Gestionar un edificio -una oficina, un hospital, una universidad, un hotel o una fábrica- implica innumerables responsabilidades. Es necesario hacer un seguimiento de los espacios disponibles, mantener los equipos y garantizar el buen funcionamiento de las operaciones.
Sin un sistema estructurado, estas responsabilidades pueden resultar abrumadoras. Aquí es donde entra en juego la gestión de infraestructuras asistida por ordenador (CAFM – del inglés, Computer-Aided Facility Management).
¿Qué es el software CAFM?
El software CAFM ayuda a las empresas a gestionar sus instalaciones, activos y espacios.
Un aspecto clave del software de facilities management es su capacidad para proporcionar datos en tiempo real; CAFM automatiza los procedimientos humanos, ahorra costes, mejora el uso del espacio y el cumplimiento de la normativa, y ayuda a tomar decisiones. En pocas palabras, es un asistente digital que te permite gestionar todo lo relacionado con tus instalaciones.
Principales funciones y ventajas de CAFM
Gestión del espacio
La gestión eficaz del espacio es el núcleo de cualquier solución CAFM. Permite a los facilities managers aprovechar al máximo el espacio disponible, planificar distribuciones y asignar recursos. Por ejemplo, el software permite ver las tasas de ocupación, el uso de los escritorios y las reservas de salas. De este modo, puedes adaptar la sala a tus necesidades.
¿Sabías que una gestión eficaz del espacio puede suponer un ahorro de hasta el 30% en los gastos inmobiliarios, que suelen ser el segundo mayor gasto de las empresas? Un estudio de caso destacado en una recopilación de mejores prácticas de gestión de espacios muestra que IBM logró una reducción del 20% en los costes inmobiliarios aprovechando las herramientas CAFM. (Fuente: WorkX)
Gestión de activos
Los activos incluyen desde sistemas de climatización hasta mobiliario de oficina y ascensores. El sistema crea una base de datos central para todos los activos, asignando a cada uno un identificador único.
Con el software CAFM, es fácil seguir y controlar el estado de los activos. Los profesionales del mantenimiento pueden incluso contabilizar cada pieza del equipo con sus detalles.
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Programación y seguimiento
Saltarse los plazos de mantenimiento puede provocar costosas reparaciones y tiempos de inactividad. Sin embargo, el software CAFM evita esto ofreciendo funciones de programación y seguimiento. Puedes establecer recordatorios automáticos para inspecciones, reparaciones y mantenimiento rutinario, para que tus equipos funcionen sin problemas y se mantengan en buen estado.
Gestión de arrendamientos
La gestión de arrendamientos puede ser muy exigente para organizaciones con múltiples propiedades. Los sistemas CAFM, como Infraspeak, tienen características únicas que facilitan este proceso. Por ejemplo, realizan un seguimiento de los contratos de arrendamiento, controlan las fechas de vencimiento y garantizan el cumplimiento.
Informes y análisis integrados
En comparación con el papeleo, los sistemas CAFM proporcionan informes y análisis en tiempo real en un formato claro y fácil de leer. Reúnen datos de distintas fuentes y los convierten en informes sencillos.
Por ejemplo, un gestor que supervisa varios edificios debe hacer un seguimiento del consumo energético, los costes de mantenimiento y el rendimiento de los equipos. En lugar de recoger los datos en cuadernos, el sistema CAFM extrae automáticamente información en tiempo real de contadores, registros y sistemas de seguimiento.
Diferencias entre CAFM, GMAO e IWMS
Aunque CAFM es clave para el facility management, a menudo se confunde con el GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) y los IWMS (sistemas integrados de gestión del espacio de trabajo – del inglés Integrated Workplace Management Systems).
