Preparar um orçamento de manutenção é uma tarefa desafiadora. O que você deve incluir no orçamento? Como não se esquecer de nada? Quais são as informações necessárias? A princípio, preparar um orçamento parece sempre difícil. Por isso, vamos rever algumas boas práticas para fazer um orçamento e o quais são os benefícios que existem em fazer um orçamento anual. 

 

O que incluir no orçamento de Manutenção e Facility Management?

 

Uma das principais dúvidas sobre fazer um orçamento de manutenção é o que incluir no orçamento. Como ter a certeza que não falta nada? Primeiro, você precisa saber o que vai orçar – o plano de manutenção. Depois, considerando a fórmula que usamos para calcular os custos totais de manutenção, o orçamento de manutenção precisa incluir:

 

  • a remuneração dos gestores e técnicos de manutenção;
  • despesas para contratar novos funcionários, caso seja necessário;
  • os custos de ações de formação e workshops ao longo do ano;
  • uma estimativa para o preço dos materiais, ferramentas e peças;
  • os contratos acordados com fornecedores externos;
  • uma estimativa com os custos de energia (especialmente em FM);
  • outras despesas, como inspeções periódicas, seguros, etc.

 

Para reunir todas estas informações, o histórico dos ativos é imprescindível. A falta dessa informação faz com que seja mais difícil entender quais ativos precisam de mais atenção ou quais são as causas raiz dos danos mais comuns, para evitar manutenção corretiva muito cara. Antes de concluir o orçamento anual, você deve confirmar:

 

 

Nesta altura, talvez você esteja pensando como pode reduzir os custos com manutenção. Se está fazendo cálculos para comprar inventário, essa pode ser a sua primeira ideia, mas não é a única. Se for realizada uma revisão do plano de manutenção para eliminar tarefas duplicadas e desnecessárias, é possível reduzir as horas de mão de obra e a quantidade de materiais necessários. 

 

👉 Veja aqui 11 dicas para reduzir custos de manutenção.

 

Boas práticas para fazer um orçamento de manutenção

 

  1. Prepare um fundo de reserva para emergências

Sabe como os condomínios têm sempre um fundo comum de reserva, geralmente 10% do orçamento anual? É exatamente disso que você precisa. Depois de fazer o orçamento, acrescente um fundo de reserva (a porcentagem pode variar de acordo com o estado das instalações). Planejar para um dano não é uma derrota – é planejar para o inevitável. 

 

  1. Analise o orçamento de anos anteriores 

O histórico dos ativos é uma fonte de informação inesgotável. Mas o orçamento de anos anteriores te permite avaliar quando, onde e porquê houve mais gastos do que previsto. Foi em manutenção preventiva ou corretiva? E há alguma coisa diferente este ano, como tecnologia de monitoramento da condição ou software de manutenção, que possa influenciar os resultados?

 

  1. Tenha em conta as variações ao longo do ano

Muitas vezes, os custos com manutenção e Facility Management variam ao longo do ano. Por exemplo, é esperado que um hotel tenha mais despesas de manutenção durante a época de alta temporada, quando recebe mais hóspedes. Por isso, quando preparar o orçamento anual, não se esqueça de fazer uma previsão para cada época do ano. 

 

  1. Não se esqueça dos “custos escondidos” 

Não se esqueça de incluir despesas menos óbvias, como a formação de novos técnicos, licenças de software (plataformas de manutenção ou software de faturamento, por exemplo), seguros de responsabilidade civil, peças e materiais que os seus técnicos compram no comércio local porque é mais rápido ou conveniente, entre outros. 

 

Porquê preparar um orçamento de manutenção?

 

“Porque o gestor da empresa pede.” Com certeza esta era a resposta que você tinha na ponta da língua. Mas, se você é gestor de manutenção, preparar um orçamento também tem muitas vantagens para você. Fazer um orçamento de manutenção melhora a estabilidade, a previsibilidade e a consistência do seu trabalho. Aqui estão três vantagens de preparar um orçamento:

 

  • Controlar melhor os custos: a maioria das fábricas gasta entre 5 a 15% do seu orçamento anual em manutenção. Preparar um orçamento detalhado ajuda a identificar desperdício, a gerenciar melhor a compra de materiais e até a avaliar a eficiência dos seus processos internos. Ao longo do tempo, você vai encontrar mais formas de cortar custos.

 

  • Avaliar a confiabilidade dos equipamentos: quando a manutenção é planejada de acordo com um orçamento, as variações se tornam evidentes. Ao analisar os deslizes no orçamento, você também avalia o desempenho dos ativos. Com essa análise, consegue tomar melhores decisões, aumentar a confiabilidade dos ativos e prevenir danos.

 

  • Estabelecer a credibilidade do departamento: se o departamento de manutenção seguir o orçamento planejado, demonstra que há uma justificativa para cada custo. Assim, você ganha credibilidade e demonstra que, afinal, a manutenção não é “só despesa”. Ao mesmo tempo, prova a sua experiência e conhecimento. 

 

Preparar um orçamento de manutenção ou facility management é uma tarefa cheia de obstáculos. Podem faltar informações sobre o histórico dos equipamentos. Nenhuma despesa pode ser esquecida, mas as recompensas valem a pena! Se você está à procura de uma forma de aumentar a sua eficiência e monitorar melhor os seus gastos, agende uma demonstração com um dos nossos especialistas.

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