O setor de Gestão de Facilities — Facility Management em inglês, ou FM —, está  atravessando uma profunda transformação. Pressões crescentes para fazer ‘mais com menos’ — em especial, menos pessoas, por conta da escassez de mão de obra —, combinadas com legislação cada vez mais exigente — oi, metas de descarbonização! —,  e expectativas de clientes  em constante evolução, fazem com que os líderes do setor tenham que repensar estratégias. 

Caracterizado por abordagens reativas e processos manuais até agora, a gestão de facilities precisa de dar o salto para modelos mais inteligentes, flexíveis e colaborativos. Este guia fornece uma visão clara do futuro do FM, identifica os desafios atuais do setor e apresenta a solução para quem não quer ficar para trás. 

O iceberg da gestão de facilities: além do que é visível

Tradicionalmente, cada chamado de manutenção aberto e concluído é sinônimo de diferentes pessoas envolvidas, inúmeras mensagens trocadas — muitas vezes perdidas! —,  e várias ações manuais  associadas. Para cada plano de manutenção definido, existem horas de análise de informação dispersa e, a cada ativo gerenciado, uma série de passos lentos e decisões pouco fundamentadas.

Em outras palavras, o trabalho visível é apenas a ponta do iceberg da gestão de facilities. Abaixo da superfície, está escondida uma enorme camada de aspectos essenciais — desempenho das equipes, gestão de fornecedores, conformidade, cumprimento de SLAs, satisfação de clientes e usuários, gestão de  riscos operacionais, etc. —, envolta em uma nuvem de procedimentos antiquados. E quando não há visibilidade total sobre o que está abaixo da linha da água, fica impossível tomar decisões estratégicas, otimizar recursos ou prever problemas.

Como trazer à superfície a eficiência operacional em FM

Assim como ‘não se fazem omeletes sem ovos’, também não é possível atingir a eficiência desejada em FM sem as ferramentas adequadas. O mesmo é dizer que não há operações de gestão de facilities  preparadas para o futuro, sem inteligência.

Ainda hoje, em muitas empresas, as decisões de FM continuam a  ser tomadas com base em intuição ou relatórios desatualizados. Processos manuais drenam tempo e aumentam o risco de erro, enquanto o potencial dos dados permanece subaproveitado.

A boa notícia é que o setor está mudando. A adoção de ferramentas com inteligência integrada está transformando operações reativas em processos proativos, sustentáveis  e escaláveis.

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Tudo começa com os dados

Dados estruturados, centralizados e em tempo real são a base da inteligência na gestão de facilities.  Dados sem ação, porém, são apenas ruídos. A inteligência está no que fazemos com esses dados — na clareza que nos trazem, nas decisões que orientam, no trabalho que automatizam e no tempo que nos fazem ganhar.

O papel da automatização e da IA

É aqui que entra a tecnologia — através de plataformas que recolhem, centralizam e processam dados operacionais, é possível transformá-los em ações concretas. Isto se traduz em:

  • automatização de tarefas repetitivas, poupando tempo e reduzindo a sobrecarga;
  • decisões mais embasadas e seguras;
  • melhor desempenho e estado dos ativos, graças a insights preditivos;
  • menos tempo “apagando fogo” e mais foco no que realmente importa.

Com sistemas conectados, dados em tempo real, automatização e inteligência artificial, as equipes de gestão de facilities começam finalmente a ter as ferramentas necessárias para liderar, em vez de apenas reagirem, e:

  • tornar visível todo o “iceberg” da gestão de facilities; 
  • quebrar furos, dando a acesso aos mesmos dados a todos no ecossistema de FM;
  • criar alinhamento através de visibilidade compartilhada;
  • permitir decisões estratégicas baseadas em dados — e não em suposições.

A inteligência não diz apenas respeito à tecnologia — trata-se de fomentar colaboração, clareza e pensamento estratégico.

Vantagens da gestão de facilities inteligente

Redução dos custos operacionais

Com a tecnologia adequada é possível reduzir até 25% dos custos de manutenção, de acordo com um estudo da revista Sustainability sobre a aplicação de IA em FM.

