Mesmo que junte os melhores jogadores do mundo, é possível que perca o Mundial. O talento por si só não faz uma equipa! Os treinadores inteligentes já o sabem, e é por isso que muitaas vezes conseguem fazer mais com menos. Seguindo a mesma lógica, se é gestor ou encarregado, a gestão de equipas é uma grande parte do seu trabalho.
Os facility managers e os gestores de manutenção queixam-se frequentemente que os seus departamentos têm falta de pessoal e estão subfinanciados. Há dois fatores principais para esta situação. Primeiro, a manutenção ainda é vista como um “mal necessário”, em vez de uma área estratégica (Saiba mais neste artigo sobre as razões para a manutenção ser mal sucedida). Segundo, mesmo quando a manutenção é valorizada, têm que fazer frente a uma escassez de técnicos de manutenção.
Seja como for, a gestão de equipas é o melhor remédio. Se a administração não valoriza a manutenção, não pode arriscar torná-la pior com uma gestão de equipas ineficiente. Se simplesmente não consegue recrutar novos talentos, então também é na gestão de equipa que encontra os ovos para a sua omelete. Além disso — ponto extra — contribui para a retenção de talento e é uma ótima forma de reduzir a rotatividade dos técnicos.
Seis Condições para a Eficácia da Equipa
Quando está a tentar resolver um problema, é provável que um gestor já lhe tenha dito para “pensar fora da caixa”. É uma forma eficaz de acabar com a conversa, mas tem a mesma utilidade que os conselhos do horóscopo. Falando com conhecimento de causa, a única forma de pensar fora da caixa é questionando tudo. Precisa de questionar o que é a caixa, ou não vai encontrar forma de sair.
Comece com uma pergunta básica, o que é uma equipa? Parece uma pergunta que uma criança de 6 anos faria, mas há respostas poderosas nessa ingenuidade. Em geral, pensamos em equipas como “um grupo de pessoas que trabalham juntas”. Exceto que as equipas de gestão de instalações são normalmente uma manta de retalhos de pequenas unidades, e alguns técnicos até podem trabalhar sozinhos.
Quando os técnicos de manutenção estão no terreno, não é como no futebol. É mais como uma corrida de estafetas, em que todos correm para o mesmo objetivo. É esse objetivo comum que os une e o faz deles uma equipa. Todas as empresas apresentam a sua missão e objetivo aos clientes, mas é a equipa que precisa de os conhecer melhor.
Se assumirmos que a “eficácia” é cumprir esse objetivo, é altura de analisarmos o framework das 6 Condições. Os investigadores Erin Lehman, Richard Hackman e Ruth Wageman de Harvard propuseram 6 condições que são responsáveis por 80% da eficácia da equipa. Vamos começar pelo que eles consideraram os “3 essenciais”, sem os quais a equipa vai ter dificuldades:
Equipa Real
Uma equipa é real se o grupo for coeso, interdependente e estável. Isto significa que uma (1) liderança clara, (2) uma composição estável e (3) membros que possam contar uns com os outros para atingirem os seus objetivos são fatores que impulsionam a eficácia.
Declaração de objetivos
Para onde quer ir? Qual deve ser a primeira coisa que vem à cabeça dos seus clientes quando pensam em si? Todos os membros da equipa precisam de encarnar isso. É uma escolha low-cost, uma escolha fiável, ou um pioneiro que utiliza tecnologias de ponta? Os membros da equipa precisam de saber o seu posicionamento para terem uma ideia da direção a seguir, e sentir-se realizados quando alcançam o objetivo.
💡 Não facilite demasiado. Os seus objetivos devem ser claros, mas desafiantes. Também devem ser consequente, ou seja, deve ter impacto na organização, nos clientes, e na vida de todos os stakeholders.
As Pessoas Certas
Como é óbvio, todos os membros da equipa devem ter as capacidades técnicas para desempenharem as ordens de trabalho. Mas devem também ter a capacidade de trabalhar em equipa e ter espírito de equipa.
Assim que “os essenciais” estejam definidos — uma equipa real constituída pelas pessoas certas a puxarem todas para o mesmo lado — é altura de passar aos pormenores nas próximas 3 condições. Estas são designadas como “as 3 facilitadoras” porque conferem à sua equipa a capacidade de executar o trabalho.
Estrutura Sólida
Assim como uma família, também uma equipa precisa de estrutura. Caso contrário, como evita que cada membro vá para o seu lado? Estabelecer normas de conduta ou orientações de funcionamento, bem como “manter-se fiel ao guião” (em vez de atribuir tarefas que deveriam ser executadas por outro departamento, por exemplo) proporciona uma melhor estrutura de trabalho. Se tem uma equipa grande, estruture diferentes grupos de trabalho.
Ambiente de Apoio
Sentir-se apoiada permite à equipa realizar melhor o seu trabalho. No contexto de FM, como veremos mais à frente, é importante fornecer a informação necessária, providenciar formação contínua, materiais, e as ferramentas certas para desempenhar as tarefas (como uma IMMP, por exemplo!). Além disso, os membros da equipa devem sentir-se protegidos e que alguém os apoia mesmo nas piores alturas.
Coaching com Especialistas
Pode ser um membro da equipa. A opinião de um especialista facilita a melhoraria ao longo do tempo e pode aconselhar sobre a melhor forma de utilizar os recursos disponíveis.
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Da eficácia à eficiência no Facility Management
Estas 6 condições são válidas para todas as indústrias. Contudo, a eficácia é “apenas” o atingir de um objetivo. Gestores de manutenção e instalações têm que alcançá-lo com o menor desperdício de dinheiro e tempo possível. Isto é eficiência. Adaptando o enquadramento das 6 condições, acreditamos que estas são as melhores práticas para uma gestão de equipas eficiente em Gestão e Manutenção de Instalações:
Fair play
Uma equipa real tem um objetivo em comum, pelo que os membros da equipa se devem apoiar mutuamente. Contudo, em vez de encorajar a colaboração, alguns gestores incentivam a competição. Embora a competição entre colaboradores possa por vezes levar a um melhor desempenho, também pode tornar-se tóxica. Os trabalhadores podem ficar ansiosos, e por vezes recorrerem a práticas pouco éticas para atingirem as suas quotas.
Mais uma vez, gostaríamos de utilizar um conceito que é comum no desporto — fair play. Mesmo que tenha várias equipas no terreno e compare os desempenhos através de KPIs, não há nada mais importante do que cumprir os seus objetivos. Durante a pandemia, as ferramentas colaborativas e até as reuniões virtuais com outros técnicos, webinars ou sessões de micro aprendizagem podem estimular a cooperação e a criação de laços em comum.
Transparência
A transparência é sempre uma boa política. Já partilhamos como pode melhorar a transparência com os clientes, para os consciencializar do impacto positivo que tem nos seus negócios. Agora é tempo de olhar ao espelho e aumentar a transparência internamente. Como é que os seus funcionários podem trabalhar às escuras, sem conhecer a visão completa do projeto?
O FM trabalha em prol dos objetivos mais amplos da empresa, então seja claro sobre o que é que a gestão pretende da sua equipa. Seja direto no que toca a prazos, fluxos de trabalho e orçamentos. Além disso, uma vez que os seus objetivos devem ser consequenciais, encorajamo-lo a partilhar indicadores relevantes. A transparência fomenta o entusiasmo e o “vestir a camisola”.
💡 Gestores: mais de 50% da gestão de instalações é subcontratada. Se está a subcontratar fornecedores de FM externos, certifique-se de que é transparente sobre o trabalho. As empresas externas e os freelancers não lêem mentes, pelo que é necessário dar-lhes uma direção. Assim que partilharem o seu propósito, vão fazer parte da equipa como qualquer outra pessoa.
Autonomia
Assegurar-se de que todos os técnicos têm boas capacidades técnicas é um dos “essenciais” que falámos anteriormente. Isto significa que estão preparados para executar o trabalho e não necessitam de supervisão constante. Aliás, isso até pode deixá-los desconfortáveis e comprometer o espírito de equipa que deveria estar a tentar construir. E a micro gestão também não o vai ajudar a si.
A autonomia torna os trabalhadores mais felizes e satisfeitos com os seus trabalhos, o que por sua vez aumenta o compromisso e a produtividade. Ter um encarregado que possa ajudar ou aconselhar é útil, mas pode fazê-lo à distância. A tecnologia móvel permite uma comunicação clara onde quer que os seus técnicos estejam, e o acompanhamento em tempo real irá acalmar o micro gestor dentro de si.
Organização
Providenciar uma estrutura sólida implica organização. O FM não é uma linha de produção, pelo que a principal questão é informar os técnicos sobre o que aconteceu antes de chegarem. As ordens de trabalho minuciosas e bem preparadas são um bom ponto de partida, mas consegue poupar ainda mais tempo com um sistema de gestão de manutenção que guarda todos os dados, normas de segurança, e documentos relacionados com cada ativo.
Vale a pena ter atenção que, no entanto, a organização é uma via de dois sentidos. Os gestores também precisam de saber o que se passa no terreno. Que ordens de trabalho ainda estão em aberto, quem está mais perto de um cliente quando uma nova falha é reportada, tempos estimados de chegada, etc. Usar o mesmo software para se manter a par do que se passa no terreno é uma solução inteligente para manter todos os colaboradores em sintonia e organizar-se com eficiência.
