A sigla MRO vem de “Maintenance, Repair, and Operations” ou Manutenção, Reparação e Operações em Português. Portanto, o inventário MRO inclui todas as peças, ferramentas e equipamentos necessários no dia a dia, desde as luvas de proteção até às empilhadeiras.
Todo o inventário de MRO é essencial para fazer reparações, fazer as tarefas de manutenção agendadas e assegurar o funcionamento normal das instalações. No entanto, a gestão de inventário nem sempre é vista como um ponto estratégico para controlar os custos totais com manutenção.
Apesar disso, otimizar o inventário MRO te permite aumentar a produtividade, diminuir o downtime e agilizar as operações no dia a dia. Todos estes benefícios contribuem para reduzir os custos de manutenção sem ter que cortar tarefas essenciais ou despedir pessoal. Segundo alguns estudos, até pode reduzir os seus gastos entre 5 a 30%.
Conheça todas as vantagens de otimizar o inventário MRO e como isso reflete nos custos totais de manutenção:
Elimina downtime desnecessário
Os danos acarretam sempre gastos. Por isso, uma forma de reduzir os custos de manutenção é reduzir o downtime ao mínimo. Se tiver um inventário organizado, não precisa deixar uma tarefa pendente, à espera que cheguem as peças certas. Isso não só diminui o tempo de parada, como evita uma nova deslocação ao local do dano (outro desperdício) ou mesmo ter que passar informações a um técnico quando as peças chegarem.
Evita o desperdício de peças
Sabia que as luvas de látex têm uma validade de três anos? E que as de nitrilo duram cinco? Se deixar alguns materiais arrumados durante muito tempo, vão perder as suas qualidades. Por outro lado, há peças que podem se deteriorar por não estarem armazenadas nas condições adequadas. Assim, gerenciar melhor o inventário MRO te ajuda a controlar as datas de validade e a evitar o desperdício das peças que tem em estoque.
Melhora a previsão das compras
Saber exatamente o que tem disponível no armazém elimina o overstocking (peças em excesso). Mas outro enorme benefício de organizar o inventário MRO é prevenir o understocking (estoque em falta). Ao longo do tempo, os dados te permitem prever tendências (há alguma época do ano em que os danos sejam mais frequentes, por exemplo? Quais peças precisa ser encomendadas com base no MTBF?). Deste modo, você organiza melhor as compras.
Otimiza a logística
Outra vantagem de monitorar o inventário é conseguir associar um custo à peça, entender onde estão as peças necessárias para cada chamado, analisar a distância que os técnicos têm que percorrer para ir buscar peças ou ferramentas, e se as bills of materials estão ajustadas à realidade. Depois, você pode usar esses dados para otimizar a logística e aumentar a produtividade. Além disso, com um registro centralizado, você consegue confirmar logo o estoque e a sua localização.
Permite analisar os custos com inventário
À medida que começa a ter controle sobre o inventário, você consegue avaliar o desempenho dos fornecedores, estimar o tempo médio das entregas, ganha mais tempo para comparar preços, e pode enfrentar melhor as disrupções na cadeia de fornecimento. Possivelmente, vai até perceber que pode diminuir o número de fornecedores. Tudo isto permite gerenciar melhor as suas despesas com MRO e, por extensão, reduzir custos com a manutenção.
Mas como otimizar o inventário MRO?
Os benefícios são indiscutíveis. Agora, só falta entender como você pode otimizar o inventário MRO. Aqui, só resta uma solução: utilizar a tecnologia a seu favor. Primeiro, você precisa centralizar o inventário para saber exatamente o que cada departamento está usando. A seguir, tem que manter a base de dados atualizada.
Passo 1: centralizar o inventário MRO
Crie uma base de dados com todos os materiais que utiliza para a manutenção, reparação de equipamentos e operações diárias. É importante que o inventário englobe todos os departamentos e inclua até as “pequenas coisas” que vai consumindo sem perceber. Desta forma vai:
- evitar comprar materiais de forma duplicada (por exemplo, materiais de limpeza ou materiais de proteção individual);
- entender quais peças são semelhantes ou compatíveis (para reduzir o número de coisas que precisa encomendar);
- identificar materiais que já não são necessários (porque são equipamentos que já são pouco utilizados ou que vão ser substituídos);
- economizar tempo em mensagens e telefonemas para entender se tem uma determinada peça em estoque ou não;
- controlar mesmo as menores compras que nem sempre são incluídas no MRO (por exemplo, detergentes, canetas, papel para impressora);
- decidir se pode concentrar mais compras em um só fornecedor, para conseguir preços de quantidade.
Passo 2: manter o inventário MRO atualizado
Por último, manter o inventário atualizado é a melhor forma de organizar o MRO e conseguir reduzir os custos operacionais de maneira substancial. Se associar materiais a cada chamado, você vai deduzir inventário automaticamente e ter uma contagem atualizada de tudo o que precisa. Outra forma de manter o inventário atualizado é scanear cada uma das peças antes de tirá-las do armazém. Das duas formas:
- sabe sempre quais peças estão disponíveis e onde estão armazenadas;
- consegue entender a vida útil de cada peça ou equipamento;
- prevê tendências com base nos gastos diários e nos trabalhos agendados;
- faz encomendas de estoque antes de atingir níveis críticos;
- evita encomendar peças que, afinal, ainda tem em estoque;
- gerencia melhor todos os custos associados ao inventário.
Gerenciar melhor o inventário para manutenção, reparações e operação (MRO) traz muitas vantagens. Você não só consegue economias imediatas, ao prever melhor as compras e evitar gastos desnecessários, como também ganha em produtividade. Assim, há economias diretas e indiretas na otimização do inventário.
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