Mesmo que junte os melhores jogadores do mundo, é possível que seu time perca a Copa do Mundo. O talento por si só não faz uma equipe! Os treinadores inteligentes já sabem disso, e é por isso que muitas vezes eles conseguem fazer mais com menos. Seguindo a mesma lógica, se você é gestor ou encarregado, a gestão de equipes é uma grande parte do seu trabalho.
Os facility managers e os gestores de manutenção reclamam frequentemente de falta de pessoal nos seus departamentos e acabam precisando subfinanciar. Há dois motivos principais para esta situação. Primeiro, a manutenção ainda é vista como um “mal necessário”, em vez de uma área estratégica. Segundo, mesmo quando a manutenção é valorizada, é necessário fazer frente a uma escassez de técnicos de manutenção.
Seja como for, a gestão de equipes é o melhor remédio. Se a administração não valoriza a manutenção, você não pode arriscar torná-la pior com uma gestão de equipes ineficiente. Se você simplesmente não consegue recrutar novos talentos, então também é na gestão de equipes que encontra o que precisa. Além disso — ponto extra — contribui para a retenção de talentos e é uma ótima forma de reduzir a rotatividade dos técnicos.
Seis condições para a eficácia da equipe
Quando está tentando resolver um problema, é provável que um gestor já tenha te falado para “pensar fora da caixa”. É uma forma eficaz de acabar com a conversa, mas tem a mesma utilidade que os conselhos do horóscopo. Falando com conhecimento de causa, a única forma de pensar fora da caixa é questionando tudo. Você precisa questionar o que é a caixa, ou não vai encontrar forma de sair.
Comece com uma pergunta básica: o que é uma equipe? Parece uma pergunta que uma criança de 6 anos faria, mas há respostas poderosas nessa ingenuidade. Em geral, pensamos em equipes como “um grupo de pessoas que trabalham juntas”. Mesmo que as equipes de gestão de instalações são normalmente uma colcha de retalhos de pequenas unidades, e alguns técnicos até podem trabalhar sozinhos.
Quando os técnicos de manutenção estão no terreno, não é como no futebol. É mais como uma corrida de motoristas, em que todos correm para o mesmo objetivo. É esse objetivo comum que os une e faz deles uma equipe. Todas as empresas apresentam a sua missão e objetivo aos clientes, mas é a equipe que deve precisa os conhecer melhor.
Se assumirmos que “eficácia” é cumprir esse objetivo, é hora de analisarmos o framework das 6 condições. Os investigadores Erin Lehman, Richard Hackman e Ruth Wageman de Harvard propuseram 6 condições que são responsáveis por 80% da eficácia de uma equipe. Vamos começar pelo que eles consideraram os “3 essenciais”, sem os quais a equipe vai ter dificuldades:
Equipe real
Uma equipe é real se o grupo for coeso, interdependente e estável. Isto significa que uma (1) liderança clara, (2) uma composição estável e (3) membros que possam contar uns com os outros para atingirem os seus objetivos. Esses são fatores que impulsionam a eficácia.
Declaração de objetivos
Para onde quer ir? Qual deve ser a primeira coisa que vem na cabeça dos seus clientes quando pensam em você? Todos os membros da equipe precisam encarnar isso. É uma escolha de baixo custo, confiável, ou por algo pioneiro que utiliza tecnologias de ponta? Os membros da equipe precisam saber o seu posicionamento para terem uma ideia da direção que devem seguir e, asim, se sentir realizados quando alcançam o objetivo.
💡 Não facilite muito. Os seus objetivos devem ser claros, mas desafiantes. Eles também devem ser consequente, ou seja, ter impacto na organização, nos clientes, e na vida de todos os stakeholders.
As pessoas certas
Como é óbvio, todos os membros da equipe devem ter as capacidades técnicas para desempenharem as ordens de trabalho. Mas devem também ter a capacidade de trabalhar juntos com o time e ter espírito de equipe.
Assim que “os essenciais” estejam definidos — uma equipe real constituída pelas pessoas certas que puxam todas para o mesmo lado — é hora de passar aos detalhes nas próximas 3 condições. Estas são definidas como “as 3 facilitadoras” porque dão à sua equipe a capacidade de executar o trabalho.
Estrutura sólida
Assim como uma família, uma equipe também precisa de estrutura. Caso contrário, como evita que cada membro vá para o seu lado? Estabelecer normas de conduta ou orientações de funcionamento, bem como “se manter fiel ao guia” (em vez de atribuir tarefas que deveriam ser executadas por outro departamento, por exemplo) proporciona uma melhor estrutura de trabalho. Se tem uma equipe grande, estruture diferentes grupos de trabalho.