Maior disponibilidade de ativos e eficiência operacional

De acordo com um relatório de 2024 da Gartner, 40% do tempo das equipes de FM era gasto em tarefas administrativas, mas com a automação inerente à gestão de facilities inteligente, este tempo pode ser redirecionado para decisões críticas e trabalho estratégico.

Otimização de recursos

Ao programar de forma mais eficiente as tarefas de manutenção e ao alocar recursos de acordo com a prioridade e criticidade dos ativos, a gestão de facilities inteligente permite um uso mais eficaz de mão de obra, peças e tempo de trabalho.

Melhoria do planejamento estratégico

Ao fornecer dados detalhados sobre o desempenho dos ativos e os custos de manutenção, o FM  inteligente facilita o planejamento estratégico a longo prazo, assim como a tomada de decisões informadas sobre investimentos em ativos e recursos.

Monitoramento contínuo e preditivo

Ferramentas tecnológicas  ajudam a antecipar falhas, a melhorar o ciclo de vida dos ativos e a garantir a conformidade. O estudo da Sustainability citado acima concluiu ainda que a IA consegue atingir uma precisão preditiva superior a 90% na detecção de problemas em equipamentos e na estimativa do consumo energético.

O monitoramento da condição é parte integrante da gestão de facilities inteligente, permitindo a recolha de dados em tempo real, o acompanhamento constante do estado dos ativos e a detecção de qualquer sinal de deterioração ou falha potencial. Os dados obtidos através do monitoramento da condição são armazenados em sistemas de análise avançados, capazes de identificar padrões, tendências e anomalias que podem alertar para problemas futuros, podendo estes, assim, ser evitados.

Sistemas interligados e dados em tempo real 

A integração entre softwares permite uma visão global e instantânea sobre as operações.

Desafios da gestão de facilities inteligente

Integração de sistemas

A implementação de tecnologias como IoT e IA pode exigir a integração de sistemas complexos, o que pode ser um desafio para algumas organizações.

Formação dos recursos humanos

Praticar uma gestão de facilities  inteligente requer frequentemente que os colaboradores da empresa se familiarizem com novas tecnologias e processos, o que pode exigir um investimento significativo em formação.

Segurança dos dados

Com a recolha e a análise de grandes volumes de dados, surge a preocupação com a segurança e a privacidade das informações, o que exige medidas adicionais de proteção de dados.

“Não podemos esquecer que a necessidade de estabelecer uma forma de fazer gestão de facilities mais centrada no ser humano é um desafio em si mesmo. Temos que começar a pensar na colaboração como um meio para trabalhar de forma mais inteligente e resiliente, construindo relações mais fortes que conduzem a resultados duradouros. E isto requer a utilização de tecnologia inteligente”. – Luis Martins, Fundador e CTO da Infraspeak

Colaboração: a chave para descongelar o verdadeiro potencial do FM

A colaboração em FM vai além das equipes internas. Todos são chamados para ocupar o seu lugar em um espaço de trabalho comum: gestores, técnicos,  fornecedores, subcontratados, usuários dos edifícios e até as  entidades reguladoras. No entanto, grande parte das empresas do setor ainda trabalham em ambientes fragmentados, com dados dispersos e comunicação ineficaz.

Esta falta de alinhamento entre todos os envolvidos têm consequências:

  • atrasos nas intervenções;
  • risco de não conformidade;
  • custos elevados na gestão de fornecedores;
  • motivação dos colaboradores comprometida;
  • baixa satisfação dos clientes.

A solução passa pela implementação de plataformas colaborativas, como a Infraspeak, com fluxos de trabalho compartilhados, dados acessíveis em tempo real e possibilidade de integração com sistemas como BMS e  ERP.

Ainda tem dúvidas sobre o potencial de um software colaborativo e inteligente? Confira estes números, alcançados, em média, pelas empresas que escolheram a Infraspeak:

Tudo graças às avançadas capacidades do software, que oferece um espaço de trabalho comum e canais de comunicação simples e ágeis, centralizando as informações e deixando todos por dentro da situação, a cada momento.

