han estado utilizando para mejorar la gestión de los equipos y asignar tareas a múltiples activos simultáneamente:

 

Infraspeak Mobile. Con nuestra app móvil, los técnicos tienen todo el poder del mantenimiento inteligente al alcance de sus dedos. Pueden ver las tareas diarias, las informaciones de los activos, crear órdenes de trabajo e incluso trabajar en modo offline.

 

Análisis. La app de análisis ofrece a los gestores acceso a los indicadores clave de rendimiento y genera informes que pueden compartirse. Si eres transparente con tu equipo o quieres encontrar oportunidades de mejora en conjunto, no busques más.

 

Pedidos. ¿Recuerdas cuando dijimos que debías confiar en las habilidades y conocimientos de tus técnicos?  Nos mantenemos fieles a esa idea. Con la app de pedidos, los técnicos pueden solicitar presupuestos o materiales a sus gestores de forma inmediata. Menos papeleo, menos estrés.

 

Planificación. Equipos grandes y gerentes ocupados pocas veces resultan en «organización». Con la app de planificación de Infraspeak, los directores y encargados pueden comprobar todas las tareas programadas para la semana, asignarlas y optimizar la agenda del equipo.

 

Documentos. La plataforma centraliza toda la información sobre los activos y los planes de mantenimiento. Pero hay una app específica para la gestión de documentos, donde puedes guardar y encontrar todos los documentos legales y técnicos.

 

Geolocalización. Ubica a todos los usuarios en la app, asigna las tareas al equipo o al técnico más cercano y reduce el tiempo medio de reparación. También puedes filtrar por usuario, estado de actividad y disponibilidad.

 

El balance

La gestión de equipos es un pilar para conseguir más eficiencia, mejor supervisión y una comunicación inequívoca. Definitivamente, los facility managers no tienen un trabajo fácil. Tienen que tratar con equipos complejos repartidos en diferentes activos, reaccionar rápidamente cuando se produce una avería y asegurarse de que siempre hay alguien de servicio. Es un reto, pero no imposible.

 

Si proporcionas estas 6 condiciones para la eficacia — con la tecnología adecuada a tu lado —  estamos seguros de que verás mejoras. Además, los técnicos estarán más contentos en el trabajo, lo que ayuda a la gestión y retención de talentos. Todos ganan: tú, tu equipo y, por supuesto, tus clientes.

Guía Definitiva para la Eficiencia en la Gestión del Mantenimiento