Ambiente de apoio
Se sentir apoiada permite à equipe realizar melhor o seu trabalho. No contexto de FM, como veremos em breve, é importante fornecer a informação necessária, providenciar formação contínua, materiais, e as ferramentas certas para desempenhar as tarefas (como uma IMMP, por exemplo!). Além disso, os membros da equipe devem se sentir protegidos, com a certeza de que alguém os apoia mesmo nos piores momentos.
Treinamento com especialistas
Pode ser um membro da equipe. A opinião de um especialista facilita a melhoraria ao longo do tempo e pode aconselhar sobre a melhor forma de utilizar os recursos disponíveis.
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Da eficácia à eficiência no Facility Management
Estas 6 condições são válidas para todas as indústrias. Porém, a eficácia é “apenas” atingir um objetivo. Gestores de manutenção e instalações precisam alcançá-lo com o menor desperdício de dinheiro e tempo possível. Isto é eficiência. Adaptando o enquadramento das 6 condições, acreditamos que estas são as melhores práticas para uma gestão de equipes eficiente em Gestão e Manutenção de Instalações:
Fair play
Uma equipe real tem um objetivo em comum, pelo qual os membros da equipe devem se apoiar mutuamente. Apesar disso, em vez de encorajar a colaboração, alguns gestores incentivam a competição. Embora a competição entre colaboradores possa, em certos momentos, levar a um desempenho melhor, também pode se tornar tóxica. Os trabalhadores podem ficar ansiosos, e muitas vezes recorrerem a práticas pouco éticas para atingirem as suas metas.
Mais uma vez, gostaríamos de utilizar um conceito comum no esporte — fair play. Mesmo que várias equipes estejam no terreno e sejam comparados os desempenhos através de KPIs, não há nada mais importante do que cumprir os seus objetivos. Durante a pandemia, as ferramentas colaborativas e até as reuniões virtuais com outros técnicos, webinars ou sessões de micro aprendizagem podem estimular a cooperação e a criação de laços em comum.
Transparência
A transparência é sempre uma boa política. Já compartilhamos como você pode melhorar a transparência com os clientes, para os consciencializar do impacto positivo que tem nos seus negócios. Agora é hora de olhar no espelho e aumentar a transparência internamente. Como os seus funcionários podem trabalhar às escuras, sem conhecer a visão completa do projeto?
O FM trabalha em prol dos objetivos mais amplos da empresa, então seja claro sobre o que a gestão pretende da sua equipe. Seja direto em relação aos prazos, fluxos de trabalho e orçamentos. Além disso, uma vez que os seus objetivos devem ser consequenciais, te encorajamos a compartilhar indicadores relevantes. A transparência fomenta o entusiasmo e o “vestir a camisa”.
💡 Gestores: mais de 50% da gestão de instalações é terceirizada. Se está terceirizando fornecedores de FM, se certifique de que é transparente sobre o trabalho. As empresas externas e os freelancers não podem ler mentes, por isso é necessário dar a eles uma direção. Assim que compartilharem o seu propósito, vão fazer parte da equipe como qualquer outra pessoa.
Autonomia
Se assegurar de que todos os técnicos têm boas capacidades técnicas é um dos “essenciais” que citamos anteriormente. Isto significa que estão preparados para executar o trabalho e não precisam de supervisão constante. Aliás, isso até pode deixá-los desconfortáveis e comprometer o espírito de equipe que deveria estar sendo construído. E a micro gestão também não vai te ajudar.
A autonomia torna os trabalhadores mais felizes e satisfeitos com os seus trabalhos, o que por sua vez aumenta o compromisso e a produtividade. Ter um encarregado que possa ajudar ou aconselhar é útil, mas isso pode ser feito a distância. A tecnologia móvel permite uma comunicação clara onde quer que os seus técnicos estejam, e o acompanhamento em tempo real irá acalmar o micro gestor que existe dentro de você.
Organização
Providenciar uma estrutura sólida implica organização. O FM não é uma linha de produção, tendo como principal questão informar os técnicos sobre o que aconteceu antes de chegarem. As ordens de trabalho detalhadas e bem preparadas são um bom ponto de partida, mas é possível poupar ainda mais tempo com um sistema de gestão de manutenção que guarda todos os dados, normas de segurança, e documentos relacionados com cada ativo.
Vale a pena ter atenção ao fato de que a organização é uma via de mão dupla. Os gestores também precisam saber o que acontece no terreno. Quais ordens de trabalho ainda estão em aberto, quem está mais perto de um cliente quando uma nova falha é reportada, tempos estimados de chegada, etc. Usar o mesmo software para se manter por dentro do que se passa no terreno é uma solução inteligente para manter todos os colaboradores em sintonia e se organizar com eficiência.