Uma plataforma colaborativa para visibilidade total sobre as operações de FM.
Falar com um especialista

Flexibilidade — porque na gestão de facilities, a mudança é uma constante

No mundo imprevisível em que vivemos, os modelos rígidos já não servem mais. A flexibilidade no FM é uma vantagem competitiva e, cada vez mais, uma condição essencial para responder a novas exigências, regulamentações ou mudanças no local de trabalho — note, por exemplo, os desafios que a pandemia de COVID-19 colocou ao setor, com o trabalho remoto e híbrido deixando, de um momento para o outro, as instalações vazias.

Os três pilares de uma operação flexível

1. Sistemas personalizáveis e escaláveis
Estar baseada em uma plataforma modular que se adapta à realidade de cada equipe e que permite integrações com IoT, BMS, ERP e outras ferramentas.

2. Transparência e colaboração

Permitir o compartilhamento de informações com todos os intervenientes, desde os fornecedores aos usuários das instalações.

3. Conformidade proativa
Ter os ativos monitorados contínua e automaticamente, garantindo o cumprimento legal das normas, permitindo auditorias em tempo real e uma gestão do risco baseada em dados e previsões inteligentes.

Infraspeak Gear™: inteligência que funciona

Desafios, mudanças, exigências: este é o dia a dia de um gestor de facilities. Para conseguir navegar nestas águas agitadas, estes profissionais precisam contar com a tecnologia certa. Para isso, te apresentamos o Infraspeak Gear™.

Resultado de  cinco anos de desenvolvimento contínuo, o Infraspeak Gear™ é o motor inteligente da plataforma Infraspeak, e foi  concebido  para tornar o FM mais eficiente, estratégico e flexível.

Benefícios do Infraspeak Gear™

Reduz a carga administrativa

Menos tarefas repetitivas, mais tempo para o que importa— com a Infraspeak, você pode poupar até 8h/semana por usuário.

Proporciona colaboração total

Todos os envolvidos têm acesso às informações e a comunicação é ágil.

Facilita o monitoramento dos ativos

Permite um acompanhamento constante dos ativos, com base em histórico e medições automáticas.

Permite tomar melhores decisões

Com a análise de dados e os relatórios e sugestões fornecidos em tempo real, as decisões são mais rápidas e  baseadas em fatos, evitando erros e falhas.

Oferece escalabilidade

A sua concepção modular e a sua poderosa capacidade de integração com outros sistemas permite que você o adapte às suas necessidades específicas e ao crescimento da sua operação.

Esses benefícios significam que, na prática, o Infraspeak Gear™ tem a capacidade de:

  • automatizar de acordo com a lógica ‘if- this- than-that’;
  • analisar dados, criar relatórios  e sugerir insights acionáveis — 75% dos usuários da Infraspeak afirmam que aplicam estas sugestões!
  • criar e enviar alertas automáticos  — notificar, por exemplo, quando um ativo não tem um PPM atribuído.

 “O Infraspeak Gear™ não é um produto tecnológico ‘da moda’ — é o coração operacional da nossa plataforma, testado no terreno para resolver problemas reais.”

O tempo da gestão de facilities inteligente é agora

Acabou a era em que apagar fogo era  a função principal do gestor de facilities e da sua equipe, devido à sobrecarga de trabalho, à ausência de uma visão abrangente sobre as operações e à falta de uma comunicação clara e eficaz entre todos. Chegou a hora da gestão de facilities inteligente — um novo paradigma na gestão de manutenção, constituído por:

  • Plataformas inteligentes
  • Visibilidade e controle totais
  • Colaboração transversal
  • Dados acionáveis
  • Flexibilidade operacional

As equipes que conseguirem abraçar esta mudança, não só vão aumentar a eficiência, como irão garantir  a sustentabilidade e a competitividade das suas organizações. E o melhor é que podem contar com a Infraspeak nesta jornada. Agende já uma demonstração gratuita.