Produzir mais com menos, ter eficiência energética, ser mais sustentável, ter um ambiente seguro e saudável para os trabalhadores. Estes são objetivos buscados por empresas de diferentes setores e tamanhos. Elas querem ser mais competitivas no mercado e um dos fatores que contribui para isso é, sem dúvida, o bom funcionamento do espaço físico em que ocupam.
Nesse cenário um profissional se mostra indispensável: o Facility Manager (FM). É ele (ou ela) quem vai assegurar que tudo funcione da melhor forma possível e como o mundo está em constante mudança, é importante que busque as melhores práticas e o aprimoramento de processos e serviços, muitas vezes com o apoio de um software gestão de facilities.
Para que o Facility Manager consiga executar suas funções com excelência, é fundamental ter controle total sobre todos os recursos da empresa, desde equipamentos até espaços físicos. Um software gestão de ativos pode ser fundamental para alcançar essa eficiência operacional que as empresas tanto buscam.
Se o gerenciamento de Facilities não é bem executado os problemas logo aparecem, seja na limpeza ou mau funcionamento de equipamentos ou até mesmo na má conservação dos ambientes… Tudo muito perceptível, ainda que nem todos na empresa saibam como funciona a área. Por isso, muitas empresas adotam um software CMMS para otimizar a gestão da manutenção.
Por ser um setor relativamente novo no Brasil, é comum encontrar que nunca tenha ouvido falar de Facilities. Em alguns casos, a área ainda é vista como custo e não como uma aliada estratégica da empresa e muitas vezes os FMs têm dificuldades em aprovar projetos e orçamentos.
“Matar um leão por dia”, resolver problemas e estar sempre atento a possíveis imprevistos fazem parte da rotina, mas nem sempre quem está de fora enxerga o que está acontecendo.
Entre os desafios diários que fazem parte dessa rotina intensa, o controle adequado de materiais e suprimentos é essencial para evitar imprevistos e garantir o bom funcionamento das operações. Um software gestão de estoque pode ajudar a otimizar esse processo e reduzir os “leões” do dia a dia.
Mas, então, como mostrar o valor da área aos superiores?
Sem dúvida o setor de Facilities precisa mostrar suas ações, provar que o investimento x resultou em y. Uma boa maneira de conseguir isso é por meio de relatórios bem estruturados.
Neste texto você encontrará algumas dicas para apresentar seus resultados com eficiência. Confira a seguir!
Qual a importância de um relatório gerencial?
O relatório é um documento que traz o desempenho das áreas ou de determinadas ações dentro da empresa. Ele possibilita uma visão geral dos resultados e auxilia na tomada de decisões.
Para que isso seja possível, é importante que o relatório seja claro e objetivo, trazendo as informações mais relevantes e com uma linguagem simples (não técnica), para que qualquer pessoa possa entender com facilidade.
Além da clareza na comunicação, é fundamental que os relatórios demonstrem o cumprimento de regulamentações e normas aplicáveis à empresa. Um software de compliance pode ajudar a garantir que todos os requisitos sejam atendidos e devidamente documentados nos relatórios.
Além de mostrar os resultados da área de Facilities, um relatório bem elaborado também ajudará a encontrar oportunidades, melhorar a utilização dos recursos e acompanhamento do histórico de dados.
Ao criar um relatório é preciso adotar um método que ajude a tornar a comunicação mais assertiva. Para isso, você pode seguir alguns passos.
Mas antes disso, que tal baixar o nosso guia de comunicação em manutenção e gestão de facilities?
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Como criar bons relatórios em gestão de facilities?
1 – Defina o objetivo
Antes de começar o relatório pense em qual será o objetivo dele, o que é esperado. Isso ajudará a pensar no conteúdo, em quais dados e análises serão necessárias.
2 – Escolha os tópicos
Não há um método fixo para a criação de um relatório, basicamente ele trará dados de maneira organizada para compreender o desempenho de determinado setor e auxiliar na tomada de decisão, mas você pode tomar como base os seguintes tópicos:
- Título (nome do responsável pela elaboração, seu departamento e data de entrega);
- Objetivos do relatório;
- Resumo do que será abordado;
- Conteúdo com uma sequência lógica;
- Resultados com observações e análises;
- Referências, informando a origem dos dados.
3 – Pense no conteúdo
O modelo do documento que você irá apresentar deverá seguir uma ordem que ajude na compreensão como uma sequência cronológica, por exemplo.
Adapte o relatório a quem irá recebê-lo, considerando o que é importante aquela pessoa saber. Será necessário inserir uma explicação mais aprofundada? Aquele dado ficaria melhor em um gráfico?
Torne o relatório mais atrativo, facilitando a localização das informações através de subtítulos e índice.
Evite incluir informações e dados desnecessários, em muitos casos os gestores precisam avaliar relatórios de diferentes áreas e podem não ter o tempo necessário para consumir toda a informação.
Também facilitará se você incluir uma conclusão com uma análise e recomendações, explicando como determinado investimento chegou ao resultado esperado, ou de que maneira a melhoria que você está propondo ajudará a empresa ou os funcionários.
Depois de tudo pronto, revise com atenção. Veja se todas as informações estão apresentadas, se não há dados em excesso, erros de gramática ou ortografia, dados equivocados ou desatualizados. Tudo isso impacta na credibilidade da informação que está sendo transmitida.
Para facilitar todo esse processo de criação e revisão de relatórios, a gestão integrada de facilities e ativos pode ser simplificada com o uso de um software CAFM, que oferece uma visão completa das operações e automatiza a geração de dados precisos.
4 – Atente-se aos KPIs
Os KPIs (Key Performance Indicators) ou Indicadores-Chave de Desempenho, são pilares para a criação de um bom relatório. Eles estão relacionados às necessidades do negócio e são um parâmetro para analisar o quanto as ações estão próximas do resultado esperado.
Ao escolher os indicadores, é preciso considerar sua relevância, facilidade de mensuração e análise. Você pode utilizar a regra da meta SMART:
S – Specific (Específica)
M – Measurable (Mensurável)
A – Attainable (Atingível)
R – Relevant (Relevante)
T – Time based (Temporal)
Isso significa que, quanto mais relevante para o objetivo e bem definida for a métrica, mais ela poderá ajudar a tomar melhores decisões. Outro ponto importante é evitar escolher um número excessivo de dados para acompanhar. Isso facilitará não só a sua análise, mas também de outras pessoas que não acompanham a área no dia a dia.
Quando a empresa possui equipes que atuam em diferentes locais ou prestam serviços externos, a coleta de dados para os relatórios pode se tornar ainda mais complexa. Para essas situações, um software field service management pode ser a solução ideal para coordenar equipes e centralizar informações operacionais.
5 – Use a tecnologia
Com a rotina corrida, muitas vezes fica difícil manter a atenção completa em diferentes aspectos de uma área tão multidisciplinar como a de Facilities. Isso pode ser um desafio na hora de produzir um relatório eficiente e que mostre o valor da área aos superiores.
O uso de uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) pode ser de grande ajuda e economizar tempo, reunindo dados de forma mais precisa e ágil.
Aproveite-se sempre de uma boa comunicação, para que a área de Facilities seja cada vez mais valorizada dentro das empresas e vista como parceira estratégica. Talvez este reconhecimento não seja uma realidade para você hoje, mas quanto mais você mostrar o quanto está conseguindo realizar, mais será percebido!