Así es como se diferencian:
| CAFM | GMAO | IWMS | |
| Ámbito | Se centra en la gestión de espacios, activos y operaciones | Se ocupa de las operaciones de mantenimiento y la gestión de activos. | Abarca una amplia gama de funciones de facility y gestión inmobiliaria. |
| Objetivos | — Optimización de la utilización del espacio — Seguimiento de los activos — Mejorar el rendimiento operativo — Cumplimiento y gestión de la seguridad — Planificación y previsión de instalaciones | — Agilizar los procesos de mantenimiento — Reducir el tiempo de inactividad — Prolongar la vida útil de los activos — Gestión de mano de obra y recursos | Integrar y simplificar todos los aspectos de la gestión inmobiliaria y del espacio de trabajo. |
| Características principales | — Planificación y optimización del espacio — Seguimiento de activos — Programación del mantenimiento — Gestión de órdenes de trabajo — Seguimiento de inventarios — Informes y análisis | — Programación del mantenimiento preventivo — Gestión de órdenes de trabajo — Seguimiento de inventarios — Informes y análisis | — Gestión de arrendamientos y propiedades — Optimización del espacio — Seguimiento de la sostenibilidad — Gestión de proyectos de capital — Integra varias funciones en una única plataforma |
| Aplicaciones específicas del sector | — Oficinas corporativas — Centros sanitarios — Instituciones educativas — Espacios comerciales | — Industria manufacturera — Sanidad — Servicios públicos — Transportes — Hostelería | — Grandes empresas — Empresas inmobiliarias — Instalaciones gubernamentales — Organizaciones con múltiples sedes |
CAFM es una gran elección si tu prioridad es la optimización del espacio y los activos. Por su parte, el GMAO es la mejor opción si lo que más te preocupa es el mantenimiento y los equipos. Sin embargo, si quieres una solución completa que incluya la gestión de arrendamientos y el seguimiento de la propiedad, la mejor opción es el IWMS.
Una vez conocidas las diferencias entre la gestión de infraestructuras asistida por ordenador (CAFM), la Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) y el sistema integrado de gestión del espacio de trabajo (IWMS), elegir el más adecuado depende de las necesidades de tu organización.
Principales retos del facility management
Piensa en los mayores retos a los que te enfrentas en facility management: lo más probable es que ya te hayas enfrentado antes a al menos uno de estos problemas. ¿Frustrantes? Sin duda.
¿Imposibles de resolver? No todos.
Veamos algunos retos comunes y cómo afectan a las operaciones diarias.
Ineficacia de los sistemas fragmentados
Habrá un flujo de trabajo desordenado cuando las distintas herramientas no funcionen juntas. Imagina que gestionas un gran centro comercial o una oficina. Utilizas una herramienta para el mantenimiento, otra para el seguimiento de las reparaciones y otra para los presupuestos. Pero estos sistemas no se sincronizan.
Del mismo modo, si se avería una escalera mecánica, el equipo de mantenimiento lo registrará, pero el equipo financiero no verá la solicitud inmediatamente. Este retraso mantiene los ascensores fuera de servicio durante un largo periodo. Incluso el problema podría agravarse.
Cumplimiento y obstáculos normativos
Cumplir la normativa es difícil. Las normas sobre seguridad, medio ambiente y requisitos legales cambian constantemente. Si un facilities manager ignora estos cambios, eso puede acarrear multas, problemas legales o riesgos para la seguridad de empleados y clientes.
Por ejemplo, no cumplir las normas de seguridad contra incendios podría poner en peligro la vida de las personas.
Silos de datos y falta de visibilidad
Cuando los datos de una instalación se reparten entre distintos departamentos, obtener una visión clara de todo será un reto. Todo se perderá en hojas de cálculo, emails o software obsoleto, lo que dificultará la toma de decisiones correctas.
Los administradores tienen dificultades para hacer un seguimiento de los activos o planificar el futuro sin actualizaciones en tiempo real. Esta falta de visibilidad hace difícil gestionar correctamente unas instalaciones.