Suporte
As equipas prosperam num ambiente de apoio. Em FM e Manutenção, isto relaciona-se com a organização de que falámos. Não pode enviar técnicos para o terreno sem providenciar segurança, ferramentas apropriadas, e algum tipo de suporte remoto. Caso contrário, vão-se esquecer que fazem parte de uma equipa e improvisar quando aparecer algum imprevisto.
Para além desse aspeto técnico, um ambiente de apoio deve também ter em consideração o equilíbrio trabalho/casa. Os seus técnicos fazem pausas suficientes? Sentem que trabalham muitos turnos da noite seguidos? Estão contentes com o tipo de trabalho que fazem, ou gostariam de trocar de equipa? Para reter os melhores talentos e motivar os técnicos, não ignore estas questões.
Feedback
Muitas vezes, a administração só fala com a manutenção se algo falhar. Então cabe-lhe a si, gestor de manutenção ou de instalações, compensar isso. Todos gostam de reconhecimento, e pode recompensá-los se estiverem no caminho certo. Se utiliza um software inteligente, pode acompanhar o desempenho de cada técnico e dar um feedback ainda mais incisivo.
Não nos esqueçamos, contudo, que todos cometemos erros. Por vezes, pode não atingir os KPIs. O feedback negativo também é necessário para haver melhorias, mas deve ser manuseado com pinças, para o bem da gestão da equipa. Nunca ofenda ninguém, e esforce-se por contrapor o negativo com algo positivo. Comece com um elogio, passe para o feedback negativo, e acabe de novo em alta.
Como é que a Infraspeak ajuda as equipas a atingir os seus objetivos de eficiência e comunicação?
Mais de 40 000 equipas de manutenção em todo o mundo usam a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção da Infraspeak. A nossa plataforma permite aos gestores escolher as apps nativas que precisam para os seus negócios — ou as apps que necessitem para gerir os ativos dos seus clientes, se trabalharem em assistência técnica — e integra com dezenas de outras ferramentas, incluindo software de comunicação e produtividade.
A Infraspeak vem também com o Infraspeak Gear™, um sistema inteligente que automatiza fluxos de trabalho e faz sugestões inteligentes. Mas para além de tarefas de planeamento e planos de manutenção, há algumas apps que os nossos clientes têm vindo a usar que melhoram a gestão de equipas e atribuem tarefas em vários ativos em simultâneo:
Infraspeak Mobile. Com a nossa app mobile, os técnicos têm todo o poder da manutenção inteligente na ponta dos dedos. Podem visualizar as tarefas diárias, informações de ativos, criar ordens de trabalho, e até trabalhar em modo offline.
Análise. A app de análise dá aos gestores acesso a indicadores-chave de desempenho e gera relatórios que podem depois ser partilhados. Se é transparente com a equipa, ou quer encontrar oportunidades de melhoria em conjunto, não precisa de procurar mais.
Requisições. Lembra-se quando dissemos dever confiar nas capacidades e conhecimento dos seus técnicos? Mantemo-nos fiéis a essa ideia. Com a app de requisições, os técnicos podem pedir orçamentos ou materiais aos seus gestores imediatamente. Menos burocracia, menos stress.
Planeamento. Equipas grandes e gestores ocupados raramente resultam em “organização”. Com a app de planeamento da Infraspeak, gestores e encarregados podem verificar todas as tarefas agendadas para a semana, atribuí-las, e otimizar a agenda da equipa.
Documentos. A plataforma centraliza toda a informação sobre ativos e planos de manutenção. Mas há uma app especificamente para gestão de documentos, onde pode guardar e encontrar todos os documentos legais e técnicos.
Geolocalização. Localize todos os utilizadores na app, atribua tarefas à equipa ou técnico mais próximo, e reduza o tempo médio de reparação. Pode também filtrar por utilizador, estado de atividade, e disponibilidade.
O balanço
A gestão de equipas é um pilar para mais eficiência, melhor supervisão e uma comunicação inequívoca. Definitivamente, os facility managers não têm um trabalho fácil. Têm de lidar com equipas complexas espalhadas por diferentes ativos, reagir rapidamente quando acontece uma falha, e ter a certeza de que há sempre alguém de serviço. É desafiante, mas não impossível.
Se proporcionar estas 6 condições para a eficácia — com a tecnologia certa a seu lado — estamos certos de que verá melhorias. Além disso, os técnicos serão mais felizes no trabalho, o que ajuda na gestão e retenção de talentos. Todos ganham: o leitor, a sua equipa, e, claro, os seus clientes.