Suporte
As equipes prosperam num ambiente de apoio. Em FM e Manutenção, isto se relaciona com a organização que já falamos. Você não pode enviar técnicos para o terreno sem providenciar segurança, ferramentas apropriadas, e algum tipo de suporte remoto. Caso contrário, eles vão se esquecer que fazem parte de uma equipe e improvisar quando aparecer algum imprevisto.
Para além desse aspecto técnico, um ambiente de apoio deve também ter em consideração o equilíbrio trabalho/casa. Os seus técnicos fazem pausas suficientes? Sentem que trabalham muitos turnos da noite seguidos? Estão contentes com o tipo de trabalho que fazem, ou gostariam de trocar de equipe? Para reter os melhores talentos e motivar os técnicos, não ignore estas questões.
Feedback
Muitas vezes, a administração só fala com a manutenção se algo de errado. Então cabe a você, gestor de manutenção ou de instalações, compensar isso. Todos gostam de reconhecimento, e pode você recompensá-los se estiverem no caminho certo. Se utiliza um software inteligente, pode acompanhar o desempenho de cada técnico e dar um feedback ainda mais incisivo.
Não se esqueça, contudo, que todos cometemos erros. Algumas vezes, você pode não atingir os KPIs. O feedback negativo também é necessário para que aconteçam melhorias, mas deve ser manuseado com de forma delicada, para o bem da gestão da equipe. Nunca ofenda ninguém, e se esforce para contrapor o negativo com algo positivo. Comece com um elogio, passe para o feedback negativo, e acabe de novo em alta.
Como a Infraspeak ajuda equipes a atingirem os seus objetivos de eficiência e comunicação?
Mais de 40.000 equipes de manutenção em todo o mundo usam a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção da Infraspeak. A nossa plataforma permite aos gestores escolher os apps nativos que precisam para os seus negócios — ou os apps que necessitam para gerir os ativos dos seus clientes, se trabalharem em assistência técnica — e integra com dezenas de outras ferramentas, incluindo software de comunicação e produtividade.
A Infraspeak vem também com o Infraspeak Gear™, um sistema inteligente que automatiza fluxos de trabalho e faz sugestões inteligentes. Mas, além de tarefas de planejamento e planos de manutenção, há alguns apps que os nossos clientes têm usado que melhoram a gestão de equipes e atribuem tarefas em vários ativos em simultâneo:
Infraspeak Mobile. Com o nosso app mobile, os técnicos têm todo o poder da manutenção inteligente na ponta dos dedos. Podem visualizar as tarefas diárias, informações de ativos, criar ordens de trabalho, e até trabalhar em modo offline.
Análise. O app de análise dá aos gestores acesso a indicadores-chave de desempenho e gera relatórios que podem depois ser compartilhados. Se é transparente com a equipe, ou quer encontrar oportunidades de melhoria em conjunto, não precisa procurar mais.
Requisições. Você se lembra quando dissemos sobre confiar nas capacidades e conhecimento dos seus técnicos? Continuamos fiéis a essa ideia. Com o app de requisições, os técnicos podem pedir orçamentos ou materiais aos seus gestores imediatamente. Menos burocracia, menos estress.
Planejamento. Equipes grandes e gestores ocupados raramente garantem “organização”. Com o app de planejamento da Infraspeak, gestores e encarregados podem verificar todas as tarefas agendadas para a semana, atribuí-las, e otimizar a agenda da equipe.
Documentos. A plataforma centraliza toda a informação sobre ativos e planos de manutenção. Mas há um app especificamente para gestão de documentos, onde pode guardar e encontrar todos os documentos legais e técnicos.
Geolocalização. Localize todos os utilizadores no app, atribua tarefas à equipe ou técnico mais próximo, e reduza o tempo médio de reparação. Você também pode filtrar por utilizador, estado de atividade, e disponibilidade.
O balanço
A gestão de equipes é um pilar para mais eficiência, melhor supervisão e uma comunicação sem erros. Definitivamente, os facility managers não têm um trabalho fácil. Eles precisam lidar com equipes complexas espalhadas por diferentes ativos, reagir rapidamente quando acontece uma falha, e ter certeza de que há sempre alguém a serviço. É desafiante, mas não impossível.
Se proporcionar estas 6 condições para a eficácia — com a tecnologia certa a seu lado — estamos certos de que você verá melhorias. Além disso, os técnicos serão mais felizes no trabalho, o que ajuda na gestão e retenção de talentos. Todos ganham: o leitor, a sua equipe, e, claro, os seus clientes.