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Cómo CAFM resuelve estos problemas
Aunque los retos anteriores pueden parecer abrumadores, la buena noticia es que puedes abordarlos utilizando un software de gestión de infraestructuras asistida por ordenador. Aquí te explicamos cómo:
Automatización y visibilidad en tiempo real
La solución CAFM elimina los procesos manuales automatizándolos:
- Seguimiento de órdenes de trabajo – Garantiza que las solicitudes de mantenimiento se registren, asignen y completen.
- Mantenimiento predictivo – utiliza sensores IoT y análisis para evitar fallos en los equipos antes de que se produzcan. De hecho, según un informe del Departamento de Energía de Estados Unidos, el mantenimiento predictivo puede reducir los costes de mantenimiento entre un 25 y un 30% y eliminar entre un 70 y un 75% de las averías.
- Monitorización energética – realiza un seguimiento del uso de los servicios públicos para reducir el derroche de energía y optimizar los costes.
Colaboración y comunicación centralizadas
Un sistema CAFM proporciona una única fuente de verdad. De este modo, elimina la necesidad de utilizar varias herramientas de software y permite a los equipos:
- Colaborar entre departamentos
- Acceder a datos en tiempo real a través de sus dispositivos móviles
Cuando una empresa utiliza el software CAFM, el personal de mantenimiento accederá a los datos a través de dispositivos móviles, registrará las actividades completadas e informará de los problemas directamente desde los puntos de control especificados dentro de un único sistema. Este procedimiento simplificado permite al personal identificar y resolver los problemas.
Integraciones para un sistema unificado
Las soluciones modernas de gestión de infraestructuras asistida por ordenador también se integran con herramientas empresariales. Entre ellas se incluyen:
- Sistemas ERP (planificación de recursos empresariales) para la gestión financiera.
- Software de RRHH para la asignación de espacios y el seguimiento de los trabajadores.
- Dispositivos IoT (Internet de las cosas) para la supervisión e informes automatizados.
Se conecta a los sistemas financieros y se sincroniza con los dispositivos IoT: se acabaron los silos de datos. Todo estará en el mismo sitio.
¿Por qué elegir Infraspeak?
Infraspeak es una solución de colaboración que ayuda a tu equipo a trabajar como uno solo. La plataforma te mantiene conectado con funciones como automatización, información en tiempo real y comunicación fluida. Su interfaz fácil de usar permite acceder fácilmente a guías de formación para que puedas solucionar problemas y gestionar tareas de forma independiente. Del mismo modo, los facilities managers pueden hacer un seguimiento del historial de mantenimiento y los KPI para impulsar la eficiencia.
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Preguntas frecuentes sobre CAFM
¿Qué es un sistema CAFM de gestión de infraestructuras asistida por ordenador?
La gestión de infraestructuras asistida por ordenador (CAFM) es una plataforma diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar y automatizar las instalaciones, el mantenimiento del lugar de trabajo, los activos y la gestión del espacio. Mejora la eficiencia operativa proporcionando información en tiempo real y simplificando los procesos relacionados con las instalaciones.
¿Cuál es el mejor software CAFM?
Hay muchas buenas opciones de software CAFM disponibles, pero algunas de las mejores son:
- Infraspeak
- Valuekeep
- POC System
- Facile
- eMaint CMMS
- MaintainX
- DaySmart Recreation
¿Quién utiliza CAFM?
Los usuarios de software de gestión de infraestructuras asistida por ordenador son facilities managers, equipos de mantenimiento, gestores de activos y administradores sanitarios. Muchas industrias, como las oficinas corporativas, la fabricación, la educación y la hostelería, confían en el software de gestión de infraestructuras asistida por ordenador.
¿Cuál es el trabajo de un administrador de CAFM?
Un administrador de CAFM configura, gestiona y da soporte a las operaciones de facilities management dentro de un sistema de gestión de infraestructuras asistida por ordenador. Sus funciones incluyen actualizaciones del sistema, gestión de datos, asistencia a usuarios, resolución de problemas y generación de informes para ayudar a las organizaciones a maximizar el uso del espacio y mejorar la eficiencia operativa.